Wielu mieszkańców zastanawia się, czy rozmowy telefoniczne prowadzone ze strażą miejską mogą być nagrywane. Pytanie jest zasadne, ponieważ w innych instytucjach publicznych i prywatnych (np. bankach, call center) nagrywanie rozmów jest powszechną praktyką. Jednak w przypadku straży gminnych i miejskich sytuacja wygląda zupełnie inaczej.
Poniżej wyjaśniam, dlaczego straż miejska – jako jednostka organizacyjna urzędu miasta – nie ma podstaw prawnych do rejestrowania rozmów telefonicznych oraz jakie przepisy RODO i ustawy o strażach gminnych to regulują.
Dlaczego straż miejska nie może nagrywać rozmów?
Aby nagrywanie rozmów telefonicznych było zgodne z prawem, musi istnieć wyraźna podstawa prawna umożliwiająca takie przetwarzanie danych osobowych.
- Brak podstawy w ustawie o strażach gminnych
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 940 ze zm.) przewiduje możliwość korzystania przez straż z monitoringu wizyjnego, ale nie zawiera upoważnienia do rejestrowania rozmów telefonicznych. Oznacza to, że skoro ustawodawca dopuścił monitoring obrazu, a nie dźwięku, to straż nie ma prawa rozszerzać swoich kompetencji samodzielnie. - Stanowisko Prezesa UODO
W sprawozdaniu z działalności za rok 2023 (s. 200) Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych podkreślił, że nagrywanie rozmów przez urzędy publiczne jest niedopuszczalne z powodu braku podstawy prawnej do takiej formy przetwarzania danych.
Czy zgoda rozmówcy coś zmienia?
Często w instytucjach prywatnych stosuje się klauzulę: „Rozmowa jest nagrywana, a jej kontynuacja oznacza zgodę”. Jednak w przypadku straży miejskiej taka praktyka byłaby sprzeczna z RODO.
Dlaczego?
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO pozwala na przetwarzanie danych osobowych, jeśli osoba wyrazi na to zgodę.
- Jednak zgoda musi być dobrowolna i realna. W rozmowie ze strażą miejską nie ma takiej dobrowolności – obywatel, który nie zgadza się na nagranie, musiałby zakończyć rozmowę, tracąc możliwość zgłoszenia interwencji czy zagrożenia bezpieczeństwa. Taka zgoda jest więc nieważna.
Czy nagrywanie da się oprzeć na „interesie publicznym”?
Można byłoby próbować uzasadnić nagrywanie rozmów telefonicznych na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. e RODO – „przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym”,
- w związku z ustawą o strażach gminnych.
Jednak problem polega na tym, że w samej ustawie nie ma przepisu zezwalającego na nagrywanie rozmów. Oznacza to, że nawet powołanie się na art. 6 ust. 1 lit. e RODO nie rozwiązuje problemu – straż miejska nie może samodzielnie tworzyć podstaw prawnych do przetwarzania danych.
Przykłady praktyczne
Przykład 1
Pan Marek dzwoni do straży miejskiej w Radomiu, aby zgłosić porzucony samochód blokujący wjazd na posesję. Na początku rozmowy słyszy komunikat: „Rozmowa jest nagrywana w celu zapewnienia jakości obsługi”. W takiej sytuacji straż miejska działa bez podstawy prawnej. Gdyby sprawa trafiła do UODO, nagrywanie mogłoby zostać uznane za naruszenie przepisów RODO.
Przykład 2
Pani Anna zgłasza telefonicznie zakłócanie ciszy nocnej w centrum miasta. Straż miejska chciałaby nagrać rozmowę, aby mieć dowód w sprawie. Jednak zgodnie z prawem musi sporządzić notatkę służbową, a nie nagranie. Tylko notatka, a następnie czynności potwierdzone dokumentacją, mogą być dowodem zgodnym z prawem.
Podsumowanie – najważniejsze wnioski
✔ Straż miejska nie ma prawa nagrywać rozmów telefonicznych z mieszkańcami.
✔ Podstawy prawnej nie daje ani ustawa o strażach gminnych, ani RODO.
✔ Zgoda rozmówcy nie może być traktowana jako dobrowolna, więc nie legalizuje nagrywania.
✔ Jedyną formą dokumentowania zgłoszeń telefonicznych przez strażników są notatki służbowe.
✔ Wprowadzenie nagrywania wymagałoby zmiany przepisów ustawowych.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 1 lit. a, art. 6 ust. 1 lit. e – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Dz.U. UE L 119 z 04.05.2016, s. 1 ze zm.
- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 940 ze zm.).
Tematy porad zawartych w poradniku
- nagrywanie rozmów przez straż miejską
- RODO a instytucje publiczne
- dokumentowanie zgłoszeń do straży miejskiej