Remont w obcym środku trwałym to temat, który budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w wynajmowanych lokalach czy korzystających z cudzych maszyn. W praktyce różnica między remontem a inwestycją w obcym środku trwałym ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia kosztów podatkowych. W tym poradniku wyjaśniam, jak prawidłowo klasyfikować i rozliczać wydatki poniesione na cudze środki trwałe – zarówno remonty, jak i ulepszenia.
Kiedy mamy do czynienia z remontem w obcym środku trwałym?
Najpierw wyjaśnijmy, czym jest obcy środek trwały. To po prostu majątek (np. lokal, budynek, maszyna), który nie należy do przedsiębiorcy, lecz jest przez niego wykorzystywany – najczęściej na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia. Przykładem może być sklep wynajęty w centrum handlowym lub linia produkcyjna udostępniona na podstawie umowy leasingu operacyjnego.
Remont w takim majątku oznacza wykonanie prac przywracających środek trwały do stanu pierwotnego, umożliwiających dalsze korzystanie z niego zgodnie z pierwotnym przeznaczeniem. Typowe prace remontowe to:
- wymiana zużytych elementów,
- naprawa instalacji,
- malowanie ścian,
- odnowienie posadzek,
- usuwanie awarii.
WAŻNE: Remont nie zwiększa wartości użytkowej środka trwałego ani nie przedłuża jego okresu użytkowania ponad pierwotny czas – po prostu przywraca mu dawną sprawność.
Przykład 1 – Remont w wynajętym lokalu usługowym
Pani Joanna prowadzi salon fryzjerski w wynajętym lokalu w Lublinie. W 2025 roku zleciła wymianę instalacji wodno-kanalizacyjnej, położenie nowych płytek oraz odmalowanie ścian. Koszt całości wyniósł 18 000 zł. Prace miały na celu przywrócenie lokalu do stanu pozwalającego na dalsze świadczenie usług, bez wprowadzania żadnych zmian w układzie czy funkcjonalności lokalu.
Wydatki te są typowym remontem w obcym środku trwałym – pani Joanna może zaliczyć całą kwotę bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w roku poniesienia wydatku.
Inwestycja czy remont – jak odróżnić wydatki?
Różnica między remontem a inwestycją (ulepszeniem) w obcym środku trwałym jest bardzo istotna podatkowo. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.):
- Inwestycją w obcym środku trwałym są nakłady, które ulepszają cudzy majątek – czyli zwiększają jego wartość użytkową, przedłużają okres użytkowania, przystosowują do nowych funkcji lub znacząco podnoszą standard techniczny.
- Takie wydatki należy rozliczać jako środek trwały podatnika, podlegający amortyzacji przez okres używania.
Remont natomiast to odtworzenie pierwotnego stanu technicznego – nie zwiększa wartości użytkowej ani nie zmienia przeznaczenia środka trwałego.
Przykład 2 – Ulepszenie a remont: granica w praktyce
Firma „Dobra Kawa” wynajmuje lokal na kawiarnię w Gdańsku. W 2025 roku właściciele postanowili nie tylko odmalować ściany i naprawić przeciekający dach (remont, koszt 22 000 zł), ale także zainstalować profesjonalny system klimatyzacji i wymienić oświetlenie na energooszczędne LED (ulepszenie, koszt 45 000 zł).
Co z rozliczeniem podatkowym?
- Koszty remontu – 22 000 zł – firma zalicza bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.
- Koszty ulepszenia – 45 000 zł – firma ujmuje jako inwestycję w obcym środku trwałym i amortyzuje przez okres używania, zgodnie z przepisami o środkach trwałych.
Zasady rozliczania kosztów remontu w obcym środku trwałym
Zgodnie z interpretacjami organów podatkowych oraz przepisami ustawy o CIT, koszty remontów w obcym środku trwałym rozlicza się bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów, nie zwiększając wartości początkowej środka trwałego.
Jakie warunki należy spełnić?
- Przedsiębiorca musi korzystać z cudzego środka trwałego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
- Prace remontowe nie mogą mieć charakteru ulepszenia (czyli nie mogą zwiększać wartości użytkowej środka trwałego ani zmieniać jego przeznaczenia).
- Muszą być udokumentowane (faktury, protokoły odbioru prac, umowa najmu).
⚠️ Uwaga: Prace polegające na przebudowie, modernizacji, rozbudowie lub adaptacji (np. zmiana układu pomieszczeń, podniesienie standardu lokalu) są traktowane jako ulepszenie, a nie remont – te wydatki muszą być amortyzowane.
Remont czy ulepszenie? – kluczowe orzecznictwo i interpretacje
Jak podkreśla Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 7.10.2022 r. (0111-KDIB2-1.4010.460.2022.1.MKU):
„Inwestycją w obcym środku trwałym nie są wydatki na remont obcego środka trwałego, lecz nakłady powodujące jego ulepszenie. […] W sytuacji gdy w obcym środku trwałym wykonane będą prace konserwacyjne lub mające charakter odtworzeniowy, przywracający środkowi trwałemu pierwotny poziom techniczny (remont), poniesione na ten cel nakłady nie będą stanowiły u podatnika inwestycji w obcym środku trwałym. Poniesione wydatki, jako wydatki remontowe będą mogły zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów”.
Podobne stanowisko znajduje potwierdzenie w licznych orzeczeniach sądów administracyjnych. Jeżeli masz wątpliwość, jak zakwalifikować swoje wydatki – warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.
Podsumowanie – kluczowe wnioski i wskazówki dla przedsiębiorcy
Remont w obcym środku trwałym polega wyłącznie na przywróceniu pierwotnego stanu technicznego rzeczy, z której korzystasz na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia.Wydatki na remont nie powiększają wartości początkowej środka trwałego i możesz je rozliczyć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów, jeśli są odpowiednio udokumentowane.Jeśli natomiast dokonujesz ulepszeń, które podnoszą wartość użytkową środka trwałego (np. instalacja nowych systemów, rozbudowa), to poniesione nakłady muszą być rozliczane jako inwestycja w obcym środku trwałym i podlegają amortyzacji przez czas ich używania.Dokumentacja – zbieraj i przechowuj wszelkie faktury, umowy oraz protokoły odbioru prac, które potwierdzają zakres wykonanych czynności i ich charakter.W przypadku wątpliwości, czy dany wydatek to remont, czy już ulepszenie, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.
Pamiętaj: Prawidłowe rozliczenie kosztów remontu w cudzym środku trwałym ma realne znaczenie dla wysokości podatku dochodowego i bezpieczeństwa podatkowego firmy.
Podstawa prawna
art. 16a ust. 2 pkt 1, art. 16g ust. 13 – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 2268 ze zm.)
rozliczenie remontu w wynajętym lokalu 2025inwestycja w obcym środku trwałym a koszty podatkoweróżnica między remontem a ulepszeniem środka trwałegokoszty remontu a amortyzacja w cudzym majątku
https://www.podatki.gov.pl – oficjalny portal podatkowy Ministerstwa Finansówhttps://www.biznes.gov.pl – rządowy portal dla przedsiębiorcówhttps://interpretacje-podatkowe.org – baza interpretacji indywidualnych KIShttps://www.gov.pl/web/kas – Krajowa Administracja Skarbowa