Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania Prawa zamówień publicznych do zamówień klasycznych udzielanych przez zamawiających publicznych wynosi 170 000 zł. Nie oznacza to jednak, że zakup o niższej wartości można przeprowadzić bez żadnych zasad. Jednostka sektora finansów publicznych nadal musi wykazać, że wydatek był celowy, oszczędny i racjonalny, a wybór wykonawcy miał gospodarcze uzasadnienie. W praktyce właśnie dlatego tak ważny jest regulamin zamówień podprogowych: powinien określać sposób szacowania wartości zamówienia, rozeznania rynku, wyboru wykonawcy, dokumentowania czynności oraz kontroli ryzyk. Urząd Zamówień Publicznych także podkreśla, że zamówienie poniżej progu PZP powinno być traktowane jako przemyślany proces zakupowy, a nie wyłącznie formalność.
Kiedy zamówienie jest zamówieniem podprogowym w 2026 r.?
W przypadku zamawiających publicznych, w tym jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych, podstawowe znaczenie ma obecnie kwota 170 000 zł.
Art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych stanowi:
„Przepisy ustawy stosuje się do udzielania:
- zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 170 000 złotych, przez zamawiających publicznych;”
Próg został podwyższony ze 130 000 zł do 170 000 zł od 1 stycznia 2026 r.
Pamiętaj, że chodzi o wartość zamówienia ustaloną bez podatku VAT, a nie o cenę brutto wynikającą później z faktury.
Art. 28 Prawa zamówień publicznych brzmi:
„Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.”
Dlatego pierwszą czynnością nie powinno być pytanie: „jaką procedurę regulaminową zastosować?”, lecz: „jaka jest prawidłowo ustalona wartość całego zamówienia?”. Dopiero odpowiedź na to pytanie pozwala stwierdzić, czy rzeczywiście znajdujesz się poniżej progu PZP.
Regulamin zamówień poniżej 170 000 zł nie zastępuje ustawy, ale porządkuje proces
Jeżeli wartość prawidłowo oszacowanego zamówienia klasycznego jest niższa niż 170 000 zł, przepisy PZP regulujące tryb prowadzenia postępowania co do zasady nie mają zastosowania. Jednostka może więc określić własny, znacznie prostszy sposób dokonania zakupu.
Nie oznacza to jednak pełnej dowolności.
Urząd Zamówień Publicznych wskazuje, że również przy zamówieniach poniżej ustawowego progu zamawiający powinien działać racjonalnie, przejrzyście i w sposób prowadzący do efektywnego wykorzystania środków publicznych. W 2025 r. UZP opublikował nawet odrębne wytyczne, dobre praktyki i przykładowe zapisy regulaminu dotyczące zamówień podprogowych. W 2026 r. Urząd ponownie przypomniał, że przy takich zakupach znaczenie mają m.in. racjonalność, przejrzystość, uczciwa konkurencja i równe traktowanie wykonawców.
Dobrze skonstruowany regulamin powinien więc odpowiedzieć pracownikowi na praktyczne pytania: kto zgłasza potrzebę zakupu, kto szacuje wartość zamówienia, kiedy potrzebne jest rozeznanie rynku, ilu wykonawców należy porównać, kiedy można odstąpić od standardowej procedury, kto zatwierdza wybór wykonawcy oraz jakie dokumenty trzeba zachować.
Jak powiązać regulamin zamówień podprogowych z ustawą o finansach publicznych?
Najważniejszym punktem odniesienia przy zakupach jednostki sektora finansów publicznych jest art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
Przepis ten stanowi:
„Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
- w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
- w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
- w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.”
W praktyce oznacza to, że niska wartość zakupu nie zwalnia z obowiązku racjonalnego gospodarowania pieniędzmi publicznymi. Jeżeli urząd kupuje sprzęt za 90 000 zł, nie wystarczy stwierdzić, że PZP nie obowiązuje. Powinien również istnieć materiał pozwalający wykazać, dlaczego zakup był potrzebny oraz dlaczego cena i warunki wybranego wykonawcy były akceptowalne.
Regulamin może ten obowiązek przełożyć na prostą procedurę, np. przez sporządzenie notatki z rozeznania rynku, porównanie ofert internetowych, zapytania skierowane do wykonawców albo analizę wcześniejszych podobnych zakupów. Nie ma natomiast sensu wymagać identycznego zestawu dokumentów przy zakupie materiałów biurowych za kilkaset złotych i przy zamówieniu na roboty budowlane o wartości 160 000 zł.
Dobra procedura powinna być proporcjonalna do wartości oraz ryzyka zakupu.
