Zestawienie sprzedaży to uproszczona forma dokumentowania przychodu, z której mogą korzystać niektórzy przedsiębiorcy. W odpowiednich warunkach może ono posłużyć jako podstawa do dokonania wpisu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Sprawdź, kto i jak może legalnie korzystać z tego rozwiązania i jak poprawnie przygotować zestawienie.
Kiedy można ująć sprzedaż w PKPiR na podstawie zestawienia?
Zestawienie sprzedaży jest przydatne szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorca dokumentuje sprzedaż wyłącznie fakturami, nie korzysta z kasy fiskalnej, a liczba transakcji w miesiącu jest znaczna. Dzięki zestawieniu można dokonać jednego wpisu miesięcznie, zamiast wielu pojedynczych – co znacząco ułatwia prowadzenie księgowości.
Aby jednak zestawienie mogło stanowić dowód księgowy w PKPiR, musi spełniać określone warunki wskazane w § 18 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR.
✅ Elementy obowiązkowe zestawienia sprzedaży:
- Data sporządzenia zestawienia,
- Kolejny numer zestawienia (np. 6/2025),
- Zakres numerów faktur ujętych w zestawieniu (np. od 1/06/2025 do 13/06/2025),
- Łączna kwota sprzedaży wynikająca z tych faktur,
- Podpis podatnika lub osoby sporządzającej zestawienie.
Brak któregokolwiek z powyższych elementów może skutkować zakwestionowaniem wpisu przez urząd skarbowy.
Przykład 1: Sprzedaż internetowa bez kasy fiskalnej
🧑💼 Przykład – Pani Magdalena z Torunia
Od stycznia 2025 r. Magdalena prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – sprzedaż dekoracji ślubnych przez Internet. Jest czynnym podatnikiem VAT, a wszystkie transakcje dokumentuje fakturami imiennymi, nie posiada natomiast kasy fiskalnej, ponieważ korzysta ze zwolnienia.
Na koniec czerwca 2025 r. sporządza zestawienie sprzedaży obejmujące 14 faktur wystawionych w danym miesiącu, o łącznej wartości 9820 zł. Magdalena dokonuje jednego wpisu w PKPiR w kolumnie 7 (przychody) z tytułem: „Zestawienie sprzedaży za 6/2025”, wpisując łączną kwotę.
Dzięki temu uproszczeniu oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów księgowych.
Jak poprawnie dokonać wpisu do PKPiR?
Wpisu należy dokonać w kolumnie 7 PKPiR, która służy do ewidencjonowania przychodów z działalności gospodarczej. W opisie zdarzenia wskazuje się m.in. „sprzedaż towarów” oraz numer i okres zestawienia.
Wzór wpisu do PKPiR:
| Lp. | Data zdarzenia | Nr dowodu | Opis zdarzenia | Przychód zł | gr |
|---|---|---|---|---|---|
| 84 | 30-06-2025 | Zest. 6/2025 | Sprzedaż towarów | 9820 | 00 |
⚠️ Uwaga: Wpisu należy dokonać najpóźniej do dnia 20. kolejnego miesiąca, zgodnie z zasadami terminowości prowadzenia księgi.
Przykład 2: Kiedy zestawienie NIE może być podstawą wpisu
🧾 Przykład – Pan Robert z Rzeszowa
Robert prowadzi działalność usługową i rejestruje sprzedaż zarówno na podstawie faktur, jak i przy użyciu kasy fiskalnej. W czerwcu 2025 r. wykonał kilkadziesiąt usług, ale część sprzedaży odbyła się za gotówkę i została zaewidencjonowana na kasie.
Robert nie może zastosować zestawienia sprzedaży, ponieważ tylko sprzedaż w całości udokumentowana fakturami może być w ten sposób rozliczana. W jego przypadku każda faktura musi być wpisywana osobno, a dane z kasy fiskalnej uwzględniane zgodnie z raportem dobowym lub miesięcznym.
Podsumowanie – Co warto zapamiętać?
✔ Zestawienie sprzedaży to wygodne narzędzie dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż wyłącznie na podstawie faktur.
✔ Aby mogło stanowić podstawę wpisu w PKPiR, musi zawierać wszystkie wymagane elementy formalne.
✔ Użycie zestawienia jest możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorca nie korzysta z kasy fiskalnej i dokumentuje całą sprzedaż fakturami.
✔ Wpis do PKPiR należy sporządzić z odpowiednim opisem oraz prawidłową datą.
Podstawa prawna:
- § 18 ust. 5 – Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących
Tematy porad zawartych w poradniku:
- wpis do PKPiR na podstawie zestawienia,
- sprzedaż bez kasy fiskalnej,
- jak udokumentować sprzedaż fakturami,
- rozliczenie przychodów w działalności online,
- PKPiR sprzedaż miesięczna