Ochrona własności przemysłowej w Polsce wymaga nie tylko zgłoszenia patentu czy znaku towarowego, ale również ścisłego przestrzegania zasad rejestracji, terminów i opłat. Urząd Patentowy RP prowadzi specjalne rejestry, w których ujawniane są informacje o stanie prawnym udzielonych praw wyłącznych. W niniejszym poradniku omawiamy szczegółowo, jak działają rejestry, jakie opłaty pobiera UPRP oraz jakie terminy obowiązują przedsiębiorców i twórców w postępowaniach przed tym urzędem.
Rejestry prowadzone przez UPRP
Zakres rejestrów
Rejestry prowadzone przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP) służą do ujawniania stanu prawnego udzielonych praw własności przemysłowej. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie rejestrów, mogą być one prowadzone w formie papierowej (księgi rejestrowe) albo w postaci elektronicznej (§ 3 i 4 rozporządzenia).
Dla dokonywania wpisów UPRP prowadzi następujące rejestry:
- Rejestr patentowy – obejmuje również wyodrębnioną część dotyczącą patentów europejskich, które obowiązują na terytorium Polski.
- Rejestr dodatkowych praw ochronnych – m.in. dla produktów leczniczych i środków ochrony roślin.
- Rejestr wzorów użytkowych.
- Rejestr wzorów przemysłowych.
- Rejestr znaków towarowych.
- Rejestr oznaczeń geograficznych.
- Rejestr topografii układów scalonych (art. 228 ust. 1–11 p.w.p.).
Jakie dane są ujawniane w rejestrach?
Wpisom w rejestrach podlegają informacje dotyczące m.in.:
- okresu trwania udzielonych praw,
- osób uprawnionych,
- obciążeń (np. zastawy rejestrowe, zajęcia praw),
- licencji i umów.
Przykładowo, w rejestrze mogą zostać wpisane:
- zastawy rejestrowe (art. 67 ust. 4 p.w.p.),
- prawa używaczy uprzednich (art. 71 ust. 2 i art. 160 p.w.p.),
- prawa do korzystania z wynalazku (art. 75 p.w.p.),
- umowy licencyjne (art. 76 ust. 6 p.w.p.),
- licencja otwarta (art. 80 ust. 2 p.w.p.).
📌 Przykład
Spółka „Tech-Innov” z Gdańska opatentowała w 2019 r. nowe rozwiązanie elektroniczne. Rok później udzieliła licencji wyłącznej firmie z Warszawy. Informacja o licencji została ujawniona w rejestrze patentowym, co zabezpieczało interes licencjobiorcy i dawało pewność kontrahentom, że korzystanie z technologii jest zgodne z prawem.
Charakter prawny wpisów do rejestrów
Wpisy do rejestrów mogą być dokonywane:
- z urzędu (ex officio) – gdy przepisy nakazują wpisanie określonej informacji,
- na wniosek – składany przez uprawnionego lub inną osobę zainteresowaną (art. 229 ust. 1 p.w.p.).
Decyzja o wpisie ma co do zasady charakter deklaratoryjny – czyli jedynie potwierdza istniejący stan prawny. Takie stanowisko potwierdził m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 maja 2014 r. (II GSK 579/13, LEX nr 1575500).
👉 Wyjątek: wpis oznaczenia geograficznego do rejestru ma charakter konstytutywny – ochrona rozpoczyna się dopiero od chwili dokonania wpisu (art. 184 ust. 2 p.w.p.).
Zasady prowadzenia rejestrów
Prowadzenie rejestrów własności przemysłowej opiera się na kilku podstawowych zasadach:
- Zasada jawności (art. 228 ust. 3 p.w.p.)
- rejestry są jawne i mają charakter rejestrów publicznych,
- każdy może uzyskać z nich wyciąg, bez konieczności wykazywania interesu prawnego – wystarczy złożyć wniosek i opłacić opłatę.
- Zasada prawdziwości wpisów (art. 228 ust. 4 p.w.p.)
- wpisy muszą być zgodne z rzeczywistym stanem prawnym.
- Zasada domniemania znajomości wpisów (art. 228 ust. 4 p.w.p.)