Szacowanie wartości zamówienia – najważniejszy punkt kontrolny
Jednym z największych zagrożeń przy zamówieniach podprogowych jest potraktowanie jako odrębnych zakupów świadczeń, które w rzeczywistości tworzą jedno zamówienie.
Prawo zamówień publicznych wyraźnie zabrania manipulowania wartością zamówienia.
Art. 29 ust. 1 i 2 PZP stanowi:
„1. Zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub konkursu, lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia.
- Zamawiający nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.”
Zwróć uwagę na ważne rozróżnienie. Art. 29 nie oznacza, że cała procedura PZP automatycznie obowiązuje każde zamówienie poniżej 170 000 zł. Przepis ma jednak fundamentalne znaczenie przy ustalaniu, czy wolno w ogóle uznać zakup za podprogowy. Jeżeli kilka części stanowi w rzeczywistości jedno zamówienie o łącznej wartości przekraczającej ustawowy próg, nie można uniknąć PZP przez wystawienie kilku mniejszych zamówień.
Przykład: kilka zakupów systemu informatycznego
Urząd Gminy Brzozowa planuje w jednym roku zakup licencji dla czterech wydziałów. Każdy wydział przewiduje wydatek około 49 000 zł netto. Gdyby analizować zakupy osobno, każdy mieściłby się poniżej 170 000 zł.
Łączna przewidywana wartość wynosi jednak około 196 000 zł netto.
Jeżeli jest to w rzeczywistości zaplanowany zakup podobnych świadczeń tworzących jedno zamówienie, samo rozdzielenie faktur lub wniosków zakupowych pomiędzy wydziały nie pozwala uznać każdego z nich za samodzielne zamówienie podprogowe. Regulamin powinien dlatego nakazywać sprawdzanie zakupów planowanych również przez inne komórki organizacyjne.
Błędne ustalenie wartości, jeżeli wpływa na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, może prowadzić także do odpowiedzialności na gruncie przepisów o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. Ministerstwo Finansów wskazuje w tym kontekście m.in. art. 17 ust. 1 pkt 2 oraz przypadki dzielenia zamówienia skutkującego uniknięciem stosowania ustawy.
Rozeznanie rynku nie powinno być fikcją
Jednym z najczęściej stosowanych mechanizmów w regulaminach zamówień podprogowych jest obowiązek przeprowadzenia rozeznania rynku.
Nie warto jednak sprowadzać go do sztywnej zasady: „zawsze zbierz trzy oferty”. Taki zapis bywa wygodny, ale może prowadzić do sztucznego kompletowania dokumentów zamiast rzeczywistego sprawdzenia rynku.
Regulamin powinien dopuszczać kilka metod badania warunków rynkowych, np. porównanie ofert dostępnych publicznie, skierowanie zapytania do potencjalnych wykonawców, analizę cenników, korzystanie z danych z wcześniejszych podobnych postępowań albo sporządzenie kalkulacji eksperckiej, jeżeli specyfika świadczenia tego wymaga.
Kluczowe jest to, aby z dokumentacji wynikało:
- czego jednostka potrzebowała,
- jak ustaliła orientacyjną cenę,
- jakie warianty lub oferty porównała,
- jakie kryteria zdecydowały o wyborze,
- dlaczego wybór można uznać za gospodarny.
Cena nie musi być przy tym jedynym kryterium. Przy sprzęcie, usługach IT, serwisie technicznym czy robotach budowlanych racjonalne może być uwzględnienie gwarancji, czasu realizacji, parametrów jakościowych, kosztów eksploatacji lub dostępności serwisu.
Przykład: droższa oferta może być gospodarniejsza
Miejski Ośrodek Sportu w Zielonkach chce kupić urządzenia do obsługi systemu kontroli wejścia. Najtańsza oferta wynosi 72 500 zł netto, ale przewiduje roczną gwarancję i płatny serwis. Drugi wykonawca proponuje cenę 76 900 zł netto, trzyletnią gwarancję i serwis wliczony w cenę.
Jeżeli regulamin dopuszcza ocenę innych parametrów niż sama cena, wybór drugiej oferty może być racjonalny. W dokumentacji trzeba jednak pokazać dlaczego wyższy wydatek daje jednostce lepszy efekt ekonomiczny.
Zasada konkurencyjności przy środkach UE – próg 80 000 zł to odrębna kwestia
Szczególną ostrożność trzeba zachować przy zamówieniach finansowanych w projektach objętych Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027.
Nie należy utożsamiać progu PZP z progiem stosowania zasady konkurencyjności.
