W polskim prawie administracyjnym często pojawiają się sytuacje, w których organ musi rozstrzygnąć, czy dane postępowanie powinno być kontynuowane, czy też nie. W praktyce przedsiębiorcy i ich pełnomocnicy mogą natknąć się na problem, gdy organ administracyjny wydaje decyzję o umorzeniu postępowania, mimo że nie ma do tego podstawy prawnej – lub wybiera nieodpowiednią formę prawną tego rozstrzygnięcia. To zagadnienie nabiera szczególnego znaczenia w kontekście sporów dotyczących sprzeciwu wobec kontroli przedsiębiorcy.
Poradnik ten wyjaśni, kiedy możliwe jest umorzenie postępowania administracyjnego w formie postanowienia, jakie błędy mogą popełniać organy administracyjne oraz jakie działania mogą podjąć przedsiębiorcy, którzy znajdą się w podobnej sytuacji. Zyskasz praktyczną wiedzę, jak reagować na decyzje urzędów w tego typu sprawach, oraz poznasz przykłady z praktyki.
Umorzenie postępowania administracyjnego – podstawy prawne i praktyczne znaczenie
Czym jest umorzenie postępowania?
Umorzenie postępowania administracyjnego to formalne zakończenie sprawy przez organ, jeśli w toku postępowania okaże się, że stało się ono bezprzedmiotowe – np. gdy zniknęła przyczyna, dla której sprawa została wszczęta, lub gdy nie można już wydać decyzji rozstrzygającej istotę sprawy.
Zgodnie z art. 105 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego:
„Gdy postępowanie stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania w całości lub w części.”
W praktyce oznacza to, że umorzenie następuje w formie decyzji administracyjnej. Przepis nie przewiduje tutaj formy postanowienia.
Błąd organu – decyzja zamiast postanowienia?
W cytowanej sprawie (wyrok WSA w Gliwicach z 9.07.2013 r., IV SA/Gl 1082/12) organ po otrzymaniu sprzeciwu przedsiębiorcy wobec kontroli wszczął odrębne postępowanie administracyjne i zakończył je decyzją o umorzeniu. Sąd uznał jednak, że było to rażące naruszenie prawa – sprzeciw wniesiono już po zakończeniu czynności kontrolnych, więc nie mógł on wywołać skutków prawnych.
W takiej sytuacji postępowanie było bezprzedmiotowe, bo organ nie mógł już podjąć żadnych działań w sprawie. Problem polegał na tym, że organ wydał decyzję, choć nie było do tego podstawy. Sąd zasugerował, że sprawę należało zakończyć w innej formie – postanowienia.
Kiedy umorzenie postępowania następuje w formie postanowienia?
Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, umorzenie postępowania co do zasady następuje w formie decyzji. Postanowienie o umorzeniu postępowania można wydać jedynie w wyjątkowych przypadkach, wyraźnie przewidzianych przepisami szczególnymi (np. na podstawie art. 138 § 2 k.p.a. w postępowaniu odwoławczym). Brak jest natomiast przepisu, który pozwalałby na umorzenie postępowania w formie postanowienia w zwykłym postępowaniu administracyjnym.
Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy organ stwierdza, że nie ma podstaw do wszczęcia postępowania. Wówczas, zgodnie z art. 61a § 1 k.p.a., może odmówić wszczęcia postępowania w formie postanowienia.
Przykład 1: Spóźniony sprzeciw wobec kontroli działalności gospodarczej
Pan Tomasz prowadził jednoosobową działalność gospodarczą w Lublinie. W maju 2024 roku została u niego przeprowadzona kontrola przez urząd skarbowy. Po zakończeniu czynności, Pan Tomasz, nie zgadzając się z trybem przeprowadzenia kontroli, wniósł sprzeciw – jednak zrobił to już po zakończeniu kontroli.
Organ, analizując sytuację, stwierdził, że sprzeciw wpłynął po upływie terminu oraz po zakończeniu czynności, a więc nie wywołuje skutków prawnych przewidzianych w art. 84c ust. 9 ustawy Prawo przedsiębiorców. Mimo to, organ wszczął nowe postępowanie i wydał decyzję o umorzeniu postępowania administracyjnego.
Wojewódzki Sąd Administracyjny, do którego trafiła skarga Pana Tomasza, uznał, że doszło do rażącego naruszenia prawa – nie było podstaw do wszczynania postępowania w tej sprawie, a umorzenie powinno nastąpić w innej formie. Sąd jednak nie wskazał, jaki przepis pozwalałby na wydanie postanowienia o umorzeniu. Autorzy praktyk prawniczych są zgodni, że brak jest takiej podstawy prawnej w obowiązujących przepisach.
Przykład 2: Wniosek bez podstawy prawnej
Spółka XYZ z Poznania złożyła wniosek do urzędu miasta o wydanie zezwolenia na prowadzenie działalności, która nie była objęta ustawą wymagającą zezwolenia. Organ rozpatrzył wniosek i wszczął postępowanie, po czym wydał decyzję o umorzeniu sprawy, uznając ją za bezprzedmiotową.
W tej sytuacji – podobnie jak w przykładzie powyżej – doszło do nieprawidłowości. Organ nie powinien był wszczynać postępowania, a w razie złożenia pisma niebędącego wnioskiem w rozumieniu k.p.a., powinien pozostawić je bez rozpoznania lub odmówić wszczęcia postępowania postanowieniem (art. 61a § 1 k.p.a.), jeśli sprawa nie podlega rozpoznaniu w trybie administracyjnym.
Jak postępować w podobnych przypadkach? Praktyczne wskazówki
- Zwróć uwagę na formę rozstrzygnięcia – decyzja czy postanowienie?
Jeżeli organ wydaje decyzję o umorzeniu postępowania, a sprawa była bezprzedmiotowa już na etapie złożenia pisma, sprawdź, czy decyzja została wydana zgodnie z przepisami. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem. - Sprawdź podstawę prawną wszczęcia postępowania
W przypadku, gdy wniosek nie spełnia wymagań ustawy lub został złożony po upływie terminu, organ powinien zastosować odpowiednią formę odmowy wszczęcia postępowania. - Pamiętaj o prawie do wniesienia skargi
Jeśli uznasz, że organ błędnie wszczął postępowanie i wydał wadliwą decyzję, możesz wnieść odwołanie lub skargę do sądu administracyjnego.
Podsumowanie
- Umorzenie postępowania administracyjnego zasadniczo następuje w formie decyzji (art. 105 § 1 k.p.a.).
- Postanowienie może być wydane w przypadkach wskazanych wyraźnie w ustawie, np. odmowa wszczęcia postępowania (art. 61a § 1 k.p.a.).
- Organy administracyjne nie mogą dowolnie wybierać formy rozstrzygnięcia – musi ona wynikać z przepisów.
- W razie błędnego zastosowania przepisów warto skorzystać z prawa do odwołania i kontroli sądowej.
Podstawa prawna
- art. 105 § 1 – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 61a § 1 – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 84c ust. 3, art. 84c ust. 9 – Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
Tematy porad zawartych w poradniku
- umorzenie postępowania administracyjnego w decyzji lub postanowieniu
- sprzeciw wobec kontroli działalności gospodarczej
- odmowa wszczęcia postępowania administracyjnego
- błędy organów w postępowaniu administracyjnym
Przydatne adresy urzędowe: