Jeśli prowadzisz firmę zajmującą się wynajmem maszyn budowlanych, możesz spotkać się z sytuacją, gdy klient – mimo wypowiedzenia umowy – nie zwrócił sprzętu. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, gdy okazuje się, że maszyna została skradziona, a najemca złożył wniosek o ogłoszenie upadłości. W takich okolicznościach przedsiębiorca często zadaje sobie pytanie: czy należy wystawić fakturę za niezwróconą maszynę?
Czy brak zwrotu maszyny to dostawa towaru podlegająca VAT?
Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług:
„przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel”.
W praktyce oznacza to, że czynność podlega opodatkowaniu VAT tylko wtedy, gdy druga strona uzyskuje prawo faktycznego dysponowania rzeczą tak, jak właściciel.
W przypadku wynajmu maszyn budowlanych klient otrzymuje sprzęt wyłącznie do czasowego używania – umowa najmu nie przewiduje przeniesienia własności. Nawet jeżeli najemca nie oddał maszyny, a następnie została ona skradziona, nie nabył on prawa do rozporządzania sprzętem jak właściciel.
Dlatego taka sytuacja nie jest dostawą towaru i nie podlega VAT.
Czy można wystawić fakturę?
W opisanym przypadku przedsiębiorca nie powinien wystawiać faktury VAT za niezwróconą maszynę. Faktura dokumentuje czynność opodatkowaną – czyli sprzedaż towaru lub świadczenie usługi.
Brak zwrotu sprzętu nie jest sprzedażą, lecz zdarzeniem losowym (kradzieżą) po stronie najemcy. W konsekwencji, zamiast faktury, właściciel maszyny powinien dochodzić odszkodowania.
Jak rozliczyć stratę? Odszkodowanie a VAT
Odszkodowanie, które przedsiębiorca może otrzymać:
- od ubezpieczyciela – jeżeli maszyna była objęta polisą,
- od najemcy – gdy maszyna nie była ubezpieczona, a klient ponosi odpowiedzialność za jej utratę,
nie jest czynnością opodatkowaną podatkiem VAT. To oznacza, że kwoty odszkodowania nie dokumentujemy fakturą, lecz np. notą obciążeniową.
Przykład z praktyki
Firma Kop-Bud Sp. z o.o. wynajęła koparkę klientowi w Warszawie na okres 3 miesięcy. Po wypowiedzeniu umowy klient nie oddał maszyny, a następnie zgłosił jej kradzież. Okazało się też, że firma klienta złożyła wniosek o upadłość z możliwością zawarcia układu.
W tej sytuacji Kop-Bud Sp. z o.o. nie wystawia faktury VAT za niezwróconą koparkę. Zamiast tego ma prawo dochodzić odszkodowania – od ubezpieczyciela lub w postępowaniu upadłościowym jako wierzyciel.
Co powinien zrobić przedsiębiorca krok po kroku?
- Zgłosić kradzież na policję – dla celów dowodowych i ubezpieczeniowych.
- Sprawdzić polisę ubezpieczeniową – jeżeli maszyna była ubezpieczona, zgłosić szkodę do ubezpieczyciela.
- Dochodzić roszczeń wobec najemcy – gdy sprzęt nie był ubezpieczony, właściciel ma prawo żądać odszkodowania od klienta (w tym zgłosić wierzytelność w postępowaniu upadłościowym).
- Nie wystawiać faktury VAT – ponieważ brak zwrotu maszyny nie stanowi dostawy towaru.
- Udokumentować roszczenie – np. poprzez wystawienie noty obciążeniowej.
Podstawa prawna
- art. 7 ust. 1 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2024 poz. 361, z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- niezwrócona maszyna budowlana a VAT
- odszkodowanie za kradzież maszyny a faktura
- najemca nie oddał sprzętu – jak rozliczyć?