Dlaczego warto zrozumieć okres przejściowy w e-doręczeniach?
Trwająca reforma doręczeń elektronicznych, oparta o ustawę z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (dalej: u.d.e.), wywołuje liczne wątpliwości w praktyce działania urzędów, sądów administracyjnych, jak i przedsiębiorców. Kluczowym źródłem niepewności jest tzw. okres przejściowy – czas pomiędzy wejściem w życie przepisów a obowiązkowym ich stosowaniem przez poszczególne podmioty. Różne daty wdrożeń, współistnienie różnych kanałów komunikacji (ePUAP, ADE, PURDE, PUH) oraz rozbieżne praktyki organów budzą pytania o skuteczność doręczeń, moment ich dokonania, a także o obowiązki stron postępowań.
W niniejszym poradniku wyjaśniam, co dokładnie obowiązuje w różnych fazach okresu przejściowego, kto i kiedy ma obowiązek stosowania nowych form doręczeń oraz jak uniknąć błędów, które mogą mieć poważne skutki procesowe.
I. Doręczenia elektroniczne przed 1 października 2024 r.
Obowiązki przed aktualizacją terminu wdrożenia PURDE i PUH
Reforma doręczeń elektronicznych formalnie rozpoczęła się 5 października 2021 r., kiedy to weszła w życie nowelizacja m.in. Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) oraz Ordynacji podatkowej. Jednak samo wejście w życie przepisów nie oznacza automatycznego obowiązku ich stosowania.
Zgodnie z art. 155 u.d.e., daty rozpoczęcia stosowania nowych usług doręczeń przez różne grupy podmiotów publicznych (takich jak ministerstwa, ZUS, KRUS, NFZ, JST itp.) zostały rozdzielone i są ogłaszane przez Ministra Cyfryzacji w komunikacie.
📌 Aktualnie obowiązujący termin:
➡ 1 października 2024 r. – to data, od której większość podmiotów publicznych (wymienionych w art. 155 ust. 1–6 u.d.e.) będzie musiała stosować publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz – w określonych przypadkach – publiczną usługę hybrydową (PUH).
Co obowiązuje do 30 września 2024 r.?
Do dnia poprzedzającego rozpoczęcie obowiązkowego stosowania PURDE i PUH, organy administracji stosują dotychczasowe przepisy – tj. Kodeks postępowania administracyjnego i Ordynację podatkową w brzmieniu sprzed nowelizacji z 2021 r.
👉 Podstawa prawna:
art. 158 ust. 1 u.d.e., który stanowi, że do tego czasu nadal obowiązują m.in. art. 39, 39¹, 40 § 4 oraz art. 46 § 4–9 k.p.a. w brzmieniu sprzed nowelizacji.
Oznacza to, że w postępowaniu administracyjnym:
✔ Doręczenia mogą być dokonywane przez:
- operatora pocztowego (tradycyjna poczta),
- pracowników urzędu,
- inne osoby upoważnione,
- środki komunikacji elektronicznej, jeżeli:
- strona złoży podanie przez elektroniczną skrzynkę podawczą (ePUAP),
- strona wystąpi z wnioskiem o e-doręczenie i wskaże adres elektroniczny,
- strona wyrazi zgodę na e-doręczenia i wskaże adres elektroniczny.
✔ Elektroniczne doręczenia dokonywane są przez systemy informatyczne organu (np. ePUAP).
✔ W przypadku braku odbioru e-dokumentu, doręczenie uznaje się za dokonane po 14 dniach od wysłania pierwszego zawiadomienia – tylko jeśli obowiązuje fikcja doręczenia.
Przykład praktyczny:
🧑💼 Przedsiębiorca Andrzej Nowicki złożył wniosek o wydanie zezwolenia na sprzedaż alkoholu drogą elektroniczną przez ePUAP. Urząd Gminy w Świdnikach, który jeszcze nie wdrożył systemu PURDE, przesłał pismo za pośrednictwem ePUAP.
✔ Jeśli pan Andrzej potwierdzi odbiór pisma na ePUAP – doręczenie jest skuteczne.
✖ Jeśli nie odbierze – po 14 dniach doręczenie uznaje się za dokonane, ale tylko do 30.09.2024 r., zgodnie ze starymi przepisami.
II. Zmiany od 1 października 2024 r. do 30 września 2029 r. – nowy etap doręczeń elektronicznych
Co zmienia się od 1.10.2024 r.?
Z dniem 1 października 2024 r., zgodnie z komunikatem Ministra Cyfryzacji z 21 grudnia 2023 r., większość podmiotów publicznych zostaje zobowiązana do stosowania nowego systemu doręczeń elektronicznych. Obejmuje to:
✔ Publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE)
✔ Publiczną usługę hybrydową (PUH) – w zakresie określonym ustawą
📌 Oznacza to konieczność stosowania przez organy znowelizowanych przepisów proceduralnych – przede wszystkim:
- art. 39 i art. 39¹ k.p.a. w brzmieniu po 5.10.2021 r.,
- bez możliwości stosowania przepisów uchylonych (np. art. 46 § 4–9 k.p.a.).
Kogo obejmuje nowy obowiązek?
Lista podmiotów objętych obowiązkiem od 1.10.2024 r. (zgodnie z art. 155 ust. 1–6 u.d.e.):
- organy administracji rządowej i ich jednostki budżetowe,
- organy kontroli państwowej i ochrony prawa (np. NIK, RPO),
- ZUS, KRUS, NFZ, PAN, publiczne uczelnie,
- agencje wykonawcze, SPZOZ-y, instytucje kultury,
- jednostki samorządu terytorialnego (JST) i ich związki – w zakresie PURDE.
Skutek prawny: zmiana kanałów komunikacji
Od momentu „aktualizacji obowiązku” (czyli 1.10.2024 r.), organy wymienione powyżej:
✔ muszą korzystać z PURDE/PUH do doręczeń elektronicznych,
✔ nie mogą już stosować ePUAP jako podstawowej formy e-doręczenia,
✔ nie stosują już fikcji doręczenia znanej z poprzedniego brzmienia k.p.a.,
✔ zobowiązane są do doręczania:
- na adres do doręczeń elektronicznych (ADE),
- do konta w systemie teleinformatycznym organu (jeśli takie jest przewidziane),
- osobiście, przez pracownika, operatora pocztowego lub PUH.
Przykład praktyczny:
🏢 Urząd Miasta Brzeg Dolny od 1 października 2024 r. musi doręczać decyzje administracyjne mieszkańcom za pomocą PURDE, jeżeli posiadają ADE.
🧑💼 Pani Zofia Kowalczyk założyła ADE w czerwcu 2024 r. i figuruje w BAE. Otrzymała decyzję administracyjną dotyczącą opłaty za zajęcie pasa drogowego.
✔ Urząd wysłał pismo przez PURDE.
✔ Pani Zofia została poinformowana o możliwości odbioru decyzji.
✔ Nie odebrała – fikcja doręczenia już nie działa.
✖ Urząd musi doręczyć ponownie – np. przez PUH lub w formie papierowej.
Współistnienie różnych kanałów komunikacji – chaos czy elastyczność?
Od 1.10.2024 r. ePUAP nie znika, ale:
📌 Nie można go już traktować jako głównego systemu doręczeń elektronicznych dla podmiotów, które przeszły na PURDE.
📌 ePUAP może funkcjonować nadal jako:
- narzędzie do obsługi kont w systemie teleinformatycznym organu (np. do składania podań),
- forma uzupełniająca, ale nie podstawowa – bez możliwości fikcji doręczenia.
⚠️ Przepis przejściowy art. 147 u.d.e. pozwala na uznanie doręczeń między dwoma podmiotami publicznymi przez ePUAP za równoważne z PURDE – aż do końca okresu przejściowego, czyli do 30.09.2029 r.
Problemy z przejściem – różne systemy, różne reguły
W praktyce oznacza to dualizm i niejednolitość:
🧩 Doręczenia w postępowaniu administracyjnym → ADE / PURDE
📬 Skargi do sądów administracyjnych → nadal ePUAP do 30.09.2029 r.
Zamieszanie pogłębia fakt, że:
- sądy administracyjne nie mają obowiązku korzystania z PURDE przed 1.10.2029 r.,
- możliwe jest więc doręczenie pisma przez obywatela do organu przez ADE, a skargi do sądu – przez ePUAP.
III. Dualizm i chaos regulacyjny – ePUAP, konta w systemach organów, ADE
Dlaczego po 1.10.2024 r. wciąż jest niejasno?
Choć od października 2024 r. obowiązek korzystania z PURDE/PUH będzie dotyczyć szerokiego kręgu podmiotów publicznych, system doręczeń elektronicznych nie stanie się jeszcze w pełni jednolity. Powód? Równoległe funkcjonowanie kilku ścieżek komunikacji elektronicznej, które obowiązują w zależności od:
- etapu postępowania (administracyjne czy sądowoadministracyjne),
- rodzaju podmiotu (publiczny czy prywatny),
- posiadania konta ADE lub nie,
- rodzaju systemu (ePUAP, PURDE, PUH, konta organów).
Efekt? Chaos interpretacyjny, różne praktyki organów i trudności dla stron w ustaleniu, gdzie i jak złożyć pismo albo jak uznać je za doręczone.
ADE kontra ePUAP – co i kiedy stosować?
📌 Adres do doręczeń elektronicznych (ADE)
- ADE to adres wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
- Od 1.10.2024 r. to główny kanał doręczeń dla podmiotów posiadających ADE – poprzez PURDE.
- Organ doręcza pismo przez PURDE na ADE → adresat odbiera lub nie.
📬 ePUAP
- Nadal funkcjonuje jako elektroniczna skrzynka podawcza (ESP).
- Może służyć do składania podań lub korespondencji do organu.
- Po 1.10.2024 r. nie może być głównym narzędziem doręczeń dla organów stosujących PURDE.
🔁 Uwaga: W wyjątkowych przypadkach – jeśli obywatel potwierdzi odbiór pisma przesłanego przez ePUAP – doręczenie może być skuteczne (zgodnie z art. 39 k.p.a.). Nie działa jednak już fikcja doręczenia.
Doręczenia na konto w systemie teleinformatycznym organu
Nowelizacją z 8.06.2022 r. do Kodeksu postępowania administracyjnego wprowadzono dodatkowy sposób doręczeń i składania pism: poprzez konto w systemie teleinformatycznym organu.
💡 Co to znaczy w praktyce?
Konto takie może funkcjonować:
- w ramach usług typu e-Urząd Skarbowy,
- jako skrzynka na ePUAP (przy odpowiednim oznaczeniu systemu),
- w systemach dedykowanych danej sprawie (np. CEIDG, PUE ZUS).
✅ Organ może doręczać na takie konto, a strona może składać pisma – niezależnie od ADE.
⚠️ Problem: przepisy nie określają jasno, jak wygląda potwierdzenie doręczenia, co stanowi dowód nadania i odebrania, jak liczyć terminy procesowe.
Przykład praktyczny:
📌 Spółka Omega posiada adres ADE i profil na PUE ZUS.
- ZUS od 1.10.2024 r. ma obowiązek korzystać z PURDE.
- Pismo może zostać doręczone:
- przez PURDE na ADE,
- przez konto PUE ZUS (jeśli tak przewiduje procedura).
Jeśli ZUS wyśle pismo przez PUE ZUS – a spółka odbierze – doręczenie może być uznane za skuteczne, ale:
✔ Brakuje jasnych przepisów co do skutków braku odbioru,
✔ Nie ma mechanizmu fikcji doręczenia,
✔ Nie wiadomo, jak to się ma do obowiązku stosowania PURDE.
Skutki nieczytelnych zasad doręczania
❌ Brak jednolitości powoduje:
- niepewność prawną,
- ryzyko uchybień formalnych (np. przy ustalaniu daty doręczenia),
- błędne działania organów (np. próba doręczenia przez ePUAP z fikcją doręczenia po 1.10.2024),
- problemy z prawidłowym złożeniem skargi do sądu administracyjnego.
👩⚖️ Niestety, sądy administracyjne również popełniają błędy – np. stosując zmienione przepisy k.p.a. do doręczeń przez ePUAP zanim organ został objęty obowiązkiem stosowania PURDE.
IV. Doręczenia w postępowaniach sądowoadministracyjnych do 30.09.2029 r.
Dlaczego sądy administracyjne pozostają „w tyle”?
Chociaż gros podmiotów publicznych ma obowiązek stosowania PURDE już od 1 października 2024 r., sądy administracyjne zostały objęte osobnym harmonogramem. Na podstawie przepisów przejściowych ustawy o doręczeniach elektronicznych:
📅 Sądy administracyjne będą zobowiązane do korzystania z PURDE dopiero od 1 października 2029 r.
➡ Do tego czasu nadal stosują ePUAP i inne środki komunikacji elektronicznej wynikające z ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (p.p.s.a.).
Składanie skarg do sądu administracyjnego – tylko przez ePUAP
W myśl art. 54 § 1a p.p.s.a., skargę do sądu administracyjnego w formie elektronicznej wnosi się do elektronicznej skrzynki podawczej organu, którego działanie jest zaskarżane. Następnie organ przesyła ją do sądu przez swoją skrzynkę ePUAP.
➡ Nawet jeśli organ ma już obowiązek korzystania z PURDE w postępowaniu administracyjnym, w postępowaniu sądowoadministracyjnym nadal obowiązuje ePUAP.
Co to oznacza w praktyce?
Ten dualizm prowadzi do kuriozalnych sytuacji:
📌 Organ administracji ma obowiązek stosować PURDE od 1.10.2024 r.
📌 Obywatel wnosi skargę na ten organ do WSA w formie elektronicznej.
📌 Skargę musi złożyć za pośrednictwem ePUAP, nie za pomocą ADE ani PURDE.
📌 Organ, choć już nie korzysta z ePUAP w postępowaniach administracyjnych, musi utrzymywać tę skrzynkę wyłącznie dla sądów.
Przykład praktyczny:
🏢 Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego od 1.10.2024 r. doręcza decyzje przez PURDE.
