Publikowanie danych osób oczekujących na komisję lekarską Zespołu Orzekania o Niepełnosprawności (ZON) budzi pytania o zgodność z przepisami RODO i ustaw o ochronie danych osobowych. Wiele instytucji staje przed dylematem: jak usprawnić organizację pracy komisji, jednocześnie nie naruszając prywatności uczestników postępowania.
W tym artykule wyjaśniamy, kiedy i w jakiej formie można legalnie wywiesić listę osób oczekujących, aby była zgodna z prawem, a także przedstawiamy dobre praktyki w tym zakresie.
Podstawy prawne przetwarzania danych przez ZON
Zgodnie z art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, Zespoły do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności pełnią funkcję administratorów danych osobowych (ADO) w prowadzonych przez siebie postępowaniach. Oznacza to, że:
- ZON mogą przetwarzać dane wyłącznie w celu realizacji swoich ustawowych zadań,
- Zakres przetwarzania danych musi być niezbędny do wykonania tych zadań.
Dodatkowo, ZON są zobowiązane stosować się do zasad określonych w art. 5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), takich jak:
- Legalność – dane mogą być przetwarzane tylko na podstawie przepisów prawa.
- Celowość – dane zbierane są w konkretnym celu i nie mogą być wykorzystywane w innym.
- Minimalizacja danych – przetwarzać wolno tylko te dane, które są niezbędne.
- Prawidłowość – dane muszą być aktualne i poprawne.
- Ograniczenie przechowywania – dane muszą być usuwane po ustaniu celu ich przetwarzania.
- Poufność i integralność – dane muszą być odpowiednio zabezpieczone.
Czy można wywiesić listę z nazwiskami?
Tak – ale pod pewnymi warunkami.
Publikacja listy z kolejnością wejść na komisję jest możliwa, jeśli:
- Forma listy minimalizuje dane osobowe
- Zamiast pełnego imienia i nazwiska zaleca się podanie pierwszej litery imienia i nazwiska (np. „A. Nowak”), aby zmniejszyć ryzyko identyfikacji osoby przez osoby postronne.
- Lista jest dostępna tylko w dniu komisji
- Powinna być usunięta najpóźniej po zakończeniu pracy komisji danego dnia. Przechowywanie jej po zakończeniu czynności może być uznane za nadmierne przetwarzanie danych.
- Miejsce publikacji ogranicza dostęp osób trzecich
- Lista powinna być umieszczona w miejscu widocznym dla osób oczekujących, ale nie publicznie dostępnym np. na zewnątrz budynku.
- Cel publikacji jest jasno określony
- Powinien on być związany wyłącznie z organizacją pracy komisji (np. ustalenie kolejności wchodzenia).
Przykład poprawnego rozwiązania
Przykład 1
Powiatowy ZON w miejscowości Brzeźnica organizuje komisję lekarską. Aby usprawnić proces, przy wejściu na korytarz komisji wisi lista w formacie:
- „J. Kowalski – godz. 10:15”
- „M. Wiśniewska – godz. 10:30”
Lista jest zdejmowana po zakończeniu pracy komisji o godz. 15:00.
Przykład 2
ZON w mieście Głogówek wywiesza tablicę elektroniczną przy wejściu na salę. System wyświetla kolejny numer i pierwszą literę imienia oraz nazwisko osoby zaproszonej. Po wejściu osoby dane automatycznie znikają z ekranu.
Czego unikać ❌
- Publikowania pełnych imion i nazwisk w miejscu publicznym (np. na drzwiach budynku dostępnym dla przypadkowych przechodniów).
- Wywieszania list na kilka dni przed komisją.
- Dodawania informacji wrażliwych (np. rodzaju schorzenia, numeru orzeczenia).
- Udostępniania list w internecie lub w mediach społecznościowych.
Podsumowanie
✔ Tak, Zespół Orzekania o Niepełnosprawności może wywiesić listę z kolejnością wejść na komisję.
⚠️ Warunkiem jest jednak stosowanie zasady minimalizacji danych, ograniczenie czasu udostępnienia listy do niezbędnego minimum oraz zapewnienie, że dane nie trafią do osób postronnych.
Dzięki temu instytucja może zorganizować pracę sprawnie, jednocześnie respektując prawo do prywatności uczestników postępowania.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 5 – ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
- art. 5 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
Tematy porad zawartych w poradniku:
- ochrona danych osobowych w ZON
- publikacja list komisji lekarskiej
- zasady RODO w administracji
- minimalizacja danych osobowych
- komisja ds. orzekania o niepełnosprawności
Przydatne linki: