Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy nieodpłatne udostępnienie własnego sprzętu – np. komputera, serwera czy quada – na potrzeby prowadzonej przez nich spółki z o.o. niesie za sobą skutki prawne i podatkowe. Zwłaszcza gdy takie udostępnienie ma charakter formalny i odbywa się na podstawie umowy użyczenia. W tym poradniku wyjaśniam, jak należy traktować tego typu świadczenia – zarówno z punktu widzenia rachunkowości, jak i podatków.
Nieodpłatne użyczenie – co to właściwie oznacza?
Użyczenie to umowa uregulowana w Kodeksie cywilnym, zgodnie z którą jedna strona (użyczający) zobowiązuje się zezwolić drugiej stronie (biorącemu) na bezpłatne używanie rzeczy przez czas oznaczony lub nieoznaczony. Często zdarza się, że wspólnik spółki z o.o. użycza spółce swój prywatny sprzęt, chcąc wspomóc jej działalność bez dodatkowych formalności.
📌 Przykład:
🧑💼 Pan Rafał – wspólnik w spółce technologicznej z siedzibą w Rybniku – podpisał ze spółką umowę użyczenia, na mocy której udostępnił jej prywatny serwer i komputer na czas nieokreślony, bez żadnego wynagrodzenia.
Ujęcie w księgach rachunkowych – czy to konieczne?
Zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wszelkie zdarzenia – w tym operacje gospodarcze – powinny być ujmowane w księgach rachunkowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Jednak kluczowy jest tu art. 3 ust. 1 pkt 30 tej samej ustawy, który definiuje przychody i zyski jako uprawdopodobnione korzyści ekonomiczne o wiarygodnie określonej wartości.
W przypadku nieodpłatnego użyczenia:
✔ NIE powstają aktywa zwiększające wartość firmy,
✔ NIE zmniejszają się zobowiązania,
✔ NIE dochodzi do realnego wzrostu kapitału własnego.
Dlatego też takie nieodpłatne świadczenia zazwyczaj nie są ujmowane w księgach rachunkowych. Dopuszczalne jest ich ewentualne wykazanie na kontach pozabilansowych, ale nie jest to obowiązek, tylko wybór polityki rachunkowości spółki.
Skutki podatkowe – przychód z nieodpłatnych świadczeń
W odróżnieniu od podejścia bilansowego, prawo podatkowe traktuje nieodpłatne świadczenia jako przychód, który podlega opodatkowaniu.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), przychodem są m.in.:
„[…] wartość otrzymanych rzeczy lub praw, a także wartość innych świadczeń w naturze, w tym wartość rzeczy i praw otrzymanych nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie”.
📌 Przykład:
🏢 Spółka, która korzysta z nieodpłatnie udostępnionego komputera i quada, powinna oszacować wartość tego świadczenia – np. porównując z rynkową ceną wynajmu takiego sprzętu – i wykazać tę wartość jako przychód podatkowy.
W praktyce oznacza to, że:
- spółka może mieć obowiązek zapłaty podatku dochodowego od wartości tego świadczenia,
- mimo braku wpisu w księgach rachunkowych, wartość świadczenia musi być uwzględniona w kalkulacji CIT.
Jak dokumentować nieodpłatne użyczenie?
Aby prawidłowo udokumentować nieodpłatne świadczenie, warto:
- Sporządzić pisemną umowę użyczenia, określającą przedmiot, okres i warunki użyczenia,
- Określić wartość rynkową użyczonego sprzętu (np. na podstawie ofert firm wynajmujących podobne urządzenia),
- Wskazać sposób rozliczenia podatkowego tego świadczenia w polityce rachunkowości spółki.
📝 Dobrą praktyką jest również wprowadzenie takiego sprzętu do ewidencji środków trwałych używanych na podstawie umowy użyczenia, choć formalnie nie stanowi on własności spółki.
Podsumowanie
✔ Nieodpłatne użyczenie sprzętu do spółki z o.o. nie wymaga jego ujęcia w księgach rachunkowych, ponieważ nie wywołuje realnych zmian w aktywach czy zobowiązaniach.
✔ Powstaje jednak przychód podatkowy, który trzeba oszacować i uwzględnić w CIT.
✔ Należy zadbać o prawidłowe udokumentowanie umowy oraz przygotować ewentualną dokumentację wyceny świadczenia.
Podstawa prawna
- art. 4 ust. 2, art. 3 ust. 1 pkt 30 – ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości
- art. 12 ust. 1 pkt 2 – ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)
Tematy porad zawartych w poradniku
- nieodpłatne użyczenie sprzętu
- rozliczenie użyczenia w spółce z o.o.
- ewidencja nieodpłatnych świadczeń
- przychód podatkowy z użyczenia
- CIT a nieodpłatne świadczenia