Uzyskanie prawa ochronnego na znak towarowy pozwala przedsiębiorcy chronić swoją markę i budować jej rozpoznawalność. Procedura rejestracji w Polsce prowadzona jest przez Urząd Patentowy RP (UPRP). Od 2016 roku obowiązuje u nas tzw. system sprzeciwowy, podobny do tego stosowanego w większości krajów UE oraz w Europejskim Urzędzie ds. Własności Intelektualnej (EUIPO).
System ten polega na tym, że UPRP bada jedynie tzw. przeszkody bezwzględne (np. czy znak nie jest sprzeczny z porządkiem publicznym). Z kolei właściciele wcześniejszych znaków czy praw mogą samodzielnie bronić swoich interesów, wnosząc sprzeciw wobec zgłoszenia. Wcześniej (do 15 kwietnia 2016 r.) obowiązywał w Polsce system badawczy, w którym UPRP z urzędu weryfikował również przeszkody względne, czyli np. kolizję ze znakami już zarejestrowanymi – nawet jeśli właściciele tych praw nie protestowali.
Zmiana miała na celu uproszczenie i przyspieszenie procedury, a w konsekwencji – zachęcenie przedsiębiorców, zwłaszcza tych działających lokalnie, do zgłaszania swoich znaków w trybie krajowym.
Etapy rejestracji znaku towarowego w Polsce
Procedura uzyskania prawa ochronnego obejmuje kilka etapów:
- Zgłoszenie znaku towarowego do UPRP
- Badanie formalnoprawne zgłoszenia
- Badanie merytoryczne – ocena przeszkód bezwzględnych
- Trzymiesięczny okres sprzeciwowy
- Decyzja UPRP w sprawie udzielenia prawa ochronnego
Zgłoszenie znaku towarowego – wymogi formalne
Zasady zgłaszania znaków towarowych zostały określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 8 grudnia 2016 r. w sprawie dokonywania i rozpatrywania zgłoszeń znaków towarowych (Dz.U. poz. 2053).
W 2020 roku do Urzędu Patentowego RP wpłynęło łącznie 16 490 zgłoszeń znaków towarowych (krajowych i międzynarodowych). Z tego 14 192 stanowiły zgłoszenia w trybie krajowym, dokonane zarówno przez podmioty polskie (13 541), jak i zagraniczne (2 949).
Dokumenty wymagane do zgłoszenia
Zgłoszenie znaku powinno zawierać:
- Podanie (formularz zgłoszeniowy) – dostępny na stronie UPRP: formularze do wydruku.
- Określenie znaku towarowego – czyli jego przedstawienie w formie graficznej, słownej, dźwiękowej itp.
- Wskazanie towarów i usług – dla których znak ma być przeznaczony.
- Regulamin znaku – jeśli chodzi o znak wspólny, gwarancyjny albo zgłoszenie do wspólnego prawa ochronnego.
- Pełnomocnictwo – jeśli zgłaszający działa przez pełnomocnika (np. rzecznika patentowego, adwokata, radcę prawnego).
Określenie znaku towarowego
Znak można przedstawić graficznie, a jeśli jest to konieczne – także opisać jego rodzaj i cechy (§ 6 ust. 1 rozporządzenia).
Wskazanie towarów i usług
Towary i usługi grupuje się według klasyfikacji nicejskiej. Warto pamiętać, że klasyfikacja ta nie ma charakteru wiążącego (TSUE, wyrok z 19.06.2012 r., C-307/10). Oznacza to, że zgłaszający może wskazać towary lub usługi, których nie ma wprost w klasyfikacji.
W zgłoszeniu należy używać polskiej terminologii technicznej, a wykaz towarów sporządzić w sposób uporządkowany. Jeśli wykaz zawiera więcej niż 15 pozycji – trzeba go przedstawić na osobnym arkuszu (art. 141 p.w.p.).
Regulamin znaku
Dołącza się go przy zgłoszeniu znaków wspólnych i gwarancyjnych. Regulamin powinien określać m.in.:
- zasady używania znaku,
- konsekwencje naruszenia regulaminu,
- podmioty upoważnione do korzystania ze znaku,
- w przypadku znaku gwarancyjnego – cechy, które ma certyfikować oraz sposób nadzoru nad używaniem.
Regulamin jest wewnętrznym aktem organizacji i ma charakter umowy (wyrok SA w Warszawie z 18.09.2017 r., I ACa 611/17).
Pełnomocnictwo
Zgłaszający może działać samodzielnie albo przez pełnomocnika. Może nim być:
- rzecznik patentowy,
- adwokat,
- radca prawny,
- osoba świadcząca usługi transgraniczne w rozumieniu ustawy o rzecznikach patentowych (art. 236 ust. 11 p.w.p.).
📌 Przykład: Spółka „Eco-Pol” z Wrocławia zgłasza do rejestracji swoje nowe logo. Ponieważ nie ma doświadczenia w procedurach UPRP, powierza sprawę rzecznikowi patentowemu, który składa w jej imieniu zgłoszenie i pełnomocnictwo.
Badanie formalnoprawne zgłoszenia znaku towarowego
Po złożeniu zgłoszenia, UPRP w pierwszej kolejności sprawdza je pod kątem formalnoprawnym. Analizie podlega to, czy:
- dokumentacja zawiera wszystkie wymagane elementy,
- wniesiono opłatę za zgłoszenie,
- pełnomocnictwo jest prawidłowe (jeśli zgłaszający działa przez pełnomocnika).
Jeżeli wystąpią braki formalne, urząd wzywa zgłaszającego do ich uzupełnienia.
Nie później niż w ciągu 2 miesięcy od zgłoszenia, dane dotyczące znaku towarowego (jego przedstawienie, numer zgłoszenia, data, wykaz towarów i usług, dane zgłaszającego) są publikowane w zewnętrznej bazie znaków towarowych Register Plus, prowadzonej przez UPRP (art. 146¹ ust. 2 p.w.p.).
Badanie merytoryczne zgłoszenia znaku towarowego
Obecny system sprzeciwowy sprawił, że UPRP bada wyłącznie przeszkody bezwzględne rejestracji. Oznacza to, że urząd analizuje, czy znak:
- ma zdolność odróżniającą,
- nie jest oznaczeniem opisowym lub rodzajowym,
- nie jest sprzeczny z porządkiem publicznym lub dobrymi obyczajami,
- nie został zgłoszony w złej wierze.
Wszystkie te przeszkody zostały wymienione w art. 129¹ p.w.p.
Przed 2016 r. urząd badał również przeszkody względne – czyli np. kolizję z wcześniejszymi znakami. Obecnie mogą one zostać podniesione tylko w drodze sprzeciwu.
Ogłoszenie w Biuletynie UP
Jeśli UPRP nie stwierdzi przeszkód bezwzględnych, dokonuje ogłoszenia o zgłoszeniu znaku towarowego w Biuletynie Urzędu Patentowego (art. 146¹ ust. 1 p.w.p.).
Odmowa rejestracji
UPRP może jednak wydać decyzję o odmowie rejestracji, jeżeli:
- już na etapie badania merytorycznego stwierdzi przeszkody z art. 129¹ p.w.p.,
- albo uzyska o nich informacje także po publikacji w Biuletynie.
W takim przypadku urząd musi najpierw zawiadomić zgłaszającego, przedstawić dowody i dać mu czas na zajęcie stanowiska (art. 145 p.w.p.).
Informacja o kolizyjnych znakach
Dla każdego zgłoszenia, które podlega ogłoszeniu, UPRP sporządza zawiadomienie o istnieniu podobnych znaków z wcześniejszym pierwszeństwem. Taka informacja:
- przekazywana jest wyłącznie zgłaszającemu,
- ma charakter niewiążący (art. 146¹ ust. 6 p.w.p.),
- ma na celu umożliwienie zgłaszającemu wycofania zgłoszenia albo zawężenia wykazu towarów przed publikacją.
📌 Przykład: Pani Anna zgłasza do rejestracji znak słowno-graficzny „HealthyLife” dla suplementów diety. UPRP przekazuje jej informację, że podobny znak „Healthy Living” jest już zarejestrowany. Pani Anna może zmodyfikować swój wykaz towarów, aby uniknąć ewentualnego sprzeciwu właściciela wcześniejszego znaku.
Uwagi osób trzecich
Od momentu ujawnienia zgłoszenia w bazie do dnia wydania decyzji, osoby trzecie mogą przekazywać UPRP uwagi wskazujące na przeszkody wymienione w art. 129¹ p.w.p. (art. 146¹ ust. 4 p.w.p.).
Charakter tych uwag:
- są informacyjne, nie wiążą urzędu,
- UPRP zawiadamia o nich zgłaszającego i umożliwia mu odpowiedź,
- urząd nie ma obowiązku informowania osoby trzeciej o sposobie rozpatrzenia jej uwag.
Decyzja o uwzględnieniu uwag należy do eksperta badającego zgłoszenie.
Sprzeciw wobec zgłoszenia znaku towarowego
Po ogłoszeniu zgłoszenia w Biuletynie UP rozpoczyna się trzymiesięczny termin na wniesienie sprzeciwu (art. 152¹⁷ ust. 1 p.w.p.).