Od marca 2025 r. próg determinujący stosowanie zasady konkurencyjności został podwyższony do 80 000 zł netto. Zaktualizowane Wytyczne obowiązujące od 25 maja 2026 r. zachowały tę konstrukcję; zmiany z 2026 r. dotyczyły innych zagadnień i zmian technicznych.
Dlatego zamówienie może jednocześnie:
nie podlegać PZP, ponieważ ma wartość niższą niż 170 000 zł, a mimo to podlegać zasadzie konkurencyjności wynikającej z warunków korzystania z funduszy europejskich.
Przykład: zakup za 105 000 zł netto w projekcie unijnym
Powiatowe Centrum Kształcenia planuje w projekcie objętym Wytycznymi zakup wyposażenia pracowni za 105 000 zł netto.
Wartość nie osiąga progu 170 000 zł, więc z tego powodu nie powstaje obowiązek prowadzenia postępowania na podstawie PZP.
Jednocześnie wartość przekracza 80 000 zł netto. Jeżeli do danego wydatku mają zastosowanie Wytyczne, trzeba zbadać obowiązek zastosowania zasady konkurencyjności, w tym publikacji zapytania w Bazie Konkurencyjności oraz zachowania wymaganej dokumentacji.
Regulamin wewnętrzny powinien więc zawierać wyraźne zastrzeżenie, że przed zastosowaniem uproszczonej procedury podprogowej należy sprawdzić źródło finansowania oraz szczególne warunki projektu.
Weryfikacja sankcyjna dotyczy również zamówień poniżej progu PZP
W regulaminie trzeba uwzględnić również ustawę z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
W tym zakresie szczególne znaczenie ma art. 7, a nie tylko ogólne przepisy dotyczące list sankcyjnych.
Art. 7 ust. 9 ustawy stanowi:
„Przepisy ust. 1–8 stosuje się do postępowania zmierzającego do udzielenia zamówienia publicznego oraz konkursów o wartości mniejszej niż kwoty określone w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych lub z wyłączeniem stosowania tej ustawy.”
Oznacza to, że przesłanki sankcyjne należy uwzględniać także wtedy, gdy zamówienie ze względu na wartość znajduje się poniżej 170 000 zł. UZP potwierdza, że przesłanki z art. 7 ust. 1 mają charakter obligatoryjny oraz powinny być weryfikowane niezależnie od wartości postępowania.
Jednocześnie nie należy w regulaminie przedstawiać oświadczenia wykonawcy jako ustawowo wymaganego dokumentu w każdym zamówieniu podprogowym. W postępowaniach znajdujących się poza PZP zamawiający sam ustala sposób weryfikacji przesłanek sankcyjnych. Oświadczenie wykonawcy może być bardzo użytecznym elementem dokumentacji, ale powinno stanowić środek przyjęty przez jednostkę, a nie być opisywane jako obowiązek, który wprost wynika z ustawy.
Jakie dokumenty powinny pozostać po zamówieniu podprogowym?
Największym problemem podczas kontroli bywa nie tyle sam wybór wykonawcy, ile niemożność odtworzenia, dlaczego jednostka dokonała właśnie takiego wyboru.
Regulamin powinien dlatego określić minimalny zakres dokumentacji adekwatnie do wartości zakupu. Przy większych zamówieniach podprogowych warto zachować przede wszystkim wniosek lub opis potrzeby zakupowej, dokument potwierdzający sposób oszacowania wartości, materiały z rozeznania rynku, otrzymane oferty lub wydruki, informację o wyborze wykonawcy i jego uzasadnieniu, dokumentację weryfikacji sankcyjnej, zgodę osoby uprawnionej do zatwierdzenia wydatku oraz umowę, zamówienie lub inny dokument potwierdzający warunki realizacji.
Szczególne zasady archiwizacji mogą wynikać także z instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, umowy o dofinansowanie lub przepisów dotyczących danego projektu. Regulamin zakupowy powinien być z nimi spójny zamiast ustanawiać przypadkowy, jednakowy okres przechowywania dla wszystkich dokumentów.
Regulamin zamówień podprogowych jako element kontroli zarządczej
Procedura zakupowa nie powinna funkcjonować w oderwaniu od pozostałych regulacji jednostki.
Art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych określa kontrolę zarządczą jako ogół działań służących realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Wśród jej celów ustawodawca wymienia m.in. zgodność działalności z prawem i procedurami wewnętrznymi, ochronę zasobów oraz zarządzanie ryzykiem.
Właśnie z tego względu regulamin zamówień podprogowych powinien być powiązany z regulaminem organizacyjnym, planem finansowym, zasadami obiegu dokumentów, polityką rachunkowości i procedurami kontroli zarządczej.
Szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, w której kilka wydziałów dokonuje podobnych zakupów niezależnie, a żadna komórka nie posiada informacji o ich łącznej wartości. Nawet bardzo szczegółowy regulamin nie zadziała wtedy prawidłowo, jeżeli jednostka nie stworzy mechanizmu wymiany informacji o planowanych zakupach.
Czy naruszenie regulaminu oznacza automatycznie naruszenie dyscypliny finansów publicznych?
Nie.
To ważne rozróżnienie. Każde naruszenie wewnętrznego regulaminu nie jest automatycznie naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny musi wynikać z konkretnej przesłanki określonej w ustawie.
Jednocześnie działania związane z zamówieniem podprogowym mogą doprowadzić do takiej odpowiedzialności, jeżeli przykładowo błędne oszacowanie albo podział zamówienia spowodował bezpodstawne uniknięcie stosowania PZP. Art. 17 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych obejmuje m.in. niezgodne z przepisami ustalenie wartości zamówienia, jeżeli wpływa ono na obowiązek stosowania przepisów zamówieniowych.
Dlatego regulamin pełni przede wszystkim funkcję prewencyjną i dowodową. Pomaga zapobiegać sytuacjom, które mogą przerodzić się w naruszenie prawa, oraz pozwala później odtworzyć sposób podejmowania decyzji.
Co powinien zawierać dobry regulamin zamówień podprogowych?
W praktyce najbardziej użyteczny regulamin to taki, który określa co najmniej sposób planowania i zgłaszania zakupów, zasady szacowania wartości i agregowania podobnych zamówień, progi wewnętrzne i odpowiadające im procedury, dopuszczalne sposoby rozeznania rynku, zasady wyboru wykonawcy, przypadki uzasadniające odstąpienie od konkurencyjnego wyboru, procedurę kontroli źródła finansowania, weryfikację sankcyjną, zasady przeciwdziałania konfliktowi interesów, zakres dokumentacji, podział odpowiedzialności oraz sposób archiwizacji.
Nie ma potrzeby kopiowania procedury ustawowej do regulaminu zamówień za kilka czy kilkadziesiąt tysięcy złotych. Nadmierna formalizacja może jedynie spowolnić zakupy i prowadzić do mechanicznego tworzenia dokumentów.
Regulamin powinien być prosty, proporcjonalny i możliwy do rzeczywistego stosowania.
Podsumowanie
Od 1 stycznia 2026 r. podstawowy próg stosowania PZP do zamówień klasycznych udzielanych przez zamawiających publicznych wynosi 170 000 zł. Zamówienia o mniejszej wartości są znacznie mniej sformalizowane, ale nie są obszarem wolnym od obowiązków.
Przed dokonaniem zakupu jednostka powinna przede wszystkim prawidłowo ustalić jego wartość i sprawdzić, czy nie dochodzi do sztucznego podziału jednego większego zamówienia. Następnie trzeba zastosować adekwatne zasady rozeznania rynku i udokumentować gospodarcze uzasadnienie wyboru wykonawcy.
Pamiętaj również, że 170 000 zł nie jest jedynym progiem, który może mieć znaczenie. Przy projektach objętych Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków może powstać obowiązek stosowania zasady konkurencyjności już powyżej 80 000 zł netto. Niezależnie od wartości należy też uwzględnić obowiązki wynikające z ustawy sankcyjnej.
Dobry regulamin zamówień podprogowych nie powinien być więc tylko zbiorem formalności. Jego zadaniem jest stworzenie takiego procesu, w którym można wykazać, co jednostka kupiła, dlaczego tego potrzebowała, jak sprawdziła rynek, dlaczego wybrała konkretnego wykonawcę i kto odpowiadał za poszczególne decyzje. To właśnie taka dokumentacja daje największe bezpieczeństwo podczas późniejszej kontroli.
Podstawa prawna
art. 2 ust. 1 pkt 1, art. 28, art. 29 ust. 1–2 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
art. 44 ust. 3, art. 68 ust. 1–2 – ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
art. 7 ust. 1, art. 7 ust. 9 – ustawa z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego
art. 17 ust. 1 pkt 2, art. 17 ust. 1 pkt 5b – ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
sekcja 3.2.2 – Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, w wersji obowiązującej od 25 maja 2026 r.
Tematy porad zawartych w poradniku
regulamin zamówień podprogowych 2026
zamówienia poniżej 170 000 zł
szacowanie wartości zamówienia publicznego
zasada konkurencyjności 80 000 zł
weryfikacja sankcyjna wykonawcy