Od 1 grudnia 2021 r., na mocy nowelizacji ustawy z dnia 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Zadłużonych oraz niektórych innych ustaw, na nadzorców układu nałożono obowiązek zakładania i prowadzenia akt postępowania o zatwierdzenie układu na etapie przedsądowym.
To stosunkowo nowe rozwiązanie, dlatego brakuje jeszcze orzecznictwa sądów i literatury prawniczej, która szczegółowo opisywałaby praktyczne problemy związane z aktami nadzorcy układu. Warto zatem wyjaśnić, czym właściwie są akta nadzorcy układu, jakie dokumenty powinny się w nich znaleźć, a jakie pozostają poza aktami, a także jak wygląda kwestia dostępu, przechowywania i ochrony dokumentów.
Pojęcie sprawy o zatwierdzenie układu na etapie przedsądowym
Żeby dobrze zrozumieć sens prowadzenia akt, trzeba zacząć od wyjaśnienia, czym jest sprawa o zatwierdzenie układu na etapie przedsądowym.
W literaturze wskazuje się, że przedmiotem postępowania restrukturyzacyjnego jest tzw. „sprawa restrukturyzacyjna”(zob. art. 15 ust. 1 oraz art. 342 ust. 1 ustawy – Prawo restrukturyzacyjne).
Jest to sprawa cywilna, której celem jest rozwiązanie konfliktu interesów między dłużnikiem a wierzycielami oraz między samymi wierzycielami – powstałego w związku z niewypłacalnością lub zagrożeniem niewypłacalnością dłużnika. Konflikt rozwiązuje się w sposób uzgodniony przez dłużnika i odpowiednią większość wierzycieli.
W przypadku postępowania o zatwierdzenie układu specyfika polega na tym, że do rozwiązania konfliktu dochodzi przed sądem, a rola sądu ogranicza się wyłącznie do późniejszego zatwierdzenia układu wypracowanego przez strony.
📌 Przykład
Spółka handlowa z Katowic, mająca trudności z regulowaniem zobowiązań wobec kilkunastu kontrahentów, decyduje się na otwarcie postępowania o zatwierdzenie układu. Z pomocą nadzorcy układu wypracowuje porozumienie z większością wierzycieli. Sąd w tym wypadku nie prowadzi pełnego postępowania, a jedynie akceptuje wypracowane rozwiązanie.
Definicja akt nadzorcy układu
W prawie ogólnie przyjmuje się, że „akta” to zbiór dokumentów lub ksiąg zawierających zapisy urzędowe. W odniesieniu do akt sądowych podkreśla się, że dokumentują one istnienie, przebieg i wynik sprawy – tworząc spójny materiał dowodowy, archiwalny i historyczny.
W doktrynie prawa administracyjnego wyróżnia się trzy ujęcia akt sprawy:
- strukturalne – dokumenty papierowe i elektroniczne,
- przedmiotowe – wszystkie materiały dotyczące konkretnej sprawy,
- podmiotowe – materiały zgromadzone przez organ prowadzący postępowanie.
Na tej podstawie można zdefiniować akta nadzorcy układu:
👉 Akta nadzorcy układu to zbiór dokumentów elektronicznych (powstałych od razu w tej formie albo przekształconych z papierowych), stanowiących całość materiałów dotyczących sprawy restrukturyzacyjnej dłużnika, prowadzonej na etapie przedsądowym, zgromadzonych przez nadzorcę układu jako organ postępowania.
Zakres dokumentów w aktach nadzorcy układu
Zgodnie z art. 211a ust. 4 Prawa restrukturyzacyjnego, dopiero po złożeniu wniosku o zatwierdzenie układu akta nadzorcy układu stają się częścią akt sądowych. Wcześniej są to jednak odrębne akta prowadzone przez nadzorcę.
Szczegółowe zasady ich prowadzenia reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 listopada 2021 r. w sprawie sposobu i trybu prowadzenia i udostępniania akt oraz zbioru dokumentów w postępowaniu o zatwierdzenie układu.
Dokumenty, które wchodzą do akt
Zgodnie z § 6 rozporządzenia, w aktach nadzorcy układu powinny się znaleźć m.in.:
- informacja o ustaleniu dnia układowego,
- pisma i dokumenty otrzymane przez nadzorcę,
- pisma wysyłane przez nadzorcę wraz z potwierdzeniem odbioru,
- obwieszczenie o ustaleniu dnia układowego lub odmowa jego dokonania z uzasadnieniem,
- protokół zgromadzenia wierzycieli,
- sprawozdanie nadzorcy wraz z załącznikami,
- spis wierzytelności i wierzytelności spornych,
- wstępny plan restrukturyzacyjny,
- propozycje układowe,
- karty do głosowania.
Dokumenty, które nie wchodzą do akt nadzorcy układu
Nie każdy dokument, którym dysponuje nadzorca układu, powinien być dołączony do akt postępowania. Kryterium jest tutaj jasne:
➡ dokument należy umieścić w aktach tylko wtedy, gdy dotyczy sprawy restrukturyzacyjnej dłużnika i został otrzymany lub wytworzony przez nadzorcę w ramach pełnienia funkcji organu postępowania.
Dokumenty wyłączone z akt
Do akt nie włącza się:
- Dokumentów z innych postępowań – np. sądowych czy administracyjnych, w których dłużnik jest stroną lub uczestnikiem. Jeśli jednak dokument taki zostanie przesłany przez wierzyciela do nadzorcy (jako organu postępowania), to wtedy należy go dołączyć do akt.
- Korespondencji ogólnej – wymiany pism z instytucjami i podmiotami, które nie są bezpośrednio związane z konkretną sprawą restrukturyzacyjną.
- Pism zawierających informacje niejawne – zgodnie z art. 196c Prawa restrukturyzacyjnego, dokumenty takie nie mogą być umieszczane w elektronicznych aktach nadzorcy.
- Ofert z przetargów i aukcji – również na podstawie art. 196c pr. restr.; dokumenty tego typu wnosi się poza systemem teleinformatycznym.
- Pism dotyczących czynności nadzorczych Ministra Sprawiedliwości – zgodnie z § 6 ust. 4 rozporządzenia z 15 listopada 2021 r.
📌 Przykład
Dłużnik prowadzący spór sądowy z urzędem skarbowym przesyła kopię pozwu swojemu nadzorcy układu. Takie pismo nie powinno znaleźć się w aktach nadzorcy, bo dotyczy innego postępowania. Jednak gdyby ten sam dokument przesłał wierzyciel, powołując się na znaczenie sporu dla sytuacji finansowej dłużnika, to należałoby go do akt dołączyć.
Informacje niejawne w aktach nadzorcy układu
Szczególną kategorię stanowią dokumenty zawierające informacje niejawne. Zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych są to informacje, których ujawnienie mogłoby wyrządzić szkodę interesom Rzeczypospolitej Polskiej.
Zasady ochrony informacji niejawnych
Ustawa przewiduje m.in.:
- klasyfikowanie informacji na kategorie („zastrzeżone”, „poufne”, „tajne”, „ściśle tajne”),
- organizację ochrony informacji i systemów teleinformatycznych,
- prowadzenie postępowań sprawdzających wobec osób i przedsiębiorców,
- tworzenie kancelarii tajnych do przechowywania dokumentów.
Zgodnie z art. 4 u.o.i.n., takie informacje mogą być udostępniane wyłącznie osobom dającym rękojmię zachowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań.
Dostęp sądów i doradców restrukturyzacyjnych
- Sędziowie mają dostęp do informacji niejawnych bez konieczności przechodzenia postępowania sprawdzającego (art. 85 § 4 ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych).
- Doradcy restrukturyzacyjni muszą uzyskać specjalne poświadczenie bezpieczeństwa (art. 29 u.o.i.n.), aby móc przechowywać takie dokumenty.
W praktyce dokumenty zawierające informacje niejawne mogą trafić do nadzorcy układu np. wtedy, gdy restrukturyzacji poddaje się spółka z branży zbrojeniowej czy energetycznej.
W takim przypadku:
- dokumenty nie trafiają do elektronicznych akt,
- nadzorca musi zapewnić fizyczne środki bezpieczeństwa, takie jak kancelaria tajna (art. 42 u.o.i.n.), odpowiednie procedury opracowane przez pełnomocnika ochrony (art. 43 u.o.i.n.) i stosowanie zabezpieczeń fizycznych adekwatnych do poziomu zagrożenia (art. 45 u.o.i.n.).
📄 W sądach funkcjonują specjalni pełnomocnicy ds. ochrony informacji niejawnych oraz kancelarie tajne – analogiczne obowiązki mogą ciążyć na doradcy restrukturyzacyjnym, jeśli dojdzie do sytuacji wymagającej przechowywania dokumentów niejawnych.
Dokumenty z przetargów i aukcji
Art. 196c pr. restr. wskazuje również, że nie składa się elektronicznie ofert składanych w toku przetargu lub aukcji.
Jednak ten przepis nie znajduje zastosowania w postępowaniu o zatwierdzenie układu, ponieważ nadzorca układu nie zajmuje się sprzedażą majątku dłużnika. To kompetencja zarządcy w postępowaniu sanacyjnym (art. 323 pr. restr.).
Czynności nadzorcze Ministra Sprawiedliwości
Zgodnie z § 6 ust. 4 rozporządzenia z 15 listopada 2021 r., do akt nadzorcy układu nie załącza się również dokumentów dotyczących czynności nadzorczych podejmowanych przez Ministra Sprawiedliwości, wynikających z:
- art. 20b ustawy o licencji doradcy restrukturyzacyjnego,
- art. 37g § 1 pkt 3 ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych,
- § 20 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 20 grudnia 2012 r. w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych.
Dostęp do akt nadzorcy układu
Choć akta nadzorcy układu nie są aktami sądowymi sensu stricto, to jednak – jako dokumentacja postępowania restrukturyzacyjnego – podlegają określonym zasadom dostępu.
W praktyce stosuje się tu w odpowiednim zakresie przepisy Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, regulujące korzystanie z akt.
Uczestnicy postępowania
- Dłużnik i wierzyciele mają prawo dostępu do akt – mogą zapoznawać się z dokumentami, a także uzyskiwać ich kopie.
- Inne osoby trzecie mogą uzyskać wgląd tylko w uzasadnionych przypadkach, na podstawie przepisów szczególnych lub zgody nadzorcy.
⚠️ Trzeba jednak pamiętać, że dokumenty zawierające informacje niejawne nie trafiają do akt elektronicznych – dostęp do nich regulują przepisy ustawy o ochronie informacji niejawnych.
Zniszczenie akt i postępowanie o ich odtworzenie
W praktyce może się zdarzyć, że akta nadzorcy układu zostaną uszkodzone, zagubione lub zniszczone.
Prawo restrukturyzacyjne nie przewiduje wprost procedury w takich sytuacjach, ale należy przyjąć odpowiednie zastosowanie przepisów dotyczących odtwarzania akt sądowych.
Oznacza to, że:
- w razie zniszczenia dokumentacji, nadzorca może zwrócić się do stron postępowania o ponowne złożenie dokumentów,
- możliwe jest również oparcie się na kopiach przechowywanych w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowanie.
Przekazanie akt do sądu
Zgodnie z art. 211a ust. 4 Prawa restrukturyzacyjnego, po złożeniu wniosku o zatwierdzenie układu akta prowadzone przez nadzorcę układu stają się częścią akt sądowych.
Oznacza to, że:
- nadzorca przekazuje całość akt do sądu restrukturyzacyjnego,
- od tego momentu są one dalej prowadzone jako akta sądowe postępowania głównego (GR).
Archiwizacja akt nadzorcy układu
Po zakończeniu postępowania akta podlegają archiwizacji. Proces ten obejmuje:
- Przekazanie akt – dokumenty elektroniczne pozostają w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie, a dokumenty papierowe (jeśli były sporządzone) są archiwizowane zgodnie z przepisami o archiwizacji akt sądowych.
- Ochronę danych – obowiązuje zasada, że dokumenty muszą być przechowywane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych, tajemnic przedsiębiorstwa oraz informacji niejawnych.
- Dostęp po zakończeniu postępowania – uczestnicy postępowania mogą wnioskować o dostęp do akt zarchiwizowanych, a w przypadku dokumentów niejawnych zastosowanie znajdują przepisy ustawy o ochronie informacji niejawnych.
Podstawa prawna
- art. 15 ust. 1, art. 211a ust. 4, art. 226a ust. 1, art. 323, art. 342 ust. 1, art. 196c – ustawa z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne
- ustawa z dnia 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Zadłużonych oraz niektórych innych ustaw
- rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 listopada 2021 r. w sprawie sposobu i trybu prowadzenia i udostępniania akt oraz zbioru dokumentów w postępowaniu o zatwierdzenie układu
- ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych
- art. 85 § 4 – ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych
- ustawa z dnia 15 czerwca 2007 r. o licencji doradcy restrukturyzacyjnego
- rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych
Tematy porad zawartych w poradniku (SEO)
- akta nadzorcy układu w postępowaniu restrukturyzacyjnym
- dokumenty w aktach nadzorcy układu
- dostęp do akt postępowania restrukturyzacyjnego
- informacje niejawne w postępowaniu o zatwierdzenie układu