Rozliczenie pracowników z podatku dochodowego to jeden z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy na przełomie roku. Choć może wydawać się formalnością, niedopełnienie wymagań ustawowych lub opóźnienia w przekazaniu dokumentów mogą skutkować karami finansowymi i niepotrzebnymi problemami z urzędem skarbowym. W tym poradniku dowiesz się, jak prawidłowo przygotować i przesłać informacje PIT-11 i PIT-4R, na co zwrócić szczególną uwagę oraz jak uniknąć najczęstszych błędów.
📄 PIT-11 – podstawowy obowiązek informacyjny pracodawcy
Formularz PIT-11 to informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Obowiązek jego sporządzenia i przekazania leży po stronie płatnika podatku, czyli w praktyce – pracodawcy.
Kto jest zobowiązany do wystawienia PIT-11?
Zgodnie z art. 42g ust. 1 ustawy o PIT, do sporządzenia PIT-11 zobowiązani są wszyscy płatnicy, którzy dokonują wypłaty należności m.in. z tytułu:
- umowy o pracę,
- umowy zlecenia lub o dzieło,
- stypendiów,
- praktyk zawodowych,
- wynagrodzenia z działalności wykonywanej osobiście.
To oznacza, że obowiązek ten dotyczy zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych zatrudniających osoby fizyczne na podstawie umów cywilnoprawnych.
📌 Pamiętaj – nie chodzi wyłącznie o zatrudnienie „etatowe”. Jeśli zlecałeś komuś zadania jako osoba fizyczna prowadząca działalność, również jesteś płatnikiem i musisz wystawić PIT-11.
📅 Terminy przekazania PIT-11
Od 2019 r. terminy przekazywania PIT-11 są zróżnicowane w zależności od adresata:
- 👉 Do urzędu skarbowego – do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym.
- 👉 Do podatnika (czyli pracownika lub zleceniobiorcy) – do ostatniego dnia lutego tego samego roku.
📌 Ważne: PIT-11 wysyłany do urzędu skarbowego musi być przekazany wyłącznie w formie elektronicznej. Nie ma tu wyjątków – nawet mały przedsiębiorca nie może złożyć formularza w wersji papierowej.
🧩 Przykład praktyczny – Rozliczenie PIT-11 dla zleceniobiorcy
🧑🔧 Pan Krzysztof, właściciel jednoosobowej firmy remontowej z Poznania, w 2024 roku zatrudniał studentkę Annę do pomocy przy prowadzeniu biura. Zatrudnienie odbywało się na podstawie umowy zlecenia od marca do listopada, a wypłaty przekraczały miesięcznie 1 500 zł brutto. Pan Krzysztof, jako płatnik, był zobowiązany do pobierania zaliczek na PIT.
Do końca stycznia 2025 r. musi więc:
- przekazać elektronicznie do urzędu skarbowego PIT-11,
- do końca lutego 2025 r. przesłać egzemplarz tego formularza również do Anny – może to być wersja papierowa lub elektroniczna (np. PDF z podpisem kwalifikowanym, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę).
📌 Wcześniejsze wystawienie PIT-11 na wniosek pracownika
Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o PIT, istnieje możliwość wcześniejszego przekazania PIT-11 – na pisemny wniosek podatnika – jeśli jego zatrudnienie zakończyło się w trakcie roku.
🧩 Przykład praktyczny:
🏢 Spółka „InnowacjaTech” z Lublina zatrudniała specjalistkę ds. HR – panią Marzenę – do czerwca 2024 r. Po zakończeniu umowy o pracę, pani Marzena złożyła w sierpniu pisemny wniosek o wydanie jej PIT-11, ponieważ chciała wcześniej rozliczyć dochody (miała też inne źródła zarobku i planowała skorzystać z ulgi na dziecko).
Zgodnie z przepisami, spółka miała obowiązek:
- wystawić PIT-11 w ciągu 14 dni od dnia otrzymania wniosku,
- przekazać go zarówno pani Marzenie, jak i do urzędu skarbowego.
❌ Kiedy NIE wystawiamy PIT-11?
W sytuacji, gdy w danym roku pracownik nie uzyskał żadnego przychodu – np. przez cały rok przebywał na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym – nie ma obowiązku wystawiania PIT-11.
🔍 To oznacza, że brak zaliczek na podatek = brak obowiązku informacyjnego. Nie trzeba więc wysyłać pustego formularza do urzędu ani do pracownika.
📄 PIT-4R – roczna deklaracja zaliczek na podatek
Formularz PIT-4R to roczna deklaracja składana przez płatników podatku dochodowego, w której wykazywane są zaliczki na podatek dochodowy pobrane od zatrudnionych osób. Dotyczy to zarówno zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, dzieło), a także świadczeń wypłacanych z innych tytułów – np. zasiłków.
Kto składa deklarację PIT-4R?
Deklarację PIT-4R składają płatnicy, którzy w danym roku podatkowym:
- pobierali zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
- przekazywali je do właściwego urzędu skarbowego.
Dotyczy to zarówno firm, jak i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które zatrudniały pracowników lub współpracowników i potrącały im zaliczki.
📅 Termin i miejsce złożenia PIT-4R
Zgodnie z art. 38 ust. 1a ustawy o PIT, płatnik ma obowiązek złożyć deklarację PIT-4R do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, czyli:
- 🔹 do 31 stycznia 2025 r. za rok 2024.
