Współczesny rynek pracy wymusza na pracodawcach coraz bardziej zaawansowane podejście do zarządzania zasobami ludzkimi. Nie wystarczy już tylko sprawna rekrutacja – kluczowe staje się również właściwe zarządzanie talentami w trakcie zatrudnienia, zapewnienie pracownikom możliwości rozwoju oraz efektywna komunikacja wewnętrzna. Dodatkowym wyzwaniem jest postępująca digitalizacja tych procesów, która z jednej strony daje ogromne możliwości, a z drugiej stawia przed przedsiębiorcami szereg wymagań prawnych i organizacyjnych. W tym poradniku wyjaśniam, jak podejść do digitalizacji procesów HR w trakcie zatrudnienia, na co zwrócić uwagę oraz jak skutecznie i legalnie wdrożyć nowoczesne narzędzia cyfrowe w swoim biznesie.
Dlaczego digitalizacja procesów HR jest ważna?
Digitalizacja w HR to nie tylko moda – dla wielu firm stała się koniecznością. Zdalna praca, rozproszone zespoły, szybkie tempo zmian na rynku i rosnące oczekiwania pracowników sprawiają, że tradycyjne metody zarządzania nie zawsze się sprawdzają. Nowoczesne rozwiązania cyfrowe pozwalają:
- Przyspieszyć i uprościć komunikację z pracownikami,
- Ułatwić zarządzanie talentami i ścieżkami rozwoju zawodowego,
- Podnieść efektywność szkoleń oraz lepiej monitorować ich rezultaty,
- Skrócić czas potrzebny na obsługę spraw kadrowych,
- Zwiększyć atrakcyjność firmy jako pracodawcy.
Pracownicy oczekują dziś szybkiego dostępu do informacji, sprawnego procesu obsługi spraw kadrowych czy nowoczesnych szkoleń online. Pracodawcy natomiast zyskują lepszą kontrolę nad realizacją procesów HR i możliwość optymalizacji kosztów.
Zarządzanie talentami na etapie zatrudnienia
Czym jest zarządzanie talentami?
Zarządzanie talentami obejmuje wszystkie działania zmierzające do zidentyfikowania, rozwijania i utrzymania w firmie najbardziej wartościowych pracowników. Chodzi o to, by zapewnić organizacji stały dostęp do kompetencji niezbędnych do realizacji jej celów biznesowych.
Proces zarządzania talentami w praktyce obejmuje m.in.:
- Wstępną ocenę kompetencji i potencjału pracownika po zatrudnieniu,
- Planowanie indywidualnych ścieżek rozwoju,
- Systematyczną ocenę efektów pracy i postępów,
- Wdrażanie programów rozwojowych (np. mentoring, coaching, szkolenia online),
- Tworzenie systemów motywacyjnych i retencyjnych.
Przykład 1:
Spółka Novalab zatrudnia regularnie specjalistów IT. Po zatrudnieniu nowego programisty korzysta z platformy cyfrowej, która automatycznie ocenia kompetencje pracownika na podstawie testów online oraz opinii zespołu. Na tej podstawie system proponuje indywidualny plan rozwoju oraz ścieżkę awansu.
Przykład 2:
Firma El-Dom z branży budowlanej wdrożyła cyfrową bazę talentów. Po przeprowadzeniu corocznej oceny pracowniczej dane trafiają do systemu, który automatycznie identyfikuje osoby z potencjałem do awansu na stanowiska kierownicze i sugeruje im udział w programach szkoleniowych online.
Szkolenia pracownicze a digitalizacja
Obowiązek pracodawcy w zakresie szkoleń
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 94 pkt 6 Kodeksu pracy). Oznacza to nie tylko zapewnienie dostępu do szkoleń, ale także realne wsparcie rozwoju zawodowego.