- nikt nie może powoływać się na nieznajomość treści rejestrów,
- wpisy korzystają z domniemania prawnego w rozumieniu art. 234 k.p.c.,
- domniemanie to jest wzruszalne (można je obalić, jeśli zostanie udowodnione, że wpis nie odzwierciedla stanu faktycznego).
Czynności administracyjne UPRP w ramach prowadzenia rejestrów
Na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 12.01.2017 r. w sprawie rejestrów prowadzonych przez UPRP, do obowiązków urzędu w ramach prowadzenia rejestrów należą m.in.:
- nadawanie numerów rejestru udzielonych praw,
- zakładanie kart rejestrowych,
- sporządzanie i wydawanie dokumentów potwierdzających udzielenie prawa,
- przedłużanie okresu ochrony,
- dokonywanie wpisów aktualizujących stan prawny (np. zmiana uprawnionego, ustanowienie licencji, zastawów, zajęcia praw),
- dokonywanie wpisów o wygaśnięciu praw,
- wydawanie wyciągów z rejestrów,
- przygotowywanie informacji do publikacji w Wiadomościach Urzędu Patentowego (WUP).
Opłaty w postępowaniach przed UPRP
Opłaty pobierane przez Urząd Patentowy RP są regulowane rozporządzeniem Rady Ministrów z 29.08.2001 r. w sprawie opłat związanych z ochroną wynalazków, wzorów użytkowych, wzorów przemysłowych, znaków towarowych, oznaczeń geograficznych i topografii układów scalonych (ze zmianą z 8.09.2016 r.).
Mają one charakter jednorazowy (np. za zgłoszenie) lub okresowy (np. za przedłużenie ochrony). Wpływy z opłat stanowią dochód Skarbu Państwa, a sam UPRP nie wystawia faktur.
Dwa etapy pobierania opłat
- Na etapie zgłoszenia
- opłata za zgłoszenie jest warunkiem wszczęcia postępowania,
- należy ją uiścić równocześnie ze złożeniem podania,
- brak opłaty → wezwanie do jej wniesienia w ciągu miesiąca (pod rygorem umorzenia postępowania),
- jeśli zgłaszający wykaże, że nie jest w stanie ponieść całej opłaty – UPRP może go częściowo zwolnić, ale musi wnieść co najmniej 20% należnej kwoty.
- Po doręczeniu decyzji warunkowej o udzieleniu prawa
- opłatę za pierwszy okres ochrony trzeba wnieść w terminie 3 miesięcy od dnia doręczenia decyzji,
- niewniesienie opłaty → decyzja warunkowa wygasa,
- kolejne opłaty wnosi się z góry w ciągu roku przed upływem poprzedniego okresu ochrony, najpóźniej w jego ostatnim dniu,
- istnieje dodatkowy 6-miesięczny termin na wniesienie opłaty, ale wymaga on dopłaty 30% – tego terminu nie można przywrócić,
- opłatę może uiścić sam uprawniony albo osoba przez niego upoważniona.
📌 Przykład
Pan Michał z Poznania zgłosił wzór przemysłowy w lipcu 2022 r. Opłatę za zgłoszenie wniósł od razu – dzięki temu UPRP rozpoczął procedurę badania. Po wydaniu decyzji warunkowej w październiku miał czas do stycznia 2023 r., aby opłacić pierwszy okres ochrony. Gdyby przegapił termin, mógłby jeszcze wnieść opłatę do lipca 2023 r., ale z 30% dopłatą. Brak płatności skutkowałby całkowitą utratą prawa ochronnego.
Planowane zmiany w systemie opłat
W założeniach do projektu nowej ustawy – Prawo własności przemysłowej (nr projektu UD263) przewidziano zmiany, które mają uprościć system:
- konsolidacja opłat – zmniejszenie liczby różnych kategorii opłat,
- likwidacja decyzji warunkowej – prawo wyłączne miałoby być udzielane bezpośrednio po wniesieniu opłaty,
- zniżka 30% – jeśli w ciągu 3 miesięcy zgłoszone zostaną co najmniej trzy różne przedmioty własności przemysłowej, opłata za każde z nich może zostać obniżona.
📌 Przykład
Startup „EcoLab” z Warszawy w ciągu jednego kwartału zgłosił patent, znak towarowy i wzór użytkowy. Po wejściu nowych przepisów mógłby liczyć na 30% obniżki opłat za każde ze zgłoszeń – co w praktyce oznacza znaczące oszczędności w budżecie firmy.
Terminy w postępowaniach przed UPRP
Postępowania przed Urzędem Patentowym RP są ściśle związane z przestrzeganiem określonych terminów. Niedotrzymanie ich w większości przypadków skutkuje negatywnie – od konieczności wniesienia dodatkowych opłat aż po wygaśnięcie prawa wyłącznego.
Terminy wyznaczane przez UPRP
Zgodnie z art. 242 ust. 1–3 p.w.p., jeśli ustawa nie stanowi inaczej, UPRP wyznacza stronie terminy do dokonania określonych czynności:
- co najmniej 1 miesiąc – gdy strona ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce,
- co najmniej 2 miesiące – gdy strona ma siedzibę za granicą,
- w uzasadnionych przypadkach – dłuższy termin, ale nie więcej niż o 3 miesiące.
📌 Przykład
Firma z Lublina otrzymała wezwanie do uzupełnienia dokumentacji patentowej. UPRP wyznaczył jej 1 miesiąc na dokonanie czynności. W analogicznej sytuacji spółka z Berlina miałaby 2 miesiące.
Dodatkowy termin
Jeżeli strona nie może dotrzymać terminu, istnieje możliwość jego przedłużenia:
- należy przed upływem terminu poinformować UPRP na piśmie o przyczynach niedotrzymania,
- czynność można wykonać jeszcze w ciągu 2 miesięcy po jego upływie,
- UPRP nie bada, czy przyczyna była rzeczywista ani czy uzasadniała opóźnienie,
- przedłużenie terminu następuje z mocy prawa – nie wymaga wydania odrębnej decyzji (potwierdza to m.in. wyrok WSA w Warszawie z 24.01.2013 r., VI SA/Wa 1993/12, LEX nr 1326752).
Terminy urzędowe a terminy ustawowe
⚠️ Bardzo ważne: art. 242 p.w.p. dotyczy wyłącznie terminów urzędowych (ustalanych przez UPRP).
Nie obejmuje terminów ustawowych, np.:
- wniesienia sprzeciwu (art. 246 ust. 1 p.w.p.),
- złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy (art. 244 ust. 4 p.w.p.).
W tych przypadkach terminy są sztywne i nie mogą być przedłużone.
Zastosowanie art. 242 p.w.p.
Przepisy dotyczące terminów znajdują odpowiednie zastosowanie również w:
- postępowaniu spornym (art. 255¹¹ p.w.p.),
- postępowaniu w sprawie sprzeciwu wobec zgłoszenia znaku towarowego (art. 152²³ p.w.p.),
- postępowaniu w sprawie sprzeciwu wobec wyznaczenia międzynarodowego znaku towarowego na terytorium RP (art. 152⁶a ust. 3 p.w.p.).
📌 Przykład
Spółka z Londynu wniosła sprzeciw wobec zgłoszenia znaku towarowego w Polsce. UPRP wyznaczył jej termin 2 miesięcy na uzupełnienie braków formalnych. Spółka złożyła zawiadomienie o opóźnieniu jeszcze przed upływem terminu – zyskała w ten sposób dodatkowe 2 miesiące na dopełnienie obowiązku.
Podstawa prawna
- *art. 67 ust. 4, art. 71 ust. 2, art. 75, art. 76 ust. 6, art. 80 ust. 2, art. 160, art. 184 ust. 2, art. 228 ust. 1–11, art. 228 ust. 3–4, art. 229 ust. 1, art. 234 k.p.c., art. 242 ust. 1–3, art. 244 ust. 4, art. 246 ust. 1, art. 255¹¹, art. 152²³, art. 152⁶a ust. 3 – Prawo własności przemysłowej.
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 12.01.2017 r. w sprawie rejestrów prowadzonych przez UPRP.
- Rozporządzenie Rady Ministrów z 29.08.2001 r. w sprawie opłat (z późn. zm.).
Tematy porad zawartych w poradniku
- rejestry prowadzone przez UPRP – jakie dane ujawniają i jak z nich korzystać,
- opłaty w postępowaniu przed UPRP – zasady, zwolnienia i zmiany w prawie,
- terminy w postępowaniach przed UPRP – jak je liczyć i kiedy można je przedłużyć.