🧑💼 Mieszkaniec Opola, posiadający ADE, wnosi skargę do WSA na decyzję organu. Składa ją za pośrednictwem ePUAP, bo tylko ta forma jest obecnie dopuszczalna przez p.p.s.a.
✔ Urząd musi mieć aktywną skrzynkę ePUAP, aby odebrać skargę.
✔ Następnie przekazuje ją do sądu – również przez ePUAP.
❗ ADE i PURDE są tu nieprzydatne, mimo że organ ich używa w postępowaniach administracyjnych.
Niejasności i luki prawne
Przepisy nie odpowiadają na pytania:
❓ Czy złożenie skargi przez PURDE (np. na ADE organu) przed 1.10.2029 r. jest skuteczne?
❌ Brak jest jednoznacznych regulacji – w razie sporu, możliwa będzie odmowa przyjęcia pisma.
❓ Co jeśli ePUAP zostanie technicznie wygaszony wcześniej (np. do 2026 r., jak zapowiadało Ministerstwo Cyfryzacji)?
⚠️ Wtedy niemożliwe stanie się prawidłowe wniesienie skargi do sądu administracyjnego, co może naruszać prawo do sądu i gwarancje procesowe.
Konieczne zmiany legislacyjne
Wydaje się niezbędne, by przed 2026 r.:
- znowelizować ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi,
- umożliwić składanie skarg i pism na ADE organu, który stosuje PURDE,
- zintegrować mechanizmy doręczeń między administracją a sądami,
- doprecyzować, jakie kanały komunikacji elektronicznej są skuteczne i równoważne.
V. Podsumowanie i praktyczne wskazówki – jak nie pogubić się w doręczeniach elektronicznych?
Kluczowe wnioski
📌 Reforma doręczeń elektronicznych trwa aż do 30.09.2029 r. – do tego czasu obowiązują zróżnicowane zasady w zależności od daty wdrożenia, typu podmiotu, rodzaju postępowania oraz stosowanego systemu (ePUAP, PURDE, PUH, ADE, ESP organu).
📌 Nie każdy organ publiczny musi już dziś stosować PURDE – obowiązek aktualizuje się dopiero z datą wskazaną w komunikacie Ministra Cyfryzacji (obecnie: 1.10.2024 r. dla większości).
📌 Do tego dnia: obowiązują przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej w starym brzmieniu (przed 5.10.2021 r.), ze wszystkimi wynikającymi z tego skutkami (np. fikcja doręczenia przez ePUAP).
📌 Po tej dacie: organy muszą stosować nowy katalog sposobów doręczania, w tym PURDE i PUH, bez możliwości korzystania z fikcji doręczenia przez ePUAP.
📌 Sądy administracyjne pozostają na „starych zasadach” do 30.09.2029 r., a więc przyjmują skargi i doręczają pisma głównie przez ePUAP – nawet jeśli organ już działa w systemie PURDE.
Praktyczne wskazówki dla obywateli i przedsiębiorców
✔ Załóż adres do doręczeń elektronicznych (ADE) w BAE – pozwala na szybki i bezpieczny odbiór pism od urzędów po ich przejściu na PURDE.
✔ Sprawdzaj, czy organ, z którym się kontaktujesz, ma obowiązek stosować PURDE – od tego zależy sposób doręczeń i możliwość korzystania z ePUAP.
✔ Po 1.10.2024 r. nie licz na fikcję doręczenia przez ePUAP – jeśli nie odbierzesz pisma, organ będzie musiał doręczyć je ponownie, ale Ty możesz nie mieć świadomości, że pismo było wysłane.
✔ W postępowaniach sądowoadministracyjnych nadal korzystaj z ePUAP – skargi elektroniczne muszą być składane przez ESP organu.
✔ Zachowuj dowody nadania i odbioru pism – w okresie przejściowym mogą występować spory o skuteczność doręczenia, zwłaszcza w przypadku kont systemowych lub przejściowych metod.
✔ Monitoruj zapowiedzi zmian technicznych ePUAP – jeśli korzystasz z niego jako jedynego kanału kontaktu z urzędem lub sądem, musisz wiedzieć, kiedy zostanie wygaszony lub ograniczony.
Podstawa prawna
- art. 39, art. 39¹, art. 40 § 4, art. 46 § 4–9, art. 393 – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 54 § 1a, art. 12b § 2 i 4 – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
- art. 61, art. 105, art. 144a, art. 147, art. 148, art. 152a, art. 155, art. 158 – Ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- art. 63 § 1 – Kodeks postępowania administracyjnego (po nowelizacji z 8 czerwca 2022 r.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- obowiązki urzędów w e-doręczeniach 2024
- przejście na publiczną usługę doręczeń elektronicznych
- doręczenia przez ePUAP a PURDE
- jak odbierać pisma urzędowe elektronicznie
- elektroniczne doręczenia do sądu administracyjnego