Współczesne narzędzia cyfrowe umożliwiają:
- Organizację szkoleń online i webinariów dostępnych dla pracowników z różnych lokalizacji,
- Monitorowanie postępów i wyników za pomocą testów oraz certyfikatów online,
- Przechowywanie historii szkoleń i uprawnień w jednym miejscu,
- Automatyczne przypomnienia o wymaganych szkoleniach (np. BHP).
Przykład:
Spółka GreenRoof, posiadająca oddziały w całej Polsce, korzysta z platformy szkoleniowej, dzięki której pracownicy mogą realizować wymagane szkolenia BHP online, a system automatycznie informuje dział HR o wygasających uprawnieniach i konieczności ponownego szkolenia.
Efektywna komunikacja wewnętrzna w erze cyfrowej
Obowiązki pracodawcy a cyfrowa komunikacja
Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy jest organizowanie procesu pracy, co obejmuje również zapewnienie sprawnej komunikacji z pracownikami (art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy). W praktyce coraz więcej firm korzysta z narzędzi cyfrowych – komunikatorów, wewnętrznych platform informacyjnych, systemów powiadomień czy firmowych aplikacji mobilnych.
Najczęściej wykorzystywane rozwiązania:
- Komunikatory firmowe (np. Microsoft Teams, Slack) – szybka wymiana informacji i plików,
- Platformy do ogłoszeń i ankiet dla pracowników,
- Systemy zgłaszania wniosków urlopowych czy zwolnień online.
Przykład:
W firmie RetailForce pracownicy mają dostęp do firmowej aplikacji, gdzie na bieżąco pojawiają się komunikaty dotyczące pracy, zmian w grafiku czy informacje o szkoleniach. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu są zawsze na bieżąco, a dział HR może sprawnie zarządzać komunikacją bez konieczności wysyłania maili do każdego pracownika osobno.
Digitalizacja procesów HR a ochrona danych osobowych
Choć procesy takie jak zarządzanie talentami, szkolenia czy komunikacja nie są jeszcze szczegółowo uregulowane w przepisach dotyczących digitalizacji, nie oznacza to, że pracodawcy mają w tym zakresie pełną dowolność. Każde wdrożenie narzędzi cyfrowych w HR musi uwzględniać obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w tym przede wszystkim RODO oraz przepisy Kodeksu pracy dotyczące zakresu danych, które pracodawca może gromadzić i przetwarzać.
Kluczowe zasady:
- Przetwarzanie wyłącznie tych danych, które są niezbędne do realizacji celu (np. szkolenie, ocena kompetencji, komunikacja),
- Zapewnienie bezpieczeństwa danych – ochrona przed utratą, nieuprawnionym dostępem czy zmianą,
- Informowanie pracowników o zakresie i celu przetwarzania ich danych,
- W przypadku narzędzi oferowanych przez zewnętrznych dostawców – weryfikacja zgodności z RODO i zawarcie odpowiednich umów powierzenia danych.
Podsumowanie – co powinien zrobić pracodawca wdrażając digitalizację HR?
- Zidentyfikuj procesy HR, które możesz lub powinieneś zdigitalizować (zarządzanie talentami, szkolenia, komunikacja).
- Sprawdź, jakie narzędzia cyfrowe najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom i są zgodne z prawem.
- Zapewnij bezpieczeństwo i zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
- Szkol pracowników z zasad korzystania z nowych rozwiązań.
- Regularnie monitoruj skuteczność wdrożonych narzędzi i reaguj na zgłaszane potrzeby.
Podstawa prawna
- art. 94 pkt 1, pkt 6 – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
- art. 221 § 1–3 – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
Tematy porad zawartych w poradniku
- digitalizacja HR w firmie
- szkolenia online pracowników
- zarządzanie talentami cyfrowo
- komunikacja wewnętrzna pracodawcy
- ochrona danych osobowych w HR
Przydatne adresy urzędowe
- https://www.gov.pl/web/rodzina (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej)
- https://uodo.gov.pl/ (Urzęd Ochrony Danych Osobowych)
- https://www.gov.pl/web/npi (Serwis informacyjny dla pracodawców)