Przekształcenie spółki handlowej, np. spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, wiąże się z wieloma formalnościami, ale w zakresie numerów identyfikacyjnych NIP i REGON ustawodawca przewidział szczególne ułatwienia. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą martwić się o konieczność nadawania nowych numerów i aktualizowania ich w wielu urzędach czy u kontrahentów. Poniżej wyjaśniam, na jakich zasadach działa następstwo prawne w tym zakresie i jakie są konsekwencje dla firm.
Zachowanie NIP po przekształceniu spółki
Podstawa prawna
Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2024 r. poz. 375):
„NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego, z wyjątkiem (…) przekształcenia spółki handlowej w inną spółkę handlową”.
Oznacza to, że jeśli np. spółka komandytowa przekształci się w spółkę akcyjną, nowa forma prawna zachowuje ten sam numer NIP. Nie ma obowiązku występowania o nadanie nowego numeru ani aktualizowania go u kontrahentów.
Dlaczego to ważne?
- Uproszczenie formalności – nie trzeba powiadamiać urzędów i kontrahentów o zmianie NIP.
- Ciągłość rozliczeń podatkowych – deklaracje i faktury zachowują spójność identyfikacyjną.
- Brak dodatkowych kosztów związanych z aktualizacją pieczątek, druków, stron internetowych czy baz danych.
REGON – też zostaje ten sam
Podstawa prawna
Zgodnie z § 12 ust. 7 pkt 1 lit. b rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (…) (Dz.U. poz. 2009):
„Nowy numer identyfikacyjny REGON nie jest nadawany w przypadku przekształcenia spółki handlowej w inną spółkę handlową”.
W praktyce oznacza to, że po przekształceniu spółka zachowuje ten sam numer REGON, co przed zmianą formy prawnej.
Przykłady z praktyki
📄 Przykład 1 – spółka jawna w spółkę z o.o.
Spółka jawna „Nowoczesne Instalacje” z Gdyni (NIP: 586-12-34-567, REGON: 123456789) została przekształcona w spółkę z o.o. „Nowoczesne Instalacje” 15 czerwca 2025 r. Po przekształceniu firma nadal posługuje się tym samym NIP i REGON. Wystarczyło zgłosić zmianę formy prawnej w KRS i dokonać drobnych aktualizacji w CEIDG i ZUS.
📄 Przykład 2 – spółka komandytowa w spółkę akcyjną
Spółka komandytowa „Kuchnie Premium” z Poznania przekształciła się w spółkę akcyjną. W ramach procedury przekształcenia firma zachowała dotychczasowe numery NIP i REGON, co pozwoliło uniknąć konieczności informowania kilkuset kontrahentów o zmianach.
Co należy zrobić po przekształceniu?
Choć numery NIP i REGON pozostają bez zmian, spółka ma obowiązek:
- Zaktualizować dane w urzędach – KRS, ZUS, urząd skarbowy (w zakresie zmiany formy prawnej, siedziby, PKD itp.).
- Zaktualizować dokumenty firmowe – statut, umowy, regulaminy, pieczątki.
- Poinformować kontrahentów – o zmianie formy prawnej, by zachować przejrzystość współpracy.
Podsumowanie
Przy przekształceniu spółki handlowej w inną spółkę handlową:
- NIP i REGON pozostają bez zmian – wynika to z przepisów szczególnych.
- Ułatwia to kontynuację działalności bez zbędnych formalności.
- Obowiązkowe są jednak aktualizacje w rejestrach i dokumentach, a także poinformowanie partnerów biznesowych.
Podstawa prawna
- art. 12 ust. 1 pkt 2 – ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2024 r. poz. 375)
- § 12 ust. 7 pkt 1 lit. b – rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń (Dz.U. poz. 2009)
Tematy porad zawartych w poradniku: przekształcenie spółki a NIP, przekształcenie spółki a REGON, zachowanie numerów identyfikacyjnych po przekształceniu, formalności po przekształceniu spółki, rejestracja zmian w KRS
Przydatne linki urzędowe: