Od 1 stycznia 2025 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla zdecydowanej większości podatników VAT. Jednak wielu przedsiębiorców wciąż zadaje sobie pytanie: czy jeśli jestem zwolniony z VAT, to też muszę korzystać z KSeF? Odpowiedź nie jest jednoznaczna – zależy od kilku istotnych czynników, które dokładnie omawiamy poniżej.
Kiedy podatnik zwolniony z VAT będzie musiał korzystać z KSeF?
📌 Tak – od 1 stycznia 2025 r. podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT oraz akty wykonawcze) będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
📆 Jednakże w okresie przejściowym od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. podatnicy ci mogą, ale nie muszą wystawiać faktur przez KSeF.
👉 Oznacza to, że dla podatników zwolnionych z VAT okres od lipca do końca grudnia 2024 r. to czas na dobrowolne wdrożenie KSeF, co daje im możliwość wcześniejszego przygotowania się do obowiązku.
Kto jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur w KSeF?
Ustawodawca przewidział kilka konkretnych przypadków wyłączeń, w których wystawianie faktur przez KSeF nie jest obowiązkowe – niezależnie od tego, czy podatnik jest zwolniony z VAT czy nie.
🔹 Wyłączenia podmiotowe
Z obowiązku korzystania z KSeF zwolnieni są podatnicy:
- bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- z siedzibą poza Polską, posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nieuczestniczące w danej dostawie lub usłudze.
Przykład 1:
Firma z siedzibą w Czechach i działalnością wyłącznie na terenie Czech nie musi wystawiać faktur przez KSeF, nawet jeśli jej klienci są z Polski.
Przykład 2:
Firma z siedzibą w Niemczech, mająca oddział w Poznaniu, nie musi korzystać z KSeF, jeżeli sprzedaż dotyczy działalności prowadzonej wyłącznie w Niemczech.
🔹 Wyłączenia przedmiotowe
Niektóre transakcje, nawet wykonywane przez polskich podatników, również nie muszą być dokumentowane fakturą ustrukturyzowaną:
- sprzedaż osobom fizycznym nieprowadzącym działalności (B2C),
- bilety jednorazowe za:
- przejazd autostradą,
- przewozy osób różnymi środkami transportu (kolej, autobus, prom, samolot),
- usługi kontroli i nadzoru ruchu lotniczego fakturowane przez EUROCONTROL,
- działania w ramach procedur szczególnych (np. sprzedaż na odległość towarów importowanych – OSS, IOSS).
Czy podatnik zwolniony z VAT może wcześniej zacząć korzystać z KSeF?
✔ Tak, od 1 lipca 2024 r. podatnik zwolniony z VAT może dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane przez KSeF. To świetna okazja, aby spokojnie przygotować się do obowiązku, który wejdzie w życie od 2025 r.
Korzyści wcześniejszego wejścia do KSeF:
- wcześniejsze wdrożenie systemów księgowych,
- przetestowanie integracji z KSeF,
- zapoznanie się z nowym sposobem dokumentowania sprzedaży.
Jak wygląda sytuacja w przypadku sprzedaży internetowej i zwolnienia z kasy fiskalnej?
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż wysyłkową (np. przez platformy e-commerce) i korzystają ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej, również będą musieli od 1 stycznia 2025 r. korzystać z KSeF, ale tylko w odniesieniu do sprzedaży dokumentowanej fakturą.
📌 Jednak jeśli sprzedaż kierowana jest do osób fizycznych nieprowadzących działalności, i nie ma obowiązku wystawienia faktury – KSeF nie będzie tu miał zastosowania.
Przykład 3 (zmodyfikowany):
Pani Barbara prowadzi jednoosobową działalność w Lublinie i sprzedaje odzież przez platformę sprzedażową. Korzysta ze zwolnienia z VAT i nie ewidencjonuje sprzedaży na kasie fiskalnej, ponieważ wszystkie płatności trafiają na konto bankowe, a dane klientów są jednoznacznie udokumentowane. Od 1 stycznia 2025 r., jeśli klient poprosi o fakturę – musi być ona wystawiona w KSeF, ale tylko wtedy, gdy klientem jest przedsiębiorca.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
✔ Od 1 stycznia 2025 r. podatnicy zwolnieni z VAT również będą musieli korzystać z KSeF przy wystawianiu faktur, z wyjątkiem przypadków określonych w ustawie.
📅 Od 1 lipca 2024 r. mogą dobrowolnie wdrożyć system i przygotować się na obowiązkową zmianę.
⚠️ Wyłączenia obejmują m.in. sprzedaż B2C, procedury szczególne oraz działalność zagraniczną bez związku z Polską.
Podstawa prawna
- art. 113 ust. 1 i 9 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570 ze zm.)
- art. 43 ust. 1 – ustawa o VAT
- art. 82 ust. 3 – ustawa o VAT
- art. 106s – ustawa o VAT
- projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (planowane od 1.07.2024)
Tematy porad zawartych w poradniku:
- obowiązek KSeF dla zwolnionych z VAT
- faktury ustrukturyzowane 2025
- KSeF a sprzedaż B2C
- KSeF dla nievatowców
- wyłączenia z KSeF 2025