Wraz z obowiązkowym wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy muszą liczyć się z ryzykiem wystąpienia sytuacji, w których z przyczyn technicznych nie będą mogli przesłać faktury ustrukturyzowanej do systemu. Warto wiedzieć, jak w takich przypadkach należy postępować, aby nie narazić się na konsekwencje podatkowe. W tym poradniku przedstawiamy wszystkie możliwe scenariusze oraz konkretne działania, które należy podjąć w przypadku awarii lub niedostępności systemu KSeF.
Cztery możliwe przyczyny problemów z przesłaniem faktury do KSeF
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT (obowiązującymi od 1 lipca 2024 r.), można wyróżnić cztery różne sytuacje, które mogą uniemożliwić przesłanie faktury ustrukturyzowanej do KSeF:
- Awaria ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP)
- Awaria ogłoszona w mediach społecznościowych Ministerstwa Finansów
- Niedostępność systemu KSeF (np. konserwacja)
- Problem techniczny po stronie podatnika
Każda z tych sytuacji wymaga nieco innego podejścia, ale we wszystkich przypadkach podatnik ma obowiązek wystawienia faktury zgodnej ze strukturą logiczną KSeF, nawet jeśli nie może jej od razu przesłać do systemu.
🛠 Awaria systemu KSeF – co oznacza i jak reagować?
📄 Awaria ogłoszona w BIP lub mediach społecznościowych
Jeśli Ministerstwo Finansów ogłosi awarię systemu, podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane poza systemem KSeF, zgodnie ze wzorem struktury logicznej XML.
- Ważne: Faktury wystawione podczas awarii ogłoszonej w mediach społecznościowych nie muszą być przesyłane do KSeF po jej zakończeniu.
- W przypadku awarii ogłoszonej w BIP – faktury należy przesłać do KSeF po zakończeniu awarii.
📌 Co powinna zawierać faktura wystawiona podczas awarii?
- Format zgodny z KSeF (XML wg struktury logicznej),
- Kod QR (wymagany przy udostępnianiu nabywcy),
- Data wystawienia,
- Sposób dostarczenia uzgodniony z nabywcą.
🔧 Niedostępność systemu KSeF – planowana lub nieplanowana
Niedostępność systemu może być związana z pracami serwisowymi, konserwacją lub chwilowym brakiem możliwości technicznego dostępu do systemu (bez formalnego ogłoszenia awarii).
W takim przypadku podatnik:
- wystawia faktury zgodnie ze strukturą KSeF poza systemem,
- udostępnia je nabywcy w uzgodniony sposób (np. e-mail),
- ma obowiązek przesłać te faktury do KSeF w terminie 1 dnia roboczego od przywrócenia dostępności systemu.
🕒 Co z datą wystawienia i otrzymania faktury?
- Data wystawienia: wskazana przez podatnika na fakturze.
- Data otrzymania przez nabywcę: faktyczna data, chyba że przesłanie do KSeF nastąpi wcześniej – wtedy liczy się data nadania numeru w KSeF.
🚫 Problemy techniczne po stronie podatnika
Jeśli problem z wystawieniem faktury ustrukturyzowanej wynika z awarii sprzętu, braku internetu czy innego błędu po stronie podatnika, stosuje się te same zasady jak przy niedostępności KSeF.
Czyli:
- wystaw fakturę zgodnie ze strukturą logiczną,
- oznacz ją kodem QR,
- po ustaniu problemu masz 1 dzień roboczy na przesłanie jej do KSeF.
🧾 Faktury korygujące a niedostępność KSeF
Podatnik może wystawiać faktury korygujące tylko wówczas, gdy faktura pierwotna posiada już numer nadany przez KSeF. Innymi słowy:
- ✔ Można wystawić korektę do faktury wystawionej wcześniej i przesłanej do KSeF.
- ✖ Nie można wystawić korekty do faktury, która została wystawiona w czasie niedostępności i jeszcze nie została przesłana do KSeF.
🔁 Co zrobić, jeśli faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu?
W przypadku utraty faktury wystawionej poza KSeF, podatnik ma dwa rozwiązania:
- Na wniosek nabywcy – ponownie udostępnia fakturę (jeśli nie została jeszcze przesłana do KSeF).
- Wystawia fakturę ponownie z oznaczeniem „DUPLIKAT” i datą wystawienia zgodną z pierwotną wersją, jeżeli nabywca ma jej kopię.
✅ Podsumowanie – co robić w przypadku awarii lub problemu z KSeF?
| Sytuacja | Czy wystawiać fakturę? | Czy przesyłać do KSeF później? | Termin przesłania |
|---|---|---|---|
| Awaria ogłoszona w BIP | TAK | TAK | Po zakończeniu awarii |
| Awaria ogłoszona w mediach społecznościowych | TAK | NIE | – |
| Niedostępność systemu KSeF | TAK | TAK | 1 dzień roboczy po ustaniu |
| Problem po stronie podatnika | TAK | TAK | 1 dzień roboczy po ustaniu |
📚 Podstawa prawna:
- art. 106nf ust. 1 – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT)
- art. 106nh – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
- art. 106gb ust. 8 – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Tematy porad zawartych w poradniku:
- brak dostępu do KSeF
- faktura ustrukturyzowana awaria
- jak wystawić fakturę bez KSeF
- niedostępność KSeF co robić
- duplikat faktury poza KSeF