Wprowadzenie procedury ochrony sygnalistów to jedno z najważniejszych wyzwań dla polskich firm i instytucji w 2024 roku. Wraz z wejściem w życie ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, każdy pracodawca zatrudniający określoną liczbę osób musi przygotować się na nowe obowiązki. Przedsiębiorcy powinni wiedzieć, kogo dotyczą przepisy, jak krok po kroku wdrożyć odpowiednią procedurę i jakie ryzyka niesie brak dostosowania się do nowych wymagań.
Dzięki temu poradnikowi dowiesz się, czym jest procedura zgłoszeń wewnętrznych, jak ją wprowadzić w swojej organizacji, a także jakie praktyczne korzyści i zagrożenia wiążą się z ochroną sygnalistów. Wszystkie zagadnienia wyjaśniam prostym językiem, popierając praktycznymi przykładami.
Dlaczego ochrona sygnalistów jest ważna dla Twojej firmy?
Nowe przepisy nie są tylko „kolejnym obowiązkiem prawnym” – właściwe wdrożenie ochrony sygnalistów pozwala organizacji szybciej wykrywać i eliminować nieprawidłowości, budować zaufanie wśród pracowników oraz minimalizować ryzyko wizerunkowe i finansowe. Sygnaliści to osoby, które – dzięki swojej pracy w organizacji – mają bezpośredni dostęp do informacji o naruszeniach prawa. Bez odpowiednich kanałów zgłoszeń, takie informacje mogą nigdy nie trafić do osób decyzyjnych, a sprawy ujawnione publicznie często prowadzą do poważnych konsekwencji dla firmy.
Kogo dotyczą nowe obowiązki? (próg 50 osób i działalność sektorowa)
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy wszystkich pracodawców, u których – na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku – pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Dotyczy to zarówno osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (przeliczanych na etaty), jak i współpracowników na podstawie innych umów (np. zlecenia, B2B), jeśli sami nie są pracodawcami.
Dodatkowo, bez względu na liczbę zatrudnianych osób, obowiązek ten obejmuje firmy z tzw. „sektorów wrażliwych”, czyli np. instytucje finansowe, podmioty działające w branży AML/CFT, transportowej lub ochrony środowiska.
Przykład 1 (firma handlowa):
Firma „Mikołajek sp. z o.o.” z Opola zatrudnia na umowę o pracę 28 osób (odpowiednik 25 etatów) oraz regularnie współpracuje z 30 zleceniobiorcami i freelancerami. W sumie – zgodnie z ustawą – firma przekracza próg 50 osób i musi wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłoszeń.
Przykład 2 (sektor bankowy):
Bank spółdzielczy w małym mieście zatrudnia 17 pracowników, jednak prowadzi działalność w zakresie usług finansowych. W tym przypadku – mimo niewielkiej liczby pracowników – bank jest zobowiązany do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Mniejsze firmy
Jeśli w Twojej firmie zatrudniasz mniej niż 50 osób i nie prowadzisz działalności w sektorze wrażliwym, nie masz ustawowego obowiązku wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Możesz jednak wdrożyć ją dobrowolnie, by zwiększyć transparentność i sprawność zarządzania.
Czym jest procedura zgłoszeń wewnętrznych i jak ją opracować?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych to formalny dokument, który określa, kto w firmie przyjmuje zgłoszenia, jakie są dostępne kanały zgłaszania naruszeń prawa, w jaki sposób rozpatrywane są zgłoszenia (także anonimowe), a także jakie są terminy i obowiązki informacyjne wobec sygnalistów.
Elementy obowiązkowej procedury:
- Podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń – może to być wyznaczona osoba, komórka organizacyjna lub firma zewnętrzna.
- Opis kanałów zgłoszeń – muszą umożliwiać zgłaszanie pisemne (papierowe lub elektroniczne) oraz ustne (np. telefon, spotkanie).
- Osoba lub jednostka odpowiedzialna za działania następcze – najlepiej, by była bezstronna.
- Informacja o trybie przyjmowania zgłoszeń anonimowych – to pracodawca decyduje, czy i jak rozpatruje zgłoszenia bez danych zgłaszającego.
- Obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia – w terminie do 7 dni.
- Obowiązek podjęcia działań następczych – niezwłocznie, z należytą starannością.
- Obowiązek przekazania informacji zwrotnej sygnaliście – do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
- Informacje o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego – np. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego.
Wdrożenie procedury krok po kroku – praktyczny przewodnik
Krok 1: Analiza sytuacji prawnej i wyznaczenie odpowiedzialnych
Rozpocznij od sprawdzenia, czy Twoja firma jest objęta obowiązkiem ustawowym. Warto od razu wskazać osoby lub zespoły, które będą odpowiedzialne za wdrożenie i obsługę procedury.
Krok 2: Wybór i uruchomienie kanałów zgłoszeń
Kanały powinny być bezpieczne i poufne. Możesz wybrać:
- skrzynki papierowe,
- specjalne adresy e-mail,
- platformy online,
- dedykowane linie telefoniczne,
- możliwość zgłoszenia ustnego podczas spotkania.
W praktyce najwięcej zaufania budzą niezależne systemy elektroniczne, obsługiwane przez zewnętrzne podmioty, ale to rozwiązanie najczęściej stosują duże firmy.
Krok 3: Opracowanie i konsultacja treści procedury
Procedurę należy skonsultować z organizacjami związkowymi, a jeśli ich nie ma – z przedstawicielami pracowników. Konsultacje powinny trwać minimum 5, maksimum 10 dni. Po tym czasie ostateczna decyzja należy do pracodawcy.
Krok 4: Wprowadzenie procedury w życie
Po ogłoszeniu procedury pracownicy muszą mieć do niej łatwy dostęp. Nie trzeba odbierać od nich podpisów, ale powinni mieć realną możliwość zapoznania się z dokumentem. Nowym pracownikom procedura musi być przedstawiona jeszcze przed zatrudnieniem.
Krok 5: Przegląd i aktualizacja dokumentów organizacyjnych
Warto uzupełnić regulaminy, polityki prywatności i dokumentację RODO o zapisy dotyczące ochrony sygnalistów. Można opracować wzory zgłoszeń i instrukcje postępowania dla osób przyjmujących zgłoszenia.
Krok 6: Opcjonalny outsourcing
Możesz zdecydować się na powierzenie obsługi zgłoszeń firmie zewnętrznej (np. przyjmowanie zgłoszeń, potwierdzanie ich otrzymania, przekazywanie informacji zwrotnej). Zasadniczo jednak postępowania wyjaśniające i działania następcze powinny być prowadzone wewnętrznie.
Przykłady praktyczne
Przykład 1 – produkcja i B2B
Fabryka „EkoWydruk S.A.” z Gorzowa zatrudnia 38 osób na etatach i współpracuje na stałe z 20 osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą (B2B). Łączna liczba zatrudnionych przekracza 50, więc firma musi wdrożyć procedurę zgłoszeń. Zarząd decyduje się na wdrożenie elektronicznej platformy obsługiwanej przez zewnętrznego operatora oraz tradycyjną skrzynkę zgłoszeń w biurze.
Przykład 2 – firma usługowa poniżej progu
Agencja reklamowa „PixelArt” z Poznania zatrudnia 9 osób. Nie prowadzi działalności w sektorze wrażliwym. Agencja nie musi wdrażać procedury zgłoszeń, ale decyduje się na dobrowolne przyjęcie prostych zasad zgłaszania nieprawidłowości, dając pracownikom poczucie bezpieczeństwa.
Najczęściej popełniane błędy przy wdrożeniu procedury zgłoszeń
- Brak lub niepełne wdrożenie wymaganych kanałów zgłoszeń.
- Niespełnienie obowiązku konsultacji treści procedury z pracownikami.
- Niedostosowanie procedury do realiów organizacji (np. kopiowanie wzorów z internetu).
- Niewystarczające szkolenia i brak materiałów informacyjnych dla pracowników.
- Zapomnienie o aktualizacji dokumentacji RODO.
- Brak odpowiedzi na zgłoszenie w wymaganym terminie.
Kluczowe wskazówki dla przedsiębiorców
- Nie zwlekaj z wdrożeniem procedury – ustawa wchodzi w życie już 25 września 2024 r.
- Dostosuj rozwiązania do skali i specyfiki firmy – nie każde rozwiązanie sprawdzi się w każdej organizacji.
- Postaw na komunikację i edukację – wyjaśnij pracownikom, po co są kanały zgłoszeń i jak je bezpiecznie wykorzystywać.
- Zapewnij poufność i ochronę sygnalistom – to podstawa budowania zaufania.
- Pamiętaj o regularnej aktualizacji procedury i szkoleń.
Podsumowanie
Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych to nie tylko wymóg prawny, ale szansa na podniesienie standardów zarządzania i lepszą ochronę firmy przed ryzykiem. Najważniejsze, by nie ograniczać się do formalności – procedura musi działać w praktyce, a pracownicy muszą mieć do niej zaufanie. Odpowiednio zaprojektowane kanały zgłoszeń oraz jasne zasady rozpatrywania zgłoszeń są kluczem do skutecznej ochrony sygnalistów.
Podstawa prawna
- art. 2 pkt 5, art. 4 pkt 14, art. 29 ust. 1 pkt 1 – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
- wybrane regulacje: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937
- art. 28 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
Tematy porad zawartych w poradniku
- ochrona sygnalistów 2025
- procedura zgłoszeń wewnętrznych w firmie
- wdrożenie kanałów zgłoszeń sygnalistów
- obowiązki pracodawców ustawa sygnaliści
- jak chronić sygnalistów w organizacji
Przydatne adresy urzędowe
- https://bip.brpo.gov.pl (Rzecznik Praw Obywatelskich)
- https://uokik.gov.pl (Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów)
- https://uodo.gov.pl (Urząd Ochrony Danych Osobowych)
- https://isap.sejm.gov.pl (Internetowy System Aktów Prawnych)