Wystawianie faktur to codzienność każdego przedsiębiorcy, ale niewielu zdaje sobie sprawę, że faktura to nie tylko dokument księgowy – to także element systemu kontroli podatkowej. Od 1 stycznia 2022 r., a szczególnie w dobie KSeF, obowiązki związane z fakturowaniem nabrały nowego wymiaru. Zgodnie z przepisami, każdy podatnik ma obowiązek zapewnić trzy fundamentalne cechy faktury: autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Brak spełnienia tych wymogów może skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT, a nawet karami finansowymi.
W tym poradniku dowiesz się:
- czym są te trzy obowiązki i jak je rozumieć w praktyce,
- jakimi sposobami możesz je wypełnić,
- czy musisz posiadać spisane procedury kontroli,
- jak wygląda to w praktyce w małej firmie i dużym przedsiębiorstwie.
📄 Co oznaczają: autentyczność, integralność i czytelność faktury?
Zacznijmy od podstaw. Trzy obowiązki dotyczą każdej faktury – niezależnie od tego, czy jest papierowa czy elektroniczna, sprzedażowa czy zakupowa, wystawiona do osoby fizycznej czy spółki.
🔍 Autentyczność pochodzenia
Oznacza pewność, że faktura została rzeczywiście wystawiona przez podmiot, który dokonał dostawy towaru lub świadczył usługę. Innymi słowy – faktura nie może być „fikcyjna”.
✅ Kto odpowiada?
Za autentyczność pochodzenia odpowiada wystawca faktury, ale nabywca także ma obowiązek zachowania należytej staranności.
🔐 Integralność treści
Integralność oznacza, że w treści faktury nie dokonano żadnych zmian, a dane są kompletne i zgodne z przepisami.
✅ Kto odpowiada?
Obie strony – zarówno sprzedawca, jak i kupujący, muszą dbać o to, by faktury nie były fałszowane, poprawiane lub nieczytelne.
👁 Czytelność faktury
Czytelność oznacza, że treść faktury można łatwo odczytać – zarówno w chwili jej wystawienia, jak i po 5 latach (a w niektórych przypadkach – 10 latach).
✅ Przykład:
Jeśli masz fakturę w formacie .jpg zrobioną telefonem, ale po roku nie można odczytać danych – naruszasz obowiązek czytelności.
🛠 Jakie metody służą zapewnieniu tych obowiązków?
Przepisy dają podatnikowi swobodę wyboru – możesz zastosować dowolną metodę, byle skuteczną. Przykładowo:
✅ Kontrole biznesowe – najczęstsze i najtańsze rozwiązanie
Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT:
📜 „Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.”
🔎 Co to oznacza?
„Kontrole biznesowe” to działania, które pozwalają powiązać fakturę z konkretną transakcją – np. zamówieniem, dostawą, przelewem, umową. Nie muszą być spisane – liczy się faktyczne działanie.
🧩 Przykład praktyczny 1:
Firma handlowa „Martex” z Gorzowa prowadzi ewidencję zamówień, każda faktura musi odpowiadać zatwierdzonemu zamówieniu z systemu ERP. Każda dostawa jest potwierdzona dokumentem WZ i protokołem odbioru. Dzięki temu nawet bez formalnej „polityki fakturowania” firma zapewnia kontrolę pochodzenia i treści faktur.
🧩 Przykład praktyczny 2:
Pani Anna, prowadząca jednoosobową działalność usługową w Nowym Sączu, wystawia faktury na podstawie umów cywilnoprawnych z klientami i zapisów e-mailowych. Każda faktura jest archiwizowana razem z kopią korespondencji. To wystarczy, by mówić o skutecznej kontroli biznesowej.
🔐 Kwalifikowany podpis elektroniczny
Dotyczy tylko faktur elektronicznych. Podpis kwalifikowany to forma potwierdzona certyfikatem, która jednoznacznie identyfikuje wystawcę. Spełnia wszystkie wymogi autentyczności i integralności.
📌 Uwaga: nie jest obowiązkowy, ale jego stosowanie zwalnia z wielu innych obowiązków dowodowych.
🔄 EDI – elektroniczna wymiana danych
To systemowa wymiana danych pomiędzy firmami zgodnie z uzgodnionym formatem i procedurą. Stosowany najczęściej w dużych firmach (np. handel, logistyka, produkcja).
⚠️ EDI musi być oparty na umowie, która zawiera procedury zapewniające autentyczność i integralność.
🧾 Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Faktury wystawione i przesłane przez KSeF automatycznie spełniają wymogi:
- autentyczności pochodzenia,
- integralności treści,
- czytelności (dzięki strukturze XML i archiwizacji przez MF).
📌 Od 1 lipca 2024 KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT (z pewnymi wyjątkami).
🧩 Czy musisz mieć spisaną procedurę kontroli faktur? Obalamy mity
Wokół pojęcia „kontroli biznesowych” narosło wiele nieporozumień. Najczęstszy mit? Że każdy podatnik musi mieć spisaną procedurę fakturowania, zatwierdzoną przez zarząd i przechowywaną w archiwum na wypadek kontroli.
To nieprawda. Przepisy tego nie wymagają – a potwierdzają to nawet organy skarbowe.
📄 W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 lutego 2019 r. (0115-KDIT1-3.4012.814.2018.1.EB) czytamy:
📜 „Pojęcie «kontrole biznesowe», użyte w ww. art. 106m ust. 4 VATU, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności (…). Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika (…).”
⚠️ Wniosek: nie musisz mieć spisanych procedur. Wystarczy, że Twoje działania umożliwiają odtworzenie powiązania pomiędzy fakturą a transakcją.
