Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana formy wystawiania faktur – to również istotna rewolucja w zakresie momentu rozliczania faktur korygujących in minus przez nabywcę. Nowelizacja przepisów w tym zakresie wprowadziła nowe zasady uzależnione od rodzaju faktury, sposobu jej udostępnienia oraz statusu nabywcy.
Poniżej przedstawiamy praktyczny poradnik, który krok po kroku wyjaśnia, jak nabywca powinien rozliczać korekty in minus w dobie KSeF.
Kiedy nabywca powinien rozliczyć korektę in minus?
Moment rozliczenia faktury korygującej in minus przez nabywcę zależy od czterech kluczowych czynników:
- czy faktura korygująca była ustrukturyzowana (czyli wystawiona przez KSeF),
- czy nabywca ma siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce,
- czy wystąpiły problemy techniczne po stronie wystawcy,
- czy podatnik odliczył VAT z pierwotnej faktury.
🔹 Zasada 1: Korekta ustrukturyzowana, nabywca w Polsce
Jeśli nabywca otrzymał fakturę korygującą ustrukturyzowaną (czyli przez KSeF) i ma siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, rozliczenia dokonuje:
- w miesiącu otrzymania faktury korygującej, jeśli wcześniej odliczył VAT z faktury pierwotnej,
- lub w miesiącu, w którym odlicza VAT z faktury pierwotnej, jeżeli zrobi to później.
📌 Przykład 1:
Spółka „Rekonix” z Gdańska otrzymała fakturę pierwotną 15 sierpnia 2024 r. i ujęła ją w tym miesiącu. Faktura korygująca została wystawiona i udostępniona w KSeF 12 września 2024 r.
➡️ Korekta in minus rozpoznana we wrześniu 2024 r.
📌 Przykład 2:
Ta sama faktura pierwotna z sierpnia została ujęta przez spółkę dopiero we wrześniu 2024 r.
➡️ Korekta również rozpoznana we wrześniu 2024 r., bo wtedy nastąpiło pierwsze odliczenie VAT.
🔹 Zasada 2: Nabywca z zagranicy, faktura przez KSeF, ale przesłana poza systemem
Gdy wystawca faktury korygującej korzysta z KSeF, ale nabywca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, i dlatego faktura jest przesłana poza KSeF (np. e-mailem):
➡️ Nabywca rozlicza korektę w miesiącu wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę, niezależnie od momentu jej fizycznego otrzymania.
📌 Przykład:
Spółka z Berlina otrzymała towar w lipcu 2024 r. Sprzedawca z Polski wystawił fakturę korygującą 10 sierpnia 2024 r., ale przekazał ją e-mailem 12 sierpnia.
➡️ Korekta podatku naliczonego następuje w sierpniu 2024 r.
🔹 Zasada 3: Faktury korygujące poza KSeF (zwykłe PDF lub papierowe)
Jeśli faktura korygująca została wystawiona poza KSeF (czyli jako zwykła faktura, np. PDF lub papier), wtedy:
➡️ Korekta in minus rozliczana jest w miesiącu otrzymania faktury korygującej.
📌 Przykład:
Faktura pierwotna rozliczona w lipcu 2024 r. Faktura korygująca (PDF) dostarczona 18 sierpnia 2024 r.
➡️ Korekta VAT w sierpniu 2024 r.
🔹 Zasada 4: Awaria KSeF lub brak możliwości technicznej
Jeżeli wystawca nie mógł wystawić faktury przez KSeF (awaria systemu, brak dostępu) i wystawił ją poza systemem, nabywca rozpoznaje korektę:
- w miesiącu otrzymania faktury korygującej – jeśli to nastąpiło przed uzyskaniem numeru KSeF,
- albo w miesiącu przydzielenia numeru KSeF, jeżeli ten numer został nadany później.
📌 Przykład:
Sprzedawca wystawił fakturę korygującą 7 lipca 2024 r. z powodu awarii KSeF i przesłał ją nabywcy w tym samym dniu. System KSeF przydzielił jej numer 11 lipca.
➡️ Za datę otrzymania przyjmuje się 7 lipca, więc korekta VAT następuje w lipcu.
Podsumowanie – na co uważać?
✔ Forma faktury korygującej i sposób jej dostarczenia mają kluczowe znaczenie – zasady są różne dla dokumentów ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych.
✔ Miejsce prowadzenia działalności przez nabywcę wpływa na moment rozliczenia korekty.
✔ W przypadku faktur z KSeF – zawsze istotna jest data wystawienia lub odbioru, a nie tylko data na dokumencie.
✔ Jeśli faktura korygująca dotyczy faktury pierwotnej, która nie została jeszcze odliczona – rozliczamy korektę w tym samym okresie co pierwotną fakturę.
Podstawa prawna:
- art. 86 ust. 19a, 19b, 19c, 19d – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku:
- korekta faktury w KSeF
- rozliczanie faktur korygujących 2024
- moment odliczenia VAT z korekty
- faktura ustrukturyzowana a korekta
- KSeF a VAT in minus