Czynności sprawdzające to jedno z podstawowych narzędzi organów podatkowych służących do weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatników. W przeciwieństwie do postępowania podatkowego, charakteryzują się one uproszczoną formą i mniejszym formalizmem. W niniejszym poradniku wyjaśniamy, które organy są uprawnione do przeprowadzania czynności sprawdzających, kogo mogą one dotyczyć oraz jak przebiega takie postępowanie.
Kto przeprowadza czynności sprawdzające?
Zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej czynności sprawdzające mogą być przeprowadzane wyłącznie przez organy podatkowe pierwszej instancji. Należą do nich:
- Naczelnicy urzędów skarbowych,
- Naczelnicy urzędów celno-skarbowych,
- Organy podatkowe jednostek samorządu terytorialnego (np. wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta lub marszałek województwa).
Dodatkowo, art. 272a Ordynacji podatkowej stanowi, że czynności sprawdzające mogą być przeprowadzane także przez:
- Szefa Krajowej Administracji Skarbowej,
- Organ podatkowy upoważniony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych – ale wyłącznie w zakresie wymiany informacji z państwami członkowskimi UE dotyczących podatku VAT.
📄 Podstawa prawna: art. 272 i art. 272a Ordynacji podatkowej.
Jak rozpoczyna się i kończy czynność sprawdzająca?
Czynności sprawdzające są podejmowane z urzędu, czyli z inicjatywy organu podatkowego – bez konieczności składania jakiegokolwiek wniosku przez podatnika.
Charakterystyczną cechą tych czynności jest brak formalnego wszczęcia i zakończenia postępowania. Oznacza to, że:
- nie wydaje się żadnego postanowienia ani decyzji o wszczęciu czynności,
- nie wydaje się również aktu kończącego czynności (np. decyzji czy protokołu).
Czynności sprawdzające rozpoczynają się z chwilą podjęcia pierwszej czynności określonej w Dziale V Ordynacji podatkowej i kończą się, gdy organ uzna, że osiągnął ich cel, czyli zweryfikował prawidłowość danych zawartych w deklaracjach lub innych dokumentach.
📚 Podstawa prawna: art. 272 Ordynacji podatkowej.
Kogo dotyczą czynności sprawdzające?
Zasadniczo czynności sprawdzające prowadzi się wobec trzech grup podmiotów:
- Podatników,
- Płatników,
- Inkasentów.
Jednak zgodnie z art. 274c Ordynacji podatkowej, organy podatkowe mogą przeprowadzać czynności sprawdzające także wobec innych podmiotów – w związku z kontrolą podatkową lub postępowaniem podatkowym prowadzonym u konkretnego podatnika.
Dotyczy to dwóch dodatkowych grup:
- Kontrahentów podatnika, prowadzących działalność gospodarczą – w celu weryfikacji prawdziwości danych wynikających z dokumentów (np. faktur, umów).
- Podmiotów uczestniczących w dostawie tego samego towaru lub świadczeniu tej samej usługi, czyli dostawców i nabywców w tym samym łańcuchu transakcji – również pośrednich.
📌 Przykład
Firma TechSol Sp. z o.o. z Poznania została objęta czynnościami sprawdzającymi w zakresie rozliczenia VAT za maj 2025 r. W toku analizy urzędnicy zauważyli, że w łańcuchu dostaw tego samego towaru uczestniczyły także firmy BetaLogistics Sp. z o.o. z Wrocławia i EcoParts S.A. z Katowic. Aby potwierdzić autentyczność transakcji, urząd skarbowy z Poznania zlecił urzędom właściwym dla kontrahentów przeprowadzenie czynności sprawdzających w stosunku do tych spółek. W ten sposób organy mogły zweryfikować zgodność danych z faktur z rzeczywistym przebiegiem transakcji.
Jakie informacje mogą być sprawdzane?
W toku czynności sprawdzających organy podatkowe mogą weryfikować:
- prawidłowość złożonych deklaracji i informacji podatkowych,
- zgodność danych zawartych w dokumentach z rzeczywistością,
- rzetelność wykazanych kwot przychodów, kosztów, podatku należnego lub naliczonego,
- autentyczność transakcji handlowych,
- treść i skutki czynności cywilnoprawnych (np. umów darowizny, pożyczek).
Pozyskane w ten sposób materiały mogą posłużyć do potwierdzenia lub zakwestionowania danych przedstawionych przez podatnika oraz stanowić podstawę do wszczęcia dalszych postępowań – np. kontroli podatkowej.
📄 Podstawa prawna: art. 274c Ordynacji podatkowej.
Właściwość organów przy czynnościach sprawdzających
Co do zasady, czynności sprawdzające przeprowadza organ właściwy dla podatnika, czyli np. urząd skarbowy, w którym podatnik jest zarejestrowany.
Jeżeli jednak czynności te mają dotyczyć kontrahentów lub innych podmiotów zlokalizowanych poza obszarem działania danego urzędu, organ może:
- zlecić ich przeprowadzenie organowi właściwemu miejscowo,
- wystąpić o informacje lub dokumenty do innego urzędu.
Takie współdziałanie organów umożliwia skuteczne pozyskanie danych niezbędnych do rzetelnego zweryfikowania całego łańcucha transakcji.
Podsumowanie
Czynności sprawdzające to narzędzie, które pozwala organom podatkowym w prostszy i szybszy sposób weryfikować poprawność rozliczeń. Nie wymagają one formalnego wszczęcia ani zakończenia postępowania, a ich zakres może obejmować nie tylko podatników, ale również ich kontrahentów i inne powiązane podmioty. W praktyce stanowią one często etap wstępny przed wszczęciem kontroli podatkowej.
Podstawa prawna
- art. 272 – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2024 r., poz. 1461)
- art. 272a – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2024 r., poz. 1461)
- art. 274c – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2024 r., poz. 1461)
Tematy zawarte w poradniku
- organy podatkowe uprawnione do czynności sprawdzających
- czynności sprawdzające a kontrola podatkowa
- zakres podmiotowy czynności sprawdzających
- zlecenie czynności sprawdzających między urzędami skarbowymi