🏢 Jak dopasować kontrolę biznesową do specyfiki Twojej firmy?
Zgodnie z ustawą, kontrola biznesowa powinna być dostosowana do rodzaju i skali działalności.
🧑🔧 Mikroprzedsiębiorca (np. hydraulik, grafik, doradca)
Dla małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych wystarczające mogą być:
- e-mailowe potwierdzenia zamówień,
- umowy w PDF,
- historia przelewów,
- notatki z rozmów (nawet zapisane w CRM-ie),
- zestawienie faktura → umowa → przelew.
💡Ważne: to wszystko warto przechowywać w jednym miejscu – nawet w chmurze (np. na Google Drive lub OneDrive), by móc je łatwo okazać podczas kontroli.
🏭 Średnia firma (np. hurtownia, agencja reklamowa)
Tutaj oczekiwany poziom kontroli będzie wyższy. Co może pomóc:
- system ERP lub fakturowy z historią zamówień i płatności,
- podpisy elektroniczne pod umowami i protokołami,
- potwierdzenia dostaw (WZ, listy przewozowe),
- spisane wewnętrzne procedury (nawet uproszczone),
- kontrola kilkuosobowa: np. faktury sprawdza inny dział niż ten, który je wystawia.
🏢 Duże przedsiębiorstwo lub grupa kapitałowa
W takich przypadkach konieczne może być:
- wdrożenie procedur wewnętrznych (w szczególności w zakresie weryfikacji kontrahentów),
- archiwizacja elektroniczna z backupem,
- automatyzacja poprzez OCR i AI (np. sprawdzanie spójności faktura – zamówienie – przelew),
- szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za księgowość i zakupy,
- nadzór audytora lub compliance officer.
🧩 Przykład praktyczny 3:
Spółka z branży IT – „Technova” z Poznania – stosuje procedurę, w której każdy zakup powyżej 5000 zł musi być zatwierdzony przez kierownika działu. Zamówienie jest generowane w systemie, a faktura musi mieć numer referencyjny zgodny z zamówieniem. Faktury są automatycznie skanowane i przypisane do danego kontrahenta. System automatycznie sprawdza, czy dostawa została zrealizowana zgodnie z zamówieniem.
⚖️ Jakie są konsekwencje naruszenia tych obowiązków?
Brak zapewnienia autentyczności, integralności lub czytelności faktury nie powoduje automatycznie sankcji, ale może prowadzić do poważnych skutków podatkowych.
Oto kilka przykładów:
❌ Odmowa prawa do odliczenia VAT
📄 Przykład:
Podatnik zakupił usługi marketingowe, ale nie posiada żadnej umowy, korespondencji ani potwierdzenia wykonania usługi – tylko fakturę. W trakcie kontroli organy uznały, że transakcja była pozorna. Efekt? Odmowa prawa do odliczenia VAT i domiar podatku.
❌ Sankcje z tytułu błędów formalnych
Jeśli faktura jest nieczytelna (np. zniszczona, nieczytelna w PDF po konwersji), może być uznana za niewiarygodny dokument księgowy. To także może skutkować kwestionowaniem kosztów lub VAT.
❌ Kara pieniężna za nieprzestrzeganie obowiązków fakturowych
Od 2024 r. w ramach wdrożenia KSeF wprowadzono nowe sankcje, m.in. za błędne wystawienie faktury poza systemem lub niezgodnie z wymaganym formatem.
🧠 Podsumowanie: Jak skutecznie zapewnić autentyczność, integralność i czytelność faktury?
Zarówno mali, jak i duzi przedsiębiorcy mają te same obowiązki w zakresie fakturowania. To, co ich różni, to skala działań oraz narzędzia, które wykorzystują.
🔑 Najważniejsze wnioski:
- ✔ Autentyczność pochodzenia – musisz wiedzieć, że faktura została wystawiona przez rzeczywistego wykonawcę usługi lub dostawcę towarów.
- ✔ Integralność treści – nie możesz dopuścić do zmian w danych, które faktura powinna zawierać.
- ✔ Czytelność – faktura musi być zrozumiała i możliwa do odczytania przez cały okres jej przechowywania.
➡ Te obowiązki dotyczą zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych.
🛠 Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
🔹 Mikrofirmy i JDG:
- Przechowuj faktury z korespondencją mailową.
- Zabezpiecz pliki PDF – przechowuj je w chmurze lub na dysku z backupem.
- Podpinaj faktury do konkretnych umów, przelewów lub zleceń.
🔹 Małe i średnie firmy:
- Korzystaj z systemu ERP lub programów do fakturowania z historią zamówień.
- Dokumentuj drogę faktury: od zamówienia, przez wykonanie, do płatności.
- Wprowadź prostą procedurę wewnętrzną – np. kto wystawia, kto zatwierdza, kto przechowuje faktury.
🔹 Duże firmy:
- Zautomatyzuj procesy: OCR, EDI, kwalifikowane podpisy elektroniczne.
- Stosuj podział obowiązków i zatwierdzeń w ramach zespołów.
- Regularnie audytuj procesy fakturowania pod kątem ryzyk.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 106m ust. 1–5 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.)
📜 interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1.02.2019 r., nr 0115-KDIT1-3.4012.814.2018.1.EB
🔖Tematy porad zawartych w poradniku:
- autentyczność faktury VAT 2024
- integralność treści faktury
- czytelność faktur papierowych i elektronicznych
- kontrole biznesowe VAT
- obowiązki przy fakturowaniu 2024