Weryfikacja kontrahentów stała się nie tylko dobrą praktyką, ale wręcz obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Brak ostrożności przy przelewie powyżej 15 000 zł na rachunek spoza tzw. białej listy podatników VAT może mieć poważne skutki podatkowe. W tym poradniku wyjaśnię, czym dokładnie jest biała lista, jak z niej korzystać i jak uchronić się przed sankcjami.
🔍 Co to jest biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT to oficjalny, publiczny rejestr przedsiębiorców prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jest dostępna online od 1 września 2019 roku i znajduje się pod adresem:
👉 https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
Lista zawiera szczegółowe dane dotyczące statusu podatkowego danego podmiotu. Można tam sprawdzić m.in.:
- numer NIP, REGON i KRS,
- status podatkowy: VAT czynny, zwolniony, niezarejestrowany,
- daty rejestracji i ewentualnych zmian,
- numery firmowych rachunków bankowych,
- dane właścicieli, prokurentów, wspólników.
💡 Dane można weryfikować na wybrany dzień – nawet do 5 lat wstecz!
🧩 Przykład praktyczny
Firma ALTRA sp. z o.o. z Krakowa miała dokonać płatności kontrahentowi za usługę logistyczną na kwotę 18 500 zł. Przelew został wykonany na numer rachunku przekazany mailowo przez wykonawcę. Po kilku dniach okazało się, że rachunku nie było na białej liście.
Skutki?
- Firma ALTRA nie mogła zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
- Solidarnie odpowiadała za VAT kontrahenta, który nie rozliczył podatku z tej transakcji.
Gdyby przed przelewem sprawdzili kontrahenta w wykazie lub zastosowali split payment, uniknęliby tych konsekwencji.
⚠️ Sankcje za przelew na rachunek spoza białej listy
Jeśli kwota transakcji brutto przekracza 15 000 zł i przelew trafi na rachunek, który nie widnieje w wykazie:
✔ Nie zaliczysz wydatku do kosztów uzyskania przychodu
✔ Odpowiadasz solidarnie za zaległości podatkowe kontrahenta z tytułu VAT
✅ Jak uniknąć odpowiedzialności?
Ustawodawca przewidział kilka możliwości „uratowania się”:
- Zawiadomienie do urzędu skarbowego
W ciągu 7 dni od dokonania przelewu (formularz ZAW-NR) należy poinformować urząd, że płatność została dokonana na niewłaściwy rachunek. - Mechanizm podzielonej płatności (split payment)
Skorzystanie z MPP automatycznie zabezpiecza nabywcę – nawet jeśli rachunek nie był na liście. - Specjalne rachunki instytucji finansowych
Można zapłacić na rachunek banku lub SKOK-u, jeśli:- służy do rozliczeń z tytułu nabytych wierzytelności,
- jest wykorzystywany do pobierania i przekazywania należności,
- jest rachunkiem wewnętrznym banku (np. depozytowym), a informacja o tym została przekazana podatnikowi.
🧩 Przykład praktyczny 2
Pani Marta Kowalska, prowadząca działalność jako grafik komputerowy, otrzymała fakturę na 22 000 zł za kampanię marketingową. Przelew wykonała natychmiast, ale zapomniała sprawdzić numer rachunku kontrahenta. Po kilku dniach urząd skarbowy poinformował ją, że rachunek nie widniał na białej liście.
Pani Marta wypełniła ZAW-NR i złożyła go w terminie. Dzięki temu zachowała prawo do kosztów i nie została objęta odpowiedzialnością solidarną.
📌 Jak sprawdzić kontrahenta?
Oto szybka instrukcja:
- Wejdź na stronę: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
- Wpisz NIP lub nazwę firmy.
- Wybierz datę (domyślnie dzień bieżący).
- Sprawdź, czy rachunek, na który masz dokonać przelewu, znajduje się w wykazie.
💡 Możesz też zintegrować białą listę z systemem księgowym lub ERP – dostępne są API udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
📚 Podstawa prawna
📜 Art. 96b – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535, t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570)
📜 Art. 119zg, art. 119zh, art. 119zp–119zr – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383)
🧠 Podsumowanie – o czym musisz pamiętać?
- Zawsze sprawdzaj numer rachunku kontrahenta na białej liście VAT przed przelewem powyżej 15 000 zł brutto.
- Stosuj split payment, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości.
- W razie błędu – natychmiast złóż formularz ZAW-NR do właściwego urzędu skarbowego.
- Pamiętaj, że odpowiedzialność solidarna to realne ryzyko podatkowe!
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- weryfikacja kontrahenta VAT 2025
- sankcje za błędny przelew VAT
- biała lista podatników aktualizacja
- split payment a biała lista
- ZAW-NR kiedy złożyć