Deklarację należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego według:
- miejsca zamieszkania płatnika – jeśli jest osobą fizyczną,
- miejsca prowadzenia działalności – w przypadku JDG,
- siedziby – w przypadku osób prawnych (np. spółek z o.o.).
📌 Jeżeli działalność została zakończona przed końcem stycznia, formularz PIT-4R trzeba złożyć najpóźniej w dniu zaprzestania działalności.
🧩 Przykład praktyczny – PIT-4R dla JDG
🧑🔧 Pani Justyna, prowadząca gabinet dietetyczny w Rzeszowie, zatrudniała w 2024 roku dwóch pracowników na umowie o pracę oraz jedną osobę na umowie zlecenia. Co miesiąc pobierała i odprowadzała zaliczki na podatek dochodowy.
W styczniu 2025 r. sporządziła deklarację PIT-4R, w której:
- wykazała zaliczki należne za każdy miesiąc 2024 roku,
- złożyła ją elektronicznie do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności.
Ważne: w deklaracji nie wpisuje się kwot rzeczywiście wpłaconych w danym miesiącu, lecz te, które były należne za dany okres.
🧠 Częsty błąd – mylenie momentu poboru z momentem wpłaty
W PIT-4R nie deklarujemy zaliczek według daty ich fizycznej wpłaty do urzędu skarbowego, lecz zgodnie z okresem, którego dotyczą.
📌 Przykład:
- Zaliczka pobrana z pensji wypłaconej w grudniu 2024 r. (np. za listopad), wpłacona do urzędu 10 grudnia – należy ją wykazać jako zaliczkę za listopad.
- Zaliczka pobrana z pensji wypłaconej w styczniu 2025 r. (np. za grudzień 2024) – będzie ujęta w PIT-4R za grudzień, mimo że zapłacona została już w kolejnym roku.
🔢 Jakie przychody uwzględniamy w PIT-4R?
W deklaracji PIT-4R należy uwzględnić:
- ✔ przychody z umowy o pracę (art. 12 ustawy o PIT),
- ✔ zasiłki wypłacane przez zakład pracy (np. chorobowe),
- ✔ umowy zlecenia i o dzieło – ale oddzielnie, jako inne źródła przychodu (art. 13 pkt 8 i 9 ustawy o PIT).
Nie należy natomiast wykazywać:
- ✖ przychodów zwolnionych z opodatkowania (np. świadczeń z tytułu 500+),
- ✖ zaliczek, które nie zostały faktycznie pobrane (np. z powodu braku wypłaty wynagrodzenia).
🧩 Przykład praktyczny – rozliczanie różnych źródeł
🏢 Spółka „LogiTrans” z Gdyni zatrudniała kierowcę na umowę o pracę oraz mechanika na umowę zlecenie. Dodatkowo, w czerwcu wypłaciła obydwu jednorazowe premie uznaniowe.
W PIT-4R za 2024 r. spółka wykazała:
- przychody kierowcy – jako dochody z umowy o pracę,
- przychody mechanika – jako dochody z działalności wykonywanej osobiście,
- premie – przyporządkowane zgodnie z typem umowy, z której wynikały.
❗Czy PIT-4R trzeba składać wcześniej, jeśli PIT-11 przekazano wcześniej?
Nie. Nawet jeśli pracownik zażądał i otrzymał wcześniej PIT-11 (np. w sierpniu), płatnik nie musi i nie powinien składać wcześniej PIT-4R. Obowiązuje standardowy termin – do końca stycznia.
📌 Co jeszcze warto wiedzieć?
- ✅ Płatnik może obniżyć zaliczkę o 7,75% zapłaconej składki zdrowotnej (jeśli finansowana była ze środków pracownika).
- ✅ Deklarację PIT-4R należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej, przez system e-Deklaracje lub ePUAP.
- ⚠️ Brak złożenia PIT-4R w terminie traktowany jest jak wykroczenie skarbowe i może skutkować karą grzywny (nawet do kilkunastu tysięcy złotych).
📚 Podstawa prawna
📜 art. 39 ust. 2, art. 42g ust. 2 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
📜 art. 38 ust. 1a – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
📜 art. 12, art. 13 pkt 8 i 9 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
✅ Podsumowanie
- Pracodawca ma obowiązek przekazać PIT-11 do urzędu skarbowego do 31 stycznia, a do pracownika – do końca lutego.
- W przypadku zakończenia zatrudnienia pracownik może zażądać wcześniejszego przekazania PIT-11.
- Deklaracja PIT-4R wykazuje roczne należne zaliczki i musi być złożona również do 31 stycznia.
- Wszystkie dokumenty muszą być składane w formie elektronicznej.
- Warto dokładnie analizować źródło przychodu – inaczej rozlicza się umowę o pracę, a inaczej umowę zlecenie czy zasiłki.
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- rozliczenie PIT-11 pracownika 2025
- termin złożenia PIT-4R
- obowiązki podatkowe pracodawcy na koniec roku
- różnice PIT-11 i PIT-4R
- jak rozliczyć zleceniobiorcę 2025
🔗 Przydatne linki
- https://www.podatki.gov.pl/pit – oficjalny portal podatkowy
- https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/ – składanie PIT-11 i PIT-4R online