W obecnych realiach gospodarczych wielu przedsiębiorców, zwłaszcza prowadzących małe firmy, może stanąć przed koniecznością czasowego obniżenia kosztów zatrudnienia. Jednym z rozwiązań przewidzianych przez Kodeks pracy jest porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia – narzędzie pozwalające firmie przetrwać trudniejszy okres bez konieczności przeprowadzania zwolnień. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy i jak można zastosować takie rozwiązanie, jak przebiega procedura oraz o czym należy pamiętać, by nie narazić się na zarzuty naruszenia prawa pracy.
Dlaczego temat jest ważny?
W dobie niestabilności gospodarczej i rosnących kosztów prowadzenia działalności, przedsiębiorcy często muszą elastycznie zarządzać polityką kadrową. Porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia umożliwia szybkie dostosowanie kosztów pracy do bieżącej sytuacji finansowej firmy, bez konieczności wypowiadania umów czy dokonywania zwolnień grupowych. Dla pracodawców to narzędzie ratunkowe, dla pracowników – gwarancja utrzymania miejsc pracy nawet w trudniejszym okresie. Pamiętaj jednak: prawidłowe przeprowadzenie tej procedury jest kluczowe dla uniknięcia sporów sądowych i zarzutów naruszenia praw pracowniczych.
Kiedy można zawrzeć porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia?
Porozumienie to może zostać zawarte w przypadku, gdy:
- firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy,
- zatrudnia mniej niż 20 pracowników (liczonych bez względu na rodzaj umowy o pracę, ale nie wlicza się tu osób na umowach cywilnoprawnych czy pracowników tymczasowych „wypożyczonych” z agencji pracy tymczasowej),
- wystąpi uzasadniona sytuacja finansowa pracodawcy, która wymaga czasowego obniżenia kosztów zatrudnienia.
Przykład 1:
Firma Pol-Tech Solutions z Białegostoku zatrudnia 15 osób na umowach o pracę. W wyniku utraty kluczowego kontraktu jej sytuacja finansowa gwałtownie się pogorszyła. Zarząd postanowił czasowo obniżyć wynagrodzenia oraz zredukować premie, aby uniknąć zwolnień. Nie jest objęta układem zbiorowym pracy, więc może zawrzeć porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia.
Przykład 2:
Spółka GastroLine z Gdyni zatrudnia 22 osoby, w tym 10 na umowach cywilnoprawnych, a 12 na umowach o pracę. Z racji przekroczenia progu 20 pracowników na etatach, nie może skorzystać z tej procedury.
Kto może być stroną porozumienia?
W zależności od struktury firmy i obecności organizacji związkowych, porozumienie zawierane jest:
- ze związkami zawodowymi – jeśli w firmie działa zakładowa lub międzyzakładowa organizacja związkowa.
Jeśli funkcjonuje kilka organizacji, muszą one przedstawić wspólne stanowisko; bez tego zawarcie porozumienia nie jest możliwe. - z przedstawicielstwem pracowników – jeśli nie ma związków zawodowych, pracownicy wyłaniają swoje przedstawicielstwo w trybie przyjętym w firmie (najczęściej w drodze głosowania). Pracodawca ma obowiązek umożliwić przeprowadzenie takich wyborów.
Jakie warunki można zmienić na mniej korzystne?
Porozumienie może dotyczyć wyłącznie warunków wynikających z umów o pracę, czyli np. wynagrodzenia, premii, dodatków, wymiaru czasu pracy – czyli elementów uzgodnionych między stronami w umowie.
Nie można natomiast zawieszać lub zmieniać na niekorzyść pracownika tych elementów umowy, które wynikają bezpośrednio z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy (np. minimalne wynagrodzenie za pracę, uprawnienia rodzicielskie, zasady BHP).
Przykład:
Porozumienie nie może przewidywać, że wynagrodzenie zasadnicze pracownika zostanie obniżone poniżej ustawowego minimum lub że zostanie on pozbawiony prawa do urlopu wypoczynkowego.
Jak wygląda procedura zawarcia porozumienia krok po kroku?
- Ocena sytuacji finansowej firmy i podjęcie decyzji o konieczności czasowego pogorszenia warunków zatrudnienia.
- Wyłonienie strony reprezentującej pracowników – związki zawodowe lub przedstawicielstwo pracowników.
- Negocjacje i ustalenie warunków porozumienia – określenie, które warunki ulegną zmianie i na jaki czas.
- Sporządzenie pisemnego porozumienia, w którym należy wskazać m.in.:
- które warunki ulegają zmianie,
- okres obowiązywania porozumienia (nie dłuższy niż 3 lata!),
- datę wejścia w życie.
- Podpisanie porozumienia przez obie strony.
- Przekazanie porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy – to obowiązek informacyjny, a nie warunek ważności dokumentu.
Od kiedy obowiązują nowe warunki? Jak długo mogą trwać?
- Zmiana warunków zatrudnienia następuje z chwilą wejścia w życie porozumienia – nie trzeba dokonywać indywidualnych wypowiedzeń zmieniających.
- Maksymalny czas obowiązywania porozumienia to 3 lata (nawet jeśli porozumienie zostanie zawarte w kilku turach, łączny okres nie może przekroczyć 3 lat).
- Po upływie okresu obowiązywania porozumienia, automatycznie wracają pierwotne warunki umów o pracę.
O czym jeszcze musisz pamiętać? Najczęstsze błędy i ryzyka ⚠️
- Nie można wprowadzić porozumienia u pracodawcy objętego układem zbiorowym pracy.
- Pracownicy tymczasowi i osoby na umowach cywilnoprawnych nie są wliczani do limitu 20 pracowników.
- Niedopełnienie obowiązku przekazania porozumienia inspektorowi pracy nie powoduje jego nieważności, ale jest naruszeniem przepisów.
- Porozumienie musi być jasno sformułowane – najlepiej w formie pisemnej, z wyszczególnieniem warunków podlegających zmianie oraz czasu obowiązywania.
- Nie można zawiesić uprawnień wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących (np. minimalna pensja, urlopy, ochrona rodzicielska).
Podsumowanie – Kluczowe wskazówki
- Porozumienie o mniej korzystnych warunkach pracy to legalne narzędzie ratowania firmy w kryzysie, ale musi być zawarte zgodnie z określoną procedurą.
- W praktyce kluczowe znaczenie ma wyraźne określenie stron, czasu trwania i zakresu zmian.
- Pracodawca nie może samodzielnie narzucać takich warunków – potrzebne jest porozumienie z reprezentacją pracowników.
- Po zakończeniu okresu obowiązywania porozumienia wracają pierwotne warunki zatrudnienia, bez potrzeby podejmowania dodatkowych czynności.
Podstawa prawna
- art. 231a Kodeksu pracy – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
- art. 30 ust. 5 Ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
Tematy porad zawartych w poradniku
- porozumienie mniej korzystne warunki pracy 2025
- jak zawrzeć porozumienie zmieniające warunki pracy
- procedura zmiany warunków zatrudnienia w kryzysie
- uprawnienia pracodawcy w sytuacji kryzysowej
- prawa pracownika przy obniżeniu wynagrodzenia
Przydatne adresy urzędowe
- https://www.pip.gov.pl (Państwowa Inspekcja Pracy)
- https://www.gov.pl/web/rodzina (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej)
- https://www.sejm.gov.pl (System Informacji Prawnej Sejmu RP)