Prawo zamówień publicznych dotyczy wielu instytucji, ale nie każda z nich od razu wie, czy musi je stosować. Właściwe określenie, kto jest „zamawiającym” ma ogromne znaczenie – decyduje bowiem o obowiązkach wynikających z przepisów, a także o odpowiedzialności za ich niedopełnienie. W tym poradniku wyjaśniam w prosty sposób, kto w świetle przepisów jest zamawiającym oraz jakie są podstawowe kategorie zamawiających.
Kim jest zamawiający w systemie zamówień publicznych?
Zamawiający to – zgodnie z art. 7 pkt 31 ustawy – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zobowiązana na podstawie Prawa zamówień publicznych do jego stosowania.
Innymi słowy, zamawiającym jest każdy podmiot, który ma obowiązek udzielać zamówień publicznych zgodnie z przepisami ustawy.
🔎 To nie forma prawna, ale obowiązek wynikający z ustawy decyduje o tym, czy podmiot jest zamawiającym.
Trzy kategorie zamawiających w ustawie PZP
Prawo zamówień publicznych wyróżnia trzy główne grupy zamawiających, z których każda ma nieco inne cechy:
1. 🏛 Zamawiający publiczni – art. 4 PZP
To przede wszystkim podmioty należące do sektora finansów publicznych, czyli urzędy, jednostki samorządu terytorialnego, szkoły publiczne, NFZ, państwowe instytucje kultury itp. Są to jednostki, które gospodarują środkami publicznymi i z tego tytułu muszą działać w sposób przejrzysty i zgodny z ustawą.
Przykład:
Gmina Świerków, zlecając przebudowę drogi lokalnej za środki z budżetu samorządowego, działa jako zamawiający publiczny i musi stosować procedury przewidziane w PZP.
2. ⚙ Zamawiający sektorowi – art. 5 PZP
To specyficzna kategoria obejmująca podmioty prowadzące działalność w sektorach takich jak: energetyka, transport, gospodarka wodna czy usługi pocztowe – nawet jeśli nie są finansowane ze środków publicznych.
Ich obowiązek wynika z faktu, że wykonują zadania o szczególnym znaczeniu gospodarczym lub strategicznym i są często pod kontrolą zamawiających publicznych.
Przykład:
Przedsiębiorstwo „HydroZachód” zarządzające siecią wodociągową w woj. dolnośląskim jako spółka komunalna musi stosować PZP, bo działa w sektorze gospodarki wodnej i jest kontrolowane przez gminę.
3. 💰 Zamawiający subsydiowani – art. 6 PZP
To podmioty prywatne lub mieszane, które otrzymują ponad 50% dofinansowania z pieniędzy publicznych na konkretne zamówienie. Ich obowiązek dotyczy tylko tego konkretnego projektu.
Przykład:
Fundacja „Zielony Krąg” otrzymała 2 mln zł dofinansowania z UE (za pośrednictwem urzędu marszałkowskiego) na rewitalizację zabytkowego parku. Mimo że fundacja nie jest podmiotem publicznym, jako zamawiający subsydiowany musi przeprowadzić zamówienie zgodnie z PZP.
Czy każdy zamawiający zawsze musi stosować PZP?
Nie. Istnieją wyłączenia ustawowe – np. dla niektórych zamówień niskiej wartości albo w przypadkach określonych w art. 11 ustawy. Jednak samo istnienie wyłączenia nie oznacza, że dany podmiot traci status zamawiającego. Nadal nim jest, ale może nie stosować przepisów PZP w danym przypadku.
📌 Przykład:
Instytut naukowy „PolTech” realizuje projekty naukowe i komercyjne. Jako podmiot prawa publicznego ma obowiązek stosować PZP, ale w przypadku zakupu materiałów laboratoryjnych za 90 tys. zł może skorzystać z uproszczonej procedury, ponieważ mieści się w limicie zamówień poniżej progu unijnego.
Co decyduje o tym, że podmiot staje się zamawiającym?
Kluczowe są dwa czynniki:
- Obowiązek wynikający z przepisów ustawy PZP, a nie sam statut lub nazwa jednostki.
- Gospodarowanie środkami publicznymi, które wymaga przejrzystości i konkurencyjności.
🧠 Warto zapamiętać:
Nawet jeśli podmiot nie jest częścią sektora finansów publicznych, może być zobowiązany do stosowania PZP, jeśli spełnia inne przesłanki – np. jest kontrolowany przez jednostkę publiczną lub realizuje zadania w interesie publicznym.
Podsumowanie – najważniejsze informacje
✔ Zamawiającym jest podmiot, który ma obowiązek stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych, niezależnie od swojej formy prawnej.
✔ Wyróżniamy trzy główne kategorie: publiczni, sektorowi i subsydiowani.
✔ Samo otrzymywanie środków publicznych lub kontrola przez jednostki publiczne może powodować obowiązek stosowania PZP.
✔ Wyłączenia z obowiązku nie oznaczają utraty statusu zamawiającego – trzeba każdorazowo analizować, czy zamówienie mieści się w ustawowych wyjątkach.
Podstawa prawna
- art. 7 pkt 31, art. 4–6, art. 9–14 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- definicja zamawiającego PZP
- kategorie zamawiających w zamówieniach publicznych
- zamawiający publiczny sektorowy subsydiowany
- kiedy stosować Prawo zamówień publicznych
- obowiązki instytucji w zamówieniach publicznych
Polecane źródła urzędowe
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych
- https://isap.sejm.gov.pl – Internetowy System Aktów Prawnych
- https://bip.gov.pl – Biuletyn Informacji Publicznej