Nieudokumentowane wpłaty wspólnika na konto spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to sytuacja, która budzi uzasadnione wątpliwości wśród księgowych i osób odpowiedzialnych za sporządzanie sprawozdań finansowych. Ten poradnik podpowiada, jak zgodnie z przepisami oraz z zachowaniem należytej staranności ująć takie transakcje w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym, minimalizując ryzyko odpowiedzialności.
W praktyce działalności gospodarczej często spotyka się przypadki, gdy wspólnik dokonuje wpłat na rachunek bankowy spółki, nie przedstawiając jednak żadnych podstaw prawnych ani dokumentów, które by te przelewy uzasadniały. Tego rodzaju operacje mogą rodzić wiele pytań: jak je zaksięgować, czy wymagają one ujawnienia w informacji dodatkowej, a także czy osoba prowadząca księgi powinna podpisać sprawozdanie finansowe w takiej sytuacji. W niniejszym poradniku znajdziesz odpowiedzi oparte na aktualnych przepisach i dobrych praktykach.
Jak prawidłowo ująć nieudokumentowaną wpłatę wspólnika w sprawozdaniu finansowym?
Zasada ekonomicznej treści zdarzenia
Kluczowym przepisem, który powinien kierować księgowym i osobami odpowiedzialnymi za sprawozdanie finansowe, jest art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Stanowi on, że wszystkie operacje gospodarcze muszą być ujmowane zgodnie z ich treścią ekonomiczną, a nie tylko formą prawną. W praktyce oznacza to, że wpłata na rachunek spółki, która nie została poparta umową pożyczki, podwyższeniem kapitału czy innym tytułem, nie może być automatycznie zakwalifikowana jako przychód czy wkład własny.
Jak to zrobić w praktyce?
Najlepszą praktyką w takiej sytuacji jest wykazanie otrzymanych środków w bilansie jako inne zobowiązania krótkoterminowe (np. wobec wspólnika lub wobec podmiotu dokonującego przelewu). Środki te, do czasu wyjaśnienia ich charakteru, nie mogą być zaksięgowane ani jako przychód, ani jako podwyższenie kapitału zakładowego. Dzięki temu zachowujesz ostrożność i zgodność z przepisami.
Przykład 1:
Spółka ABK sp. z o.o. z Poznania otrzymała w styczniu 2025 r. na swój rachunek bankowy 60 000 zł od niemieckiej firmy, której właścicielem jest jeden ze wspólników, pan Dieter Kruger. Spółka wezwała wspólnika do przedstawienia umowy lub innej dokumentacji, która uzasadniałaby przelew, ale do momentu sporządzania sprawozdania finansowego nie otrzymała żadnych wyjaśnień. Księgowa spółki ujęła środki jako zobowiązanie krótkoterminowe wobec osoby powiązanej (wspólnika lub podmiotu powiązanego).
Przykład 2:
Spółka XY Invest sp. z o.o. z Warszawy otrzymała kilkakrotnie w 2024 r. przelewy od wspólnika zza granicy. Nie przedstawiono umowy pożyczki ani uchwały o dopłatach. Wpłaty zaksięgowano na koncie „Inne zobowiązania”. Spółka dodała wzmiankę w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego, informując o charakterze tych wpłat.
Czy wzmianka o takich operacjach jest wymagana w informacji dodatkowej?
Jeżeli kwota dokonanych wpłat jest istotna z punktu widzenia sprawozdania finansowego, zaleca się umieszczenie dodatkowej informacji na ten temat w informacji dodatkowej. Opis powinien zawierać, że spółka otrzymała środki od wspólnika lub podmiotu powiązanego, nie posiadając jednak dokumentów wyjaśniających ich charakter. Wzmianka ta mobilizuje wspólnika do przedstawienia stosownych dokumentów i zabezpiecza księgowego na wypadek kontroli.
Czy można odmówić podpisania sprawozdania finansowego?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, osoba prowadząca księgi rachunkowe oraz kierownik jednostki są zobowiązani do podpisania sprawozdania finansowego. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia, które należy dołączyć do sprawozdania. W opisanym przypadku, jeżeli transakcje zostały ujęte zgodnie z ich treścią ekonomiczną i odpowiednio ujawnione w informacji dodatkowej (przy istotnych kwotach), ryzyko dla osoby podpisującej sprawozdanie jest minimalne.
Podsumowanie – kluczowe wskazówki:
- Wpłaty bez podstawy prawnej ujmuj jako inne zobowiązania krótkoterminowe (nie jako przychód ani kapitał własny).
- Jeśli kwota jest istotna – ujawnij ją w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego.
- Dokładnie dokumentuj korespondencję ze wspólnikiem (wezwania o dokumenty, odpowiedzi), by wykazać należytą staranność.
- Podpisz sprawozdanie, jeżeli operacje zostały prawidłowo ujęte i ujawnione. Odmowa wymaga pisemnego uzasadnienia.
- Dbaj o przejrzystość i rzetelność – podpisanie sprawozdania to potwierdzenie zgodności z ustawą.
Podstawa prawna
- art. 4 ust. 2, art. 52 ust. 2 i 2a, art. 77 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- „nieudokumentowane wpłaty wspólnika sprawozdanie finansowe”
- „ujmowanie środków od wspólnika bez dokumentów”
- „informacja dodatkowa w sprawozdaniu 2025”
- „odpowiedzialność za podpisanie sprawozdania finansowego”