W dobie cyfryzacji i dynamicznego rozwoju usług chmurowych pojęcia takie jak „przetwarzanie danych” czy „usługi przetwarzania danych” pojawiają się w coraz większej liczbie umów, regulaminów i aktów prawnych. Wielu przedsiębiorców – zwłaszcza z sektora MŚP – korzysta z nich na co dzień, często nie zastanawiając się nad ich precyzyjną treścią prawną. Warto jednak wiedzieć, co kryje się pod tymi terminami i jakie konsekwencje mają dla prowadzonej działalności.
Czym jest przetwarzanie danych?
Zgodnie z art. 2 pkt 7 rozporządzenia w sprawie danych (DA), definicja przetwarzania jest wprost wzorowana na tej znanej z art. 4 pkt 2 RODO, z tą różnicą, że w DA mowa jest ogólnie o „danych”, a nie wyłącznie o „danych osobowych”.
🔎 Oznacza to, że pojęcie „przetwarzania danych” ma szerszy charakter i obejmuje wszelkie operacje wykonywane na danych – niezależnie od tego, czy dotyczą one osób fizycznych, czy np. danych technicznych, biznesowych czy naukowych.
Do przykładowych czynności zaliczamy m.in.:
- zbieranie, utrwalanie, organizowanie i przechowywanie,
- modyfikowanie, dopasowywanie, łączenie,
- przeglądanie, wykorzystywanie,
- udostępnianie (np. przesyłanie, rozpowszechnianie),
- ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Co istotne – katalog jest otwarty, a więc każda czynność wykonywana na danych może zostać uznana za ich przetwarzanie.
Przykład 1
Firma TechVision Sp. z o.o. z Łodzi prowadzi aplikację do monitorowania maszyn przemysłowych. System automatycznie zbiera dane o temperaturze, ciśnieniu i prędkości obrotowej. Dane są następnie przesyłane do chmury, gdzie są analizowane i przedstawiane w formie raportów dla klienta. Wszystkie te czynności – od zbierania danych z czujników po ich analizę i prezentację – mieszczą się w definicji przetwarzania.
Przykład 2
Biuro rachunkowe Księgowość Plus z Krakowa przechowuje dokumenty księgowe swoich klientów zarówno w formie papierowej, jak i w systemie elektronicznym. Skany faktur są porządkowane, klasyfikowane, a czasem przesyłane do kontrahentów na ich żądanie. Każdy z tych etapów (skanowanie, porządkowanie, przesyłanie) to również przetwarzanie danych.
Czym jest usługa przetwarzania danych?
Pod pojęciem „usługi przetwarzania danych” rozumiemy usługi cyfrowe, które umożliwiają dostęp do zasobów obliczeniowych – takich jak serwery, pamięć masowa, aplikacje czy oprogramowanie.
Jak wskazuje art. 2 pkt 2 dyrektywy 2019/770, usługi cyfrowe to rozwiązania pozwalające użytkownikom m.in. na:
- wytwarzanie, przechowywanie i przetwarzanie danych w formie cyfrowej,
- wspólne korzystanie z danych przez wielu użytkowników,
- interakcję za pomocą danych cyfrowych.
W praktyce obejmuje to m.in.:
- usługi chmurowe (cloud computing),
- oprogramowanie w modelu SaaS (np. systemy księgowe online, CRM),
- platformy do analizy danych,
- przestrzenie dyskowe online (np. do backupu czy wymiany plików).
Kluczowe cechy usług przetwarzania danych:
- wszechobecny dostęp – można korzystać z nich z różnych urządzeń (komputer, telefon, przeglądarka),
- skalowalność i elastyczność – zasoby przydzielane są automatycznie w zależności od potrzeb,
- wielu użytkowników – jeden sprzęt obsługuje wiele podmiotów, ale dane są od siebie odseparowane.
Usługa tego samego typu
W obrębie usług przetwarzania danych wyróżnia się także usługi tego samego typu.
Oznacza to zestaw usług, które:
- mają ten sam główny cel,
- opierają się na tym samym modelu usługi,
- zapewniają te same kluczowe funkcje.
Mogą się one jednak różnić pod względem dodatkowych cech – takich jak bezpieczeństwo, szybkość działania, poziom wsparcia technicznego czy dostępne integracje.
Przykład
Dwie firmy oferujące usługę przechowywania danych w chmurze:
- CloudMax zapewnia wyższe bezpieczeństwo (np. szyfrowanie end-to-end) i automatyczne tworzenie kopii zapasowych.
- DataBox oferuje tańsze pakiety i szybki dostęp do danych, ale z mniejszym zakresem zabezpieczeń.
Obie świadczą usługi tego samego typu (przechowywanie danych), ale różnią się szczegółami oferty.
Podsumowanie
✔ Przetwarzanie danych obejmuje wszelkie czynności na danych, nie tylko osobowych.
✔ Usługi przetwarzania danych to szeroko rozumiane usługi cyfrowe (chmura, SaaS, przechowywanie plików).
✔ Kluczowe są cechy: dostęp zdalny, elastyczność, możliwość współdzielenia infrastruktury.
✔ Usługi tego samego typu różnią się szczegółami, ale mają wspólny cel i model działania.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że każda umowa o korzystanie z takich usług powinna być analizowana nie tylko pod kątem ceny, ale też bezpieczeństwa, jakości, skalowalności i zgodności z prawem (np. RODO, DA).
Podstawa prawna
- art. 2 pkt 7 – Rozporządzenie w sprawie danych (Data Act, DA),
- art. 4 pkt 2 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
- art. 2 pkt 2 – Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/770 z dnia 20 maja 2019 r.
Tematy porad zawartych w poradniku
- definicja przetwarzania danych DA
- usługi przetwarzania danych chmurowych
- różnice między usługami tego samego typu
- Data Act a RODO