Sprzeciw może złożyć:
- uprawniony do wcześniejszego znaku towarowego,
- uprawniony z wcześniejszego prawa osobistego lub majątkowego.
Sprzeciw może opierać się wyłącznie na tzw. przesłankach względnych wskazanych w art. 132¹ ust. 1–3 p.w.p..
Cechy postępowania sprzeciwowego:
- termin 3 miesięcy jest nieprzywracalny – po jego upływie nie można już wnieść sprzeciwu,
- postępowanie sprzeciwowe jest odrębne od zgłoszeniowego,
- przepisy szczegółowe regulują art. 152¹⁷–152²³ p.w.p.,
- po prawomocnym zakończeniu postępowania sprzeciwowego nie można wnieść kolejnego sprzeciwu wobec tego samego znaku.
📌 Przykład: Firma „Green Natura” ma zarejestrowany znak towarowy dla kosmetyków naturalnych. Po ogłoszeniu zgłoszenia znaku „Natura Green” w Biuletynie UP, firma składa sprzeciw w ciągu 3 miesięcy, wskazując na ryzyko wprowadzenia konsumentów w błąd.
Planowane zmiany w procedurze (projekt ustawy – Prawo własności przemysłowej UD263)
W ramach założeń do nowej ustawy rozważane są zmiany mające na celu przyspieszenie postępowania. Obejmują one m.in.:
- publikację zgłoszeń wyłącznie na stronie internetowej UPRP,
- zastąpienie sprzeciwu instytucją opozycji,
- skrócenie terminu na wniesienie opozycji do 2 miesięcy od publikacji,
- rezygnację z obowiązkowego 2-miesięcznego okresu ugodowego dla stron postępowania.
Decyzje Urzędu Patentowego RP
Wydanie decyzji przez UPRP kończy postępowanie zgłoszeniowe. Urząd może podjąć:
- decyzję o udzieleniu prawa ochronnego na znak towarowy,
- decyzję o odmowie udzielenia prawa ochronnego.
Decyzja pozytywna
Jeżeli nie wniesiono sprzeciwu albo sprzeciwy zostały oddalone, UPRP wydaje decyzję o udzieleniu ochrony. Warunkiem jest uiszczenie opłaty za pierwszy 10-letni okres ochrony (art. 147 ust. 2 p.w.p.).
Decyzja odmowna
UPRP może odmówić ochrony, jeśli:
- wystąpiły przeszkody z art. 129¹, 136¹ i 136³ p.w.p.,
- sprzeciw został uznany za zasadny – wówczas odmowa dotyczy tylko towarów lub usług objętych sprzeciwem (art. 147 ust. 1–11 p.w.p.).
Decyzja UPRP ma charakter konstytutywny i działa ex nunc – czyli od momentu jej wydania. Od decyzji przysługuje skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.
📌 Przykład: Spółka „TechnoSoft” otrzymała decyzję odmowną w zakresie oprogramowania komputerowego, ponieważ sprzeciw złożył właściciel wcześniejszego znaku „TechSoft”. Jednak w pozostałym zakresie (np. w odniesieniu do usług szkoleniowych) UPRP udzielił prawa ochronnego.
Czynności Urzędu Patentowego RP po wydaniu decyzji o udzieleniu ochrony
Po pozytywnej decyzji i uiszczeniu opłaty, znak towarowy zostaje wpisany do rejestru znaków towarowych.
Skutki wpisu do rejestru:
- rejestr ma charakter jawny (art. 228 ust. 3 p.w.p.),
- obowiązuje domniemanie prawdziwości wpisu – każdy ma prawo znać jego treść (art. 228 ust. 4 p.w.p.),
- nikt nie może zasłaniać się nieznajomością wpisu.
Świadectwo ochronne
Udzielenie ochrony potwierdza się wydaniem świadectwa ochronnego na znak towarowy (art. 153 ust. 11–12 p.w.p.).
Świadectwo ma charakter urzędowego zaświadczenia w rozumieniu art. 217 § 2 pkt 1 k.p.a. i musi być zgodne z treścią decyzji. W razie wątpliwości co do zakresu ochrony, pierwszeństwo ma treść decyzji i opis znaku z akt rejestracyjnych (wyrok WSA w Warszawie z 26.01.2006 r., VI SA/Wa 1597/05).
📌 Przykład: Firma „FitDrink” otrzymała świadectwo ochronne na swój znak słowno-graficzny. Po kilku latach pojawił się spór co do zakresu ochrony – Sąd Administracyjny wskazał, że decydujące znaczenie ma treść decyzji UPRP i opis znaku w dokumentacji zgłoszeniowej, a nie sam wygląd świadectwa.
Wzór świadectwa określa załącznik nr 4 do rozporządzenia Prezesa RM z 30 września 2016 r. w sprawie wzorów dokumentów patentowych, świadectw ochronnych i rejestracyjnych.
Dane statystyczne
W 2020 roku eksperci UPRP wydali 16 597 decyzji dotyczących znaków towarowych, z czego w trybie krajowym:
- 11 297 decyzji pozytywnych (udzielających ochrony),
- dokonano 7150 nowych wpisów do rejestru,
- przedłużono ochronę 7575 znaków towarowych.
Opłaty rejestracyjne
Kwestie opłat reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z 8 września 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie opłat związanych z ochroną wynalazków, wzorów użytkowych, wzorów przemysłowych, znaków towarowych, oznaczeń geograficznych i topografii układów scalonych (Dz.U. poz. 1623).
Rodzaje opłat:
- jednorazowe – np. za zgłoszenie,
- okresowe – za kolejne okresy ochrony.
Opłaty za zgłoszenie znaku towarowego
| Rodzaj opłaty | Wysokość |
|---|---|
| w jednej klasie towarowej | 450 zł |
| za każdą kolejną klasę | 120 zł |
👉 Uiszczenie opłaty jest warunkiem wszczęcia postępowania. Jeśli nie zostanie wniesiona, UPRP wzywa do zapłaty pod rygorem umorzenia sprawy.
Jeżeli zgłaszający nie może ponieść pełnej opłaty, może wnioskować o częściowe zwolnienie – jednak pozostała kwota nie może być niższa niż 20% należności. W takim przypadku należy złożyć oświadczenie majątkowe i dokumenty potwierdzające sytuację finansową.
📌 Przykład: Mała fundacja zgłasza do rejestracji swoje logo jako znak towarowy. Nie jest w stanie opłacić pełnej stawki. UPRP po analizie oświadczenia majątkowego zwalnia fundację z 80% opłaty.
Opłaty za przedłużenie ochrony
Prawo ochronne trwa 10 lat od daty zgłoszenia i może być przedłużane na kolejne okresy.
| Rodzaj opłaty | Wysokość |
|---|---|
| opłata za każdą klasę (10 lat) | 400 zł |
| opłata w terminie dodatkowych 6 miesięcy po upływie ochrony | 400 zł + 30% |
Zasady:
- opłatę można wnieść najwcześniej na rok przed upływem ochrony,
- dodatkowy 6-miesięczny termin (z dopłatą 30%) jest nieprzywracalny,
- przedłużenie nie wymaga składania wniosku – wystarczy przelew z podaniem numeru znaku i tytułu opłaty,
- UPRP przypomina o płatności, ale brak zawiadomienia nie zwalnia z obowiązku zapłaty.
Informacja o przedłużeniu ochrony jest publikowana w rejestrze i w Wiadomościach Urzędu Patentowego. UPRP nie wydaje odrębnej decyzji w tym zakresie.
📌 Przykład: Spółka „ModaStyl” nie opłaciła przedłużenia ochrony na czas, ale w ciągu 6 miesięcy od upływu poprzedniego okresu zapłaciła należność wraz z 30% dopłatą. Dzięki temu znak nadal podlega ochronie.
Podstawa prawna
W treści poradnika odwołaliśmy się do następujących przepisów:
- art. 129¹ ustawy – Prawo własności przemysłowej
- art. 132¹ ustawy – Prawo własności przemysłowej
- art. 136¹ ustawy – Prawo własności przemysłowej
- art. 136³ ustawy – Prawo własności przemysłowej
- art. 138 ustawy – Prawo własności przemysłowej
- art. 141 ustawy – Prawo własności przemysłowej
- art. 145–147 ustawy – Prawo własności przemysłowej
- art. 146¹ ustawy – Prawo własności przemysłowej
- art. 152¹⁷–152²³ ustawy – Prawo własności przemysłowej
- art. 153 ustawy – Prawo własności przemysłowej
- art. 228 ustawy – Prawo własności przemysłowej
- rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 8.12.2016 r. w sprawie dokonywania i rozpatrywania zgłoszeń znaków towarowych (Dz.U. poz. 2053)
- rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 30.09.2016 r. w sprawie wzorów dokumentów patentowych, świadectw ochronnych i rejestracyjnych
- rozporządzenie Rady Ministrów z 8.09.2016 r. w sprawie opłat (Dz.U. poz. 1623)
Tematy powiązane z artykułem
- „jak zarejestrować znak towarowy krok po kroku”
- „koszty rejestracji znaku towarowego w Polsce”
- „sprzeciw wobec rejestracji znaku towarowego”
- „świadectwo ochronne na znak towarowy”
- „przedłużenie ochrony znaku towarowego”