Zatrudnianie współmałżonka lub innego członka rodziny jako osoby współpracującej w firmie to częsta praktyka wśród przedsiębiorców. Pojawia się jednak pytanie: które wydatki związane z taką osobą można legalnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Sprawa dotyczy nie tylko wynagrodzenia, ale także składek ZUS czy kosztów podróży służbowych. Ten poradnik wyjaśnia krok po kroku, co można rozliczyć, jak to udokumentować i na co uważać, aby nie narazić się na korekty lub sankcje ze strony urzędu skarbowego.
✅ Część 1: Kiedy wynagrodzenie osoby współpracującej stanowi koszt uzyskania przychodu?
💡 Kiedy wydatek może być kosztem podatkowym?
Aby wynagrodzenie (lub inne świadczenie) wypłacone osobie współpracującej mogło zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać łącznie kilka warunków:
- zostało faktycznie poniesione (czyli wypłacone lub postawione do dyspozycji),
- miało związek z prowadzoną działalnością,
- zostało należycie udokumentowane,
- nie znajduje się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów (art. 23 ustawy o PIT).
📜 Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT:
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz w art. 18 (…), z zastrzeżeniem art. 22 ust. 6ba.”
Z przepisu tego wynika wprost, że tylko realnie wypłacone lub postawione do dyspozycji wynagrodzenie może być kosztem podatkowym.
🧩 Przykład praktyczny
Pani Ewa prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą jako doradca marketingowy. Od stycznia 2024 roku zatrudniła swojego męża na podstawie umowy o pracę jako specjalistę ds. social media. Wypłacane mu co miesiąc wynagrodzenie brutto w wysokości 7 500 zł oraz opłacane składki ZUS (zarówno pracownika, jak i pracodawcy) mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem, że:
✔️ faktycznie wypłaca wynagrodzenie,
✔️ składki są odprowadzane w terminie,
✔️ zakres obowiązków męża jest realny i zgodny z profilem działalności firmy,
✔️ wynagrodzenie nie jest zawyżone w sposób rażący.
✅ Część 2: Składki ZUS za osobę współpracującą – co i jak odliczyć?
W przypadku osoby współpracującej, przedsiębiorca jako płatnik opłaca składki ZUS, ale musi pamiętać o ich różnym traktowaniu podatkowym w zależności od rodzaju składki:
| Rodzaj składki | Jak ją rozliczyć? |
|---|---|
| Składki na ubezpieczenia społeczne | ✔️ Odliczenie od dochodu, o ile nie zostały zaliczone do kosztów |
| Składka zdrowotna | ✔️ Odliczenie od podatku do 7,75% podstawy (jeśli przepisy nie wyłączają) |
| Składka na Fundusz Pracy | ✔️ Koszt uzyskania przychodu – w dacie opłacenia |
📜 Zgodnie z art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o PIT:
„Podatek dochodowy obliczony zgodnie z art. 27 lub art. 30c ulega obniżeniu o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne (…) opłaconej w roku podatkowym bezpośrednio przez podatnika.”
⚠️ Uwaga: Osoba współpracująca nie ma prawa do samodzielnego odliczania składek, ponieważ to nie ona je finansuje.
🧩 Przykład praktyczny
Pan Marek prowadzi warsztat samochodowy. Jego córka, studentka, pomaga mu w pracy w ramach umowy zlecenia jako osoba współpracująca. Marek opłaca za nią składki ZUS. W rozliczeniu rocznym:
✔️ składki społeczne odejmuje od dochodu,
✔️ składkę zdrowotną – od podatku (o ile limit nie zostanie przekroczony),
✔️ składkę na Fundusz Pracy księguje jako koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została zapłacona.
✅ Część 3: Podróże służbowe osoby współpracującej a koszty podatkowe
Wydatki poniesione na podróże służbowe osób współpracujących mogą być kosztem uzyskania przychodu, ale tylko do wysokości diet obowiązujących dla pracowników.
📜 Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT:
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach.”
Oznacza to, że:
✔️ diety wypłacone osobie współpracującej są kosztem – ale tylko do limitu określonego w rozporządzeniu,
✔️ inne koszty podróży (np. noclegi, bilety) również mogą być zaliczone do kosztów, jeśli są odpowiednio udokumentowane i uzasadnione działalnością gospodarczą.
🧩 Przykład praktyczny
Pani Justyna prowadzi firmę szkoleniową, a jej mąż – jako osoba współpracująca – zajmuje się logistyką wydarzeń i kontaktami z klientami. W marcu 2025 r. wyjechał na 3 dni do Krakowa, aby zorganizować szkolenie i podpisać umowy z nowym partnerem.
Do kosztów uzyskania przychodu Pani Justyna może zaliczyć:
- dietę dzienną w wysokości określonej przepisami dla pracownika (obecnie 45 zł za dobę krajowej podróży służbowej),
- koszty noclegów (na podstawie faktur),
- bilety PKP (jeśli są zachowane dokumenty potwierdzające cel podróży),
- koszty parkingu i opłat autostradowych (z paragonem/fakturą).
✅ Podsumowanie: Co możesz zaliczyć do kosztów przy osobie współpracującej?
Zatrudniając osobę współpracującą (np. małżonka, dziecko, rodzica), masz prawo do rozliczenia wielu kosztów związanych z jej udziałem w firmie. Musisz jednak przestrzegać kilku istotnych zasad:
🔹 Wynagrodzenie wypłacone osobie współpracującej może być kosztem uzyskania przychodu, jeśli jest realne, wypłacone lub postawione do dyspozycji i nie zawyżone.
🔹 Składki ZUS opłacane przez przedsiębiorcę za osobę współpracującą:
- składki społeczne – odliczasz od dochodu, o ile nie zaliczasz ich do kosztów,
- składkę zdrowotną – odliczasz od podatku, maksymalnie 7,75% podstawy,
- składkę na Fundusz Pracy – zaliczasz do kosztów uzyskania przychodu.
🔹 Podróże służbowe osoby współpracującej (np. na targi, szkolenia, spotkania z klientami):
- możesz zaliczyć do kosztów diety i inne wydatki (noclegi, bilety, opłaty drogowe),
- ale diety nie mogą przekraczać limitów ustalonych dla pracowników.
📌 W każdym przypadku: gromadź dokumenty (umowy, listy płac, potwierdzenia przelewów, faktury, opisy celów podróży). W razie kontroli to Ty musisz udowodnić związek wydatków z przychodami firmy.
📚 Podstawa prawna
- art. 22 ust. 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2022 poz. 2647, z późn. zm.)
- art. 23 ust. 1 pkt 52, 55 – ustawa o PIT
- art. 27b ust. 1 i 2 – ustawa o PIT
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza granicami kraju
- Kodeks pracy – art. 775 § 1 – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)
- Ustawa o czasie pracy kierowców – art. 2 pkt 7 – ustawa z 16 kwietnia 2004 r. (Dz.U. 2023 r. poz. 1786)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- koszty wynagrodzenia osoby współpracującej
- rozliczanie składek ZUS za członka rodziny
- diety i podróże służbowe w firmie rodzinnej
- jak udokumentować koszty w działalności gospodarczej
- koszty uzyskania przychodów 2025 działalność jednoosobowa