Wielu urzędników i pracowników samorządowych ma wątpliwości, czy po zakończeniu kadencji radnego należy usunąć jego oświadczenie majątkowe z Biuletynu Informacji Publicznej (BIP). Odpowiedź jest jasna, ale wymaga znajomości zarówno przepisów RODO, jak i ustaw samorządowych. Prawidłowe stosowanie zasad przechowywania i publikowania danych pozwala uniknąć naruszeń prawa oraz ewentualnych kar.
RODO i zasada ograniczonego przechowywania 📄
Kluczowym punktem wyjścia jest art. 5 ust. 1 lit. e RODO, wprowadzający zasadę ograniczonego przechowywania danych osobowych. Oznacza to, że dane można przechowywać wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane.
W kontekście BIP oznacza to, że gdy cel publikacji znika – dane powinny zostać usunięte.
Administrator danych (np. urząd gminy, starostwo, urząd marszałkowski) ma obowiązek, zgodnie z art. 24 RODO, wdrożyć polityki przetwarzania danych osobowych obejmujące m.in.:
- kryteria określania czasu publikacji informacji w BIP,
- zasady retencji (usuwania) danych po upływie wymaganego okresu,
- mechanizmy bieżącej weryfikacji, czy dane wciąż muszą być dostępne publicznie.
Wyjątek dla oświadczeń majątkowych radnych
W przypadku oświadczeń majątkowych przepisy szczególne wprost wskazują, jak długo mają być dostępne w BIP – niezależnie od tego, czy dana osoba nadal pełni funkcję publiczną.
Chodzi o:
- art. 24h ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym,
- art. 25c ust. 6 ustawy o samorządzie powiatowym,
- art. 27c ust. 6 ustawy o samorządzie województwa.
Każdy z tych przepisów mówi, że oświadczenia majątkowe przechowuje się przez 6 lat od dnia ich złożenia.
Co więcej, zgodnie z:
- art. 24i ustawy o samorządzie gminnym,
- art. 25d ustawy o samorządzie powiatowym,
- art. 27d ustawy o samorządzie województwa,
oświadczenia te należy publikować w BIP z pominięciem danych takich jak adres zamieszkania czy dokładne położenie nieruchomości.
Przykład 1 – gmina
W gminie Nowa Dolina radny Piotr Maj złożył swoje oświadczenie majątkowe w dniu 15 maja 2023 r. Kadencja zakończyła się w 2024 r., ale urząd nie usuwa dokumentu od razu. Zgodnie z przepisami pozostaje ono w BIP do 15 maja 2029 r. – dopiero po tym terminie może zostać usunięte.
Przykład 2 – powiat
W powiecie Słonecznym radna Anna Wróbel złożyła oświadczenie 10 października 2020 r. Po rezygnacji z mandatu w marcu 2022 r. urząd nadal przechowuje jej oświadczenie w BIP do 10 października 2026 r., bo taki jest ustawowy okres retencji.
Kluczowe wnioski
- 📌 Nie należy usuwać oświadczeń majątkowych radnych z BIP od razu po zakończeniu kadencji.
- 📌 Okres publikacji wynosi 6 lat od daty złożenia dokumentu, niezależnie od tego, czy radny wciąż pełni funkcję.
- 📌 Po upływie tego czasu administrator danych ma obowiązek usunąć oświadczenie z BIP, aby zachować zgodność z RODO.
- 📌 W treści publikowanych dokumentów należy usunąć dane szczególnie chronione, takie jak adres zamieszkania czy lokalizacja nieruchomości.
Podstawa prawna
- art. 5 ust. 1 lit. e, art. 24 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
- art. 24h ust. 6, art. 24i – ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
- art. 25c ust. 6, art. 25d – ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym
- art. 27c ust. 6, art. 27d – ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa
Tematy porad zawartych w poradniku
- publikacja oświadczeń majątkowych w BIP
- okres przechowywania oświadczeń radnych
- RODO a dane osobowe radnych
Przydatne linki: