W związku z wdrażaniem obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców zastanawia się, co zrobić w sytuacji, gdy system przestaje działać. Czy w okresie awarii KSeF można legalnie wstrzymać się z wystawieniem faktury? Sprawa wydaje się prosta, ale w praktyce wymaga uwzględnienia konkretnych terminów wynikających z ustawy o VAT oraz z rozporządzeń dotyczących funkcjonowania KSeF.
Co daje ci ten poradnik?
Dowiesz się:
- kiedy możesz legalnie wstrzymać się z wystawieniem faktury mimo obowiązku korzystania z KSeF,
- jakie są ustawowe terminy na wystawienie faktury,
- jak ocenić ryzyko sankcji w razie awarii KSeF i problemów z przesłaniem faktury.
⏳ Obowiązek wystawienia faktury a awaria KSeF
Zgodnie z projektowanym obowiązkiem korzystania z KSeF, faktura ustrukturyzowana będzie uznawana za wystawioną z chwilą przesłania jej do systemu. Ale co w sytuacji, gdy system nie działa? Na czas awarii Ministerstwo Finansów przewidziało tzw. tryb offline, który pozwala wystawić fakturę poza systemem, z obowiązkiem jej późniejszego wprowadzenia do KSeF.
Jednak jeśli nie jesteś jeszcze zobowiązany do korzystania z KSeF, albo faktura nie musi być wystawiona w danym momencie – możesz ją wystawić w terminie ustawowym, a nie natychmiast po wykonaniu usługi.
🧾 Terminy wystawiania faktur wg ustawy o VAT
Zgodnie z art. 106i ustawy o VAT, fakturę należy wystawić:
- nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę,
- jeśli przed dostawą lub wykonaniem usługi otrzymano zapłatę – również do 15. dnia miesiąca po miesiącu zapłaty.
Wyjątki:
- Usługi budowlane i budowlano-montażowe – do 30 dni od wykonania.
- Dostawa książek, gazet, czasopism i magazynów (drukowanych) – do 60 dni od wydania towaru.
- Drukowanie ww. publikacji – do 90 dni od wykonania czynności.
- Faktury wystawiane z upływem terminu płatności, m.in. w przypadku:
- energii elektrycznej, cieplnej, gazu,
- usług telekomunikacyjnych,
- najmu, leasingu, ochrony, obsługi prawnej i biurowej.
📌 Dopóki więc nie zbliża się ustawowy termin wystawienia faktury, możesz poczekać na usunięcie awarii KSeF i wystawić ją dopiero wtedy.
🧠 Przykład 1 – usługa informatyczna i awaria KSeF
Pan Michał prowadzi działalność w Warszawie i 17 maja 2025 r. wykonał usługę IT dla swojego klienta. W tym czasie KSeF nie działał z powodu zapowiedzianej awarii systemu. Michał wie, że zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT ma czas na wystawienie faktury do 15 czerwca 2025 r.
✅ W tej sytuacji Michał może legalnie poczekać z wystawieniem faktury do czasu, aż KSeF znów zacznie działać – o ile nie przekroczy terminu 15 czerwca.
📆 Przykład 2 – usługa budowlana i długi czas oczekiwania
Firma „Bud-Mex” z Katowic zakończyła świadczenie usługi montażu instalacji fotowoltaicznej 12 kwietnia 2025 r. Obowiązuje ją termin 30 dni na wystawienie faktury (art. 106i ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). W dniu 10 maja nadal trwa awaria KSeF. Firma rozważa, czy może poczekać z fakturą do końca awarii.
⚠️ Jeśli awaria przeciąga się i może trwać do czerwca – firma nie może przekroczyć terminu 12 maja 2025 r. (30 dni od wykonania usługi). W przeciwnym razie naraża się na sankcje za nieterminowe wystawienie faktury.
⚖️ Ryzyko sankcji – co się bardziej opłaca?
Zdarzają się sytuacje, gdy przedsiębiorca nie może przesłać faktury w ciągu 7 dni od ustania awarii, bo np. przebywa za granicą. Wtedy może się zastanawiać, czy bardziej opłaca mu się przekroczyć:
- termin ustawowy z art. 106i ustawy o VAT,
- czy termin techniczny – 7 dni od końca awarii (zgodnie z rozporządzeniem w sprawie KSeF).
📌 Sankcje za niedotrzymanie terminu 7-dniowego mogą być bardziej dotkliwe – zwłaszcza jeśli będą traktowane jako uporczywe naruszenie.
W takiej sytuacji podatnik może dokonać kalkulacji ryzyka i uznać, że korzystniej wystawić fakturę wcześniej – np. jeszcze w czasie trwania awarii w formie rezerwowej (offline), by później tylko ją przesłać do KSeF.
✅ Podsumowanie
- Możesz poczekać z wystawieniem faktury do ustania awarii KSeF, o ile nie minie ustawowy termin z art. 106i ustawy o VAT.
- W razie awarii masz prawo działać w trybie offline, ale musisz pamiętać o obowiązku przesłania faktury do KSeF w ciągu 7 dni od ogłoszenia końca awarii.
- Jeśli wiesz, że nie dasz rady przesłać faktury w tym terminie, lepiej rozważyć wcześniejsze wystawienie faktury offline.
- Sankcje za naruszenie terminów mogą być dotkliwe – dlatego warto mieć plan działania na czas awarii.
📚 Podstawa prawna
- art. 106i ust. 1–9 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361, z późn. zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2023 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
🔍 Tematy porad zawartych w poradniku:
- awaria KSeF a terminy faktur
- obowiązek wystawienia faktury 2025
- faktura offline KSeF
- terminy VAT usługi budowlane
- sankcje za brak faktury