Czynności sprawdzające to jedno z podstawowych narzędzi administracji skarbowej, które pozwala ocenić, czy podatnicy prawidłowo wykonują swoje obowiązki podatkowe. Nie jest to jednak kontrola podatkowa – ma inny zakres i inne cele. W poradniku wyjaśniamy, jakie są cele czynności sprawdzających, kiedy mogą być prowadzone i czego może od podatnika żądać urząd skarbowy.
Co to są czynności sprawdzające?
Czynności sprawdzające to działania podejmowane przez organ podatkowy w celu weryfikacji poprawności i terminowości wywiązywania się przez podatników z obowiązków podatkowych. Ich zasady i cele zostały określone w przepisie „art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa” (dalej: Ordynacja podatkowa).
Zakres tych czynności został przez ustawodawcę określony w sposób zamknięty. Oznacza to, że organy podatkowe nie mogą ich dowolnie rozszerzać. Czynności sprawdzające mają więc charakter ściśle formalny i nie mogą być wykorzystywane do pełnej kontroli podatnika.
Główne cele czynności sprawdzających
Zgodnie z przepisem art. 272 Ordynacji podatkowej, czynności sprawdzające mają kilka odrębnych celów. Można je podzielić na trzy główne grupy:
1️⃣ Sprawdzenie terminowości i formalnej poprawności deklaracji
Pierwszym celem jest weryfikacja, czy podatnik złożył deklarację podatkową w terminie oraz czy została ona prawidłowo wypełniona.
Organ sprawdza m.in.:
- czy deklaracja została złożona na odpowiednim formularzu,
- czy zawiera wszystkie wymagane dane,
- czy jest podpisana przez uprawnioną osobę,
- czy nie zawiera oczywistych błędów lub omyłek,
- czy zapłata podatku została dokonana w terminie.
Ten etap ma charakter formalny, a jego celem nie jest analiza merytoryczna treści deklaracji, lecz sprawdzenie jej zgodności z wymogami prawa.
2️⃣ Weryfikacja danych materialnych – merytoryczna ocena wybranych elementów
Drugim celem czynności sprawdzających jest ocena określonych kwestii podatkowych, które mogą mieć znaczenie dla prawidłowego zastosowania przepisów materialnego prawa podatkowego.
W tym zakresie organ może weryfikować m.in.:
- status podatnika (np. czy spełnia warunki do rejestracji jako podatnik VAT),
- spełnienie warunków do korzystania z określonej formy opodatkowania (np. ryczałt od dochodów spółek),
- prawidłowość poniesionych wydatków lub uzyskanych przychodów, zarówno opodatkowanych, jak i nieopodatkowanych,
- zgodność przychodów z ujawnionymi źródłami.
📄 Warto wiedzieć:
Jeżeli organ stwierdzi, że podatnik osiągnął przychody nieznajdujące pokrycia w ujawnionych źródłach, zastosowanie ma przepis „art. 25b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”, zgodnie z którym takie przychody opodatkowane są stawą 75% podstawy opodatkowania.
W ramach tych czynności możliwe jest również sprawdzenie, czy spółki korzystające z tzw. estońskiego CIT (ryczałtu od dochodów spółek) spełniają wymagania dotyczące:
- prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- sporządzania sprawozdań finansowych,
- ponoszenia wymaganych nakładów inwestycyjnych.
3️⃣ Ustalenie stanu faktycznego – porównanie danych z dokumentami
Trzecim celem czynności sprawdzających jest ustalenie rzeczywistego stanu faktycznego i porównanie go z danymi zawartymi w dokumentach lub deklaracjach złożonych przez podatnika.
W tym zakresie urząd może żądać:
- przedstawienia określonych dokumentów (np. faktur, ewidencji, potwierdzeń zapłaty),
- udzielenia informacji przez instytucje finansowe (np. banki),
- uzupełnienia danych w deklaracjach lub zeznaniach.
Ten etap ma już charakter zbliżony do kontroli merytorycznej, choć nadal pozostaje w ramach czynności sprawdzających.
Kiedy urząd skarbowy może wszcząć czynności sprawdzające?
Przepisy nie określają zamkniętego katalogu sytuacji, w których urząd musi wszcząć czynności sprawdzające. Zgodnie z praktyką i orzecznictwem, organ może je przeprowadzić, gdy zachodzą uzasadnione wątpliwości co do prawidłowości działań podatnika.
Przykładowe sytuacje to:
- poniesienie przez podatnika ponadprzeciętnych wydatków w stosunku do uzyskiwanych dochodów,
- skorzystanie z ulgi lub zwolnienia podatkowego, które wymaga spełnienia określonych warunków,
- złożenie nieprawidłowej deklaracji lub zeznania,
- brak zapłaty podatku w terminie przez podatnika, płatnika lub inkasenta,
- złożenie wniosku o stwierdzenie nadpłaty,
- wątpliwości dotyczące rozliczenia podatku VAT, np. wysokości nadwyżki podatku naliczonego nad należnym,
- nieprawidłowości w dokumentach notarialnych, np. przy poborze podatku od czynności cywilnoprawnych lub podatku od spadków i darowizn.
📌 Przykład z praktyki
Pani Anna prowadzi działalność gospodarczą w Poznaniu i skorzystała z ulgi na robotyzację. Urząd skarbowy wszczął czynności sprawdzające, ponieważ kwota ulgi była znaczna, a z dokumentacji wynikało, że zakupione urządzenia nie spełniają warunków określonych w przepisach. Organ poprosił o dodatkowe faktury i umowy leasingu, aby zweryfikować zasadność zastosowania ulgi.
W tym przypadku czynności sprawdzające miały charakter merytoryczny, ponieważ dotyczyły zgodności zastosowania ulgi z przepisami ustawy o podatku dochodowym.
Czynności sprawdzające a kontrola podatkowa – różnice
Czynności sprawdzające nie są tożsame z kontrolą podatkową. Najważniejsze różnice to:
| Zakres | Czynności sprawdzające | Kontrola podatkowa |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | art. 272–280 Ordynacji podatkowej | art. 281–292 Ordynacji podatkowej |
| Cel | Weryfikacja formalna i wstępna | Ustalenie rzeczywistego stanu rozliczeń |
| Forma | Mniej sformalizowana, bez zawiadomienia | Wymaga zawiadomienia i protokołu |
| Zasięg | Ograniczony do określonych aspektów | Pełna kontrola działalności podatkowej |
⚠️ Co istotne: prowadzenie czynności sprawdzających kończy się z chwilą wszczęcia kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego w tym samym zakresie.
Charakter czynności sprawdzających – fakultatywny, nie obowiązkowy
Przepisy Ordynacji podatkowej nie nakładają na organy podatkowe obowiązku prowadzenia czynności sprawdzających wobec każdego podatnika. Ich przeprowadzenie ma charakter fakultatywny i zależy od okoliczności faktycznych.
Oznacza to, że:
- postępowanie podatkowe może zostać wszczęte bez wcześniejszego przeprowadzenia czynności sprawdzających,
- czynności sprawdzające mogą być prowadzone kilkakrotnie w tym samym zakresie, jeśli pojawią się nowe okoliczności,
- ich celem jest ułatwienie organowi oceny, czy istnieją podstawy do wszczęcia postępowania podatkowego lub określenia jego zakresu.
Podstawa prawna
- „art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2024 r., poz. 192 ze zm.)”
- „art. 25b ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 226 ze zm.)”
Tematy zawarte w poradniku
- cele czynności sprawdzających w ordynacji podatkowej
- różnice między czynnościami sprawdzającymi a kontrolą podatkową
- kiedy urząd skarbowy może przeprowadzić czynności sprawdzające
- zakres weryfikacji formalnej i merytorycznej w podatkach
- czynności sprawdzające a rejestracja podatników VAT i CIT estońskiego