Od 1 lipca 2024 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla większości podatników VAT w Polsce. To oznacza całkowitą zmianę podejścia do wystawiania faktur – zarówno pod względem terminów, jak i sposobu ich przekazywania. Dla przedsiębiorców to wyzwanie, które wymaga odpowiedniego przygotowania – nie tylko technologicznego, ale też organizacyjnego.
W tym poradniku wyjaśniam, kiedy dokładnie należy wysłać fakturę do KSeF, co oznacza „data wystawienia” w tym systemie oraz jakie są wyjątki od ogólnej reguły 15. dnia miesiąca. Dowiesz się również, jakie są konsekwencje opóźnień oraz jak poprawnie przygotować się na wdrożenie obowiązkowego KSeF.
📌 Dlaczego data wysyłki faktury do KSeF ma kluczowe znaczenie?
W przypadku faktur ustrukturyzowanych (czyli tych przesyłanych przez KSeF), data ich wystawienia to data ich przesłania do systemu. To oznacza, że:
- nie liczy się data wygenerowania faktury w systemie księgowym,
- nie liczy się data podpisania dokumentu,
- decydująca jest chwila wysyłki do KSeF i uzyskania numeru identyfikacyjnego faktury w systemie.
➡️ Jeśli faktura zostanie przesłana po ustawowym terminie, uznaje się ją za wystawioną z opóźnieniem, co może mieć konsekwencje podatkowe, np. przesunięcie momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT.
🗓 Terminy wystawiania faktur – ogólne i szczególne zasady
🧾 Ogólna zasada – do 15. dnia następnego miesiąca
W większości przypadków fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym:
- nastąpiła dostawa towaru, lub
- wykonano usługę.
👉 Jeśli zapłata została otrzymana wcześniej, faktura powinna zostać wystawiona do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania płatności (dotyczy to zaliczek, przedpłat itp.).
📂 Wyjątki – szczególne terminy fakturowania
🏗 Usługi budowlane i budowlano-montażowe
- Termin: do 30 dni od wykonania usługi.
📚 Dostawa drukowanych książek i czasopism
- Termin: do 60 dni od wydania towaru.
- Warunek: Muszą mieć określony kod CN (np. ex 4901 10 00).
- Wyłączenia: mapy, ulotki, dostawy przez pośredników (art. 7a ustawy o VAT).
🖨 Usługi drukowania książek i czasopism
- Termin: do 90 dni od wykonania usługi.
- Wyłączenie: import usług (art. 28b ustawy o VAT).
⚡ Usługi i dostawy powtarzalne (np. media, najem, usługi prawne)
- Termin: do upływu terminu płatności.
Dotyczy to m.in.:
- energii (elektrycznej, cieplnej, gazu),
- usług telekomunikacyjnych,
- najmu, dzierżawy, leasingu,
- ochrony, przechowywania mienia,
- usług prawnych i biurowych świadczonych w sposób ciągły.
🧾 Przykłady praktyczne
✅ Przykład 1 – najem krótkoterminowy
🧑💼 Firma Szkolenia dla Biznesu wynajęła salę konferencyjną w dniach 2–4 sierpnia 2024 r.
📄 Faktura trafiła do KSeF 26 sierpnia 2024 r.
🔍 Obowiązek podatkowy w VAT i PIT powstał w dniu wykonania usługi, czyli 2 sierpnia 2024 r.
➡️ Późniejsze wystawienie faktury nie przesuwa momentu powstania obowiązku podatkowego.
✅ Przykład 2 – usługa najmu długoterminowego
🧑💼 Spółka Biurowiec Sp. z o.o. wynajmuje lokal na sierpień 2024 r.
📄 Faktura została przesłana do KSeF 28 sierpnia 2024 r.
🔍 W przypadku najmu, VAT powstaje w dniu wystawienia faktury – a więc 28 sierpnia 2024 r.
➡️ Tu data wysyłki do KSeF bezpośrednio wpływa na datę powstania VAT.
✅ Przykład 3 – media (energia elektryczna)
🧑💼 Firma energetyczna EkoVolt S.A. dostarczała energię w sierpniu 2024 r.
📄 Faktura została przesłana do KSeF 9 września 2024 r.
🔍 Obowiązek podatkowy w VAT powstał w dniu przesłania faktury, czyli 9 września 2024 r.
➡️ Dla usług powtarzalