Przyjmowanie do firmy stażystów to popularna praktyka – pozwala młodym ludziom zdobywać doświadczenie, a przedsiębiorcom budować relacje z potencjalnymi przyszłymi pracownikami. Jednak wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy taki staż – zwłaszcza nieodpłatny – nie wiąże się z powstaniem przychodu, który należałoby opodatkować. Na szczęście odpowiedź na to pytanie jest jednoznaczna: nie, firma nie uzyskuje przychodu z tytułu nieodpłatnego stażu. Poniżej wyjaśniamy dlaczego i wskazujemy, na co warto zwrócić uwagę.
Kiedy nieodpłatne świadczenie może być uznane za przychód?
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku pracy i pokrewnych uważa się nie tylko wypłaty pieniężne, ale też wartość nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. To szeroka definicja, mająca na celu opodatkowanie wszelkiego rodzaju korzyści, jakie pracownik może otrzymać od pracodawcy – także tych niefinansowych.
Ale w praktyce, by dane świadczenie uznać za nieodpłatne świadczenie podlegające opodatkowaniu, muszą być spełnione określone warunki:
- występuje stosunek prawny pomiędzy stronami (np. umowa, porozumienie),
- jeden podmiot świadczenie przekazuje, a drugi je otrzymuje nieodpłatnie,
- świadczenie to powoduje wzrost majątku po stronie odbiorcy (np. pozwala uniknąć wydatku),
- świadczenie ma charakter jednostronny i dobrowolny.
Jeśli brakuje któregokolwiek z tych elementów – nie mówimy o przychodzie.
Dlaczego nieodpłatny staż nie powoduje powstania przychodu?
Choć mogłoby się wydawać, że firma „dostaje coś za darmo” – w końcu ktoś pracuje, a nie trzeba za to płacić – w rzeczywistości to stażysta czerpie główną korzyść z tego układu. Jego celem jest zdobycie wiedzy i doświadczenia, nie wykonywanie pracy komercyjnej.
Warto spojrzeć na tę sytuację praktycznie:
🧩 Przykład 1: Biuro rachunkowe
Pani Marta prowadzi małe biuro rachunkowe w Olsztynie. Przyjęła na miesięczny, nieodpłatny staż studentkę ekonomii – Olę – która miała okazję poznać systemy księgowe, przepisy podatkowe i procesy obsługi klienta. Ola nie obsługiwała samodzielnie klientów, a jej głównym zadaniem było obserwowanie i nauka. Dla Marty oznaczało to konieczność poświęcenia czasu na szkolenie i odpowiadanie na pytania. Nie uzyskała więc realnej korzyści majątkowej – przeciwnie, poniosła nakład czasu i uwagi. Nie powstał więc żaden przychód do opodatkowania.
🧩 Przykład 2: Agencja marketingowa
W agencji kreatywnej z Wrocławia pojawił się stażysta – Bartek, student komunikacji wizualnej. Przez 4 tygodnie przyglądał się pracy zespołu projektowego, tworzył próbne projekty i uczył się zasad obsługi klienta. Choć czasem pomagał przy prostych zadaniach, to wymagało to nadzoru i poprawek. Firma nie uzyskała więc mierzalnej korzyści ekonomicznej, która mogłaby być uznana za przychód – był to typowy układ edukacyjny.
Stanowisko organów podatkowych jest jednoznaczne
Przytoczony pogląd znajduje potwierdzenie w orzecznictwie i interpretacjach indywidualnych. Dla przykładu, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 29 czerwca 2011 r. (sygn. ILPB2/415-436/11-2/WS) stwierdził:
„Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że osoby odbywają praktykę celem uzyskania doświadczenia i nabycia umiejętności praktycznych niezbędnych do wykonywania pracy, korzystając jednocześnie z wiedzy i doświadczenia przedsiębiorcy. Reasumując uznać należy, że świadczenie pracy w ramach bezpłatnej praktyki nie jest nieodpłatnym świadczeniem ani dla odbywającego praktykę ani dla przedsiębiorcy. Można uznać, że świadczenia te są ekwiwalentne.”
Taka interpretacja podkreśla istotę ekwiwalentności – obie strony coś zyskują, ale nie w formie majątkowej. A skoro nie ma korzyści majątkowej – nie ma przychodu do opodatkowania.
Kiedy staż może wygenerować przychód? Wyjątki i pułapki
Choć standardowy, nieodpłatny staż nie powoduje powstania przychodu po stronie firmy, warto być czujnym w przypadku nietypowych sytuacji. Organy podatkowe mogą bowiem uznać, że przedsiębiorca uzyskał realną, wymierną korzyść majątkową – a to może już prowadzić do konieczności rozliczenia podatku dochodowego. Jakie sytuacje mogą budzić wątpliwości?
⚠️ Stażysta zastępuje pracownika
Jeśli stażysta zastępuje etatowego pracownika, wykonując za niego wszystkie obowiązki – np. obsługuje klientów, przygotowuje dokumenty, prowadzi sprzedaż – może pojawić się ryzyko, że organy uznają to za nieodpłatne świadczenie na rzecz firmy.
Dlaczego? Bo firma uniknęła kosztów wynagrodzenia i zyskała realną wartość – to może być uznane za przychód.
⚠️ Brak nadzoru i brak funkcji edukacyjnej
Jeżeli staż jest zorganizowany w taki sposób, że firma nie poświęca czasu na wdrożenie i nie szkoli praktykanta, a jedynie „korzysta z jego pracy”, może to zostać ocenione jako pozorne świadczenie edukacyjne. W takiej sytuacji warto skonsultować się z doradcą podatkowym i odpowiednio uregulować współpracę – np. przez umowę zlecenie.
Jak dokumentować nieodpłatny staż, by nie ryzykować sporu z urzędem?
Aby uniknąć nieporozumień z organami podatkowymi, warto zadbać o odpowiednie udokumentowanie stażu. Najlepiej:
📄 Sporządzić porozumienie o odbywaniu praktyki
Taki dokument może być zawarty:
- bezpośrednio z osobą odbywającą staż (np. studentem lub uczniem),
- lub z uczelnią / szkołą / organizacją pośredniczącą.
W porozumieniu warto określić:
- cel stażu – zdobycie wiedzy i umiejętności praktycznych,
- okres trwania i godziny obecności,
- zakres zadań – nie mogą to być obowiązki pracownicze,
- zasady nadzoru – kto sprawuje opiekę merytoryczną,
- brak wynagrodzenia – z wyraźnym zaznaczeniem.
🧾 Prowadzić dokumentację przebiegu praktyk
Warto mieć:
- harmonogram stażu,
- potwierdzenia obecności,
- opinie opiekuna praktyk,
- notatki z zadań, w których uczestniczył stażysta.
Taka dokumentacja będzie pomocna, jeśli kiedykolwiek pojawi się pytanie o charakter współpracy.
📌 Podsumowanie: Co warto zapamiętać?
✔ Nieodpłatny staż nie powoduje powstania przychodu dla firmy, jeśli ma charakter edukacyjny i nie generuje mierzalnych korzyści ekonomicznych.
✔ Kluczowe znaczenie ma intencja i organizacja współpracy – staż powinien służyć zdobywaniu wiedzy przez praktykanta, a nie wykonywaniu za niego pracy.
✔ Brak formalności może narazić firmę na ryzyko podatkowe – warto podpisać porozumienie i dokumentować przebieg praktyk.
✔ Jeśli stażysta wykonuje zadania o dużej wartości majątkowej, możliwe, że organy podatkowe uznają to za świadczenie nieodpłatne – a to może oznaczać konieczność zapłaty podatku.
✔ Stanowiska organów podatkowych są korzystne dla przedsiębiorców, ale zawsze należy zachować ostrożność i zdrowy rozsądek.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 12 ust. 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.)
📜 interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 czerwca 2011 r., sygn. ILPB2/415-436/11-2/WS
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- opodatkowanie nieodpłatnych świadczeń w firmie
- czy nieodpłatny staż to przychód
- praktyki zawodowe a podatek dochodowy
- jak dokumentować staż w firmie
- PIT a nieodpłatne praktyki