Świadectwo pracy to jeden z najważniejszych dokumentów kończących stosunek pracy – jest potrzebne nie tylko pracownikowi przy podejmowaniu kolejnego zatrudnienia, ale także w kontaktach z ZUS, urzędem pracy czy innymi instytucjami. Pracodawcy często zapominają jednak, że jego wydanie może wiązać się z obowiązkiem poinformowania pracownika o sposobie przetwarzania jego danych osobowych. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy do świadectwa pracy należy dołączyć klauzulę informacyjną, jakie elementy powinna ona zawierać oraz jak długo przechowywać dokumenty.
Czy klauzula informacyjna przy świadectwie pracy jest obowiązkowa?
📌 Zasada jest prosta – jeśli cel przetwarzania danych związany z wystawieniem świadectwa pracy był już wcześniej wskazany w klauzuli informacyjnej dla pracowników, nie ma obowiązku ponownego przekazywania informacji przy wydawaniu dokumentu.
Natomiast jeżeli wcześniejsza klauzula informacyjna:
- była zbyt ogólna,
- nie obejmowała obowiązków pracodawcy po ustaniu stosunku pracy,
- lub nie wskazywała wprost celu, jakim jest wystawienie świadectwa pracy,
➡ wtedy pracodawca powinien dołączyć do świadectwa pracy odrębną lub uzupełniającą klauzulę informacyjną.
Podstawa prawna przetwarzania danych w świadectwie pracy
Podstawy należy szukać w dwóch źródłach prawa:
- RODO – art. 6 ust. 1 lit. c – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
- Kodeks pracy – art. 97 § 1 – obowiązek wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
Dodatkowo przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. nakazują przechowywanie kopii świadectwa pracy w części C akt osobowych pracownika.
Cele przetwarzania danych w świadectwie pracy
Klauzula informacyjna powinna jasno wskazywać cele przetwarzania, np.:
- Wystawienie świadectwa pracy zgodnie z przepisami prawa pracy.
- Archiwizacja dokumentu w aktach osobowych pracownika.
- Wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów szczególnych (np. ZUS, urząd pracy, postępowania sądowe).
Przykład celu w klauzuli:
„Przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe w celu wystawienia i przechowywania świadectwa pracy, zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.”
Okres przechowywania świadectw pracy (retencja)
📄 Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy oraz § 3 pkt 3 lit. d rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej:
- Dokumentacja pracownicza, w tym kopia świadectwa pracy, musi być przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
- W niektórych przypadkach odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres retencji (np. w przypadku prac w szczególnych warunkach).
Przykład 1 – brak potrzeby nowej klauzuli
Firma TechPoint Sp. z o.o. już w momencie zatrudnienia pracownika przekazała mu klauzulę informacyjną, w której wyraźnie wskazała, że dane będą przetwarzane także po ustaniu stosunku pracy w celu wystawienia wymaganych dokumentów, w tym świadectwa pracy. W takim przypadku przy rozwiązaniu umowy pracodawca nie musi przekazywać nowej klauzuli.
Przykład 2 – konieczność uzupełnienia obowiązku informacyjnego
Pracownik Jan Malec zatrudniony w firmie GreenTech Polska otrzymał w dniu zatrudnienia klauzulę informacyjną, która obejmowała jedynie przetwarzanie danych „w związku z obsługą zatrudnienia”. Nie wskazano tam obowiązków pracodawcy po ustaniu umowy. Przy wydawaniu świadectwa pracy pracodawca dołączył więc uzupełniającą klauzulę informacyjną, opisującą cel, podstawę prawną i okres przechowywania dokumentu.
Podsumowanie – o czym pamiętać?
✔ Obowiązek przekazania klauzuli informacyjnej przy świadectwie pracy istnieje tylko wtedy, gdy wcześniejsza klauzula nie obejmowała tego celu przetwarzania.
✔ Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy i rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej.
✔ Okres przechowywania kopii świadectwa pracy wynosi co do zasady 10 lat.
✔ Lepiej sformułować klauzulę dla pracowników od razu w sposób, który obejmie obowiązki również po zakończeniu stosunku pracy – oszczędzi to dodatkowych formalności.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 1 lit. c, art. 13 ust. 1 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
- art. 94 pkt 9a i 9b, art. 97 § 1 – Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r.)
- § 3 pkt 3 lit. d – rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
Tematy porad zawartych w poradniku
- klauzula informacyjna przy świadectwie pracy
- ochrona danych osobowych pracowników
- okres przechowywania świadectwa pracy
- obowiązki pracodawcy po ustaniu umowy o pracę
Przydatne linki do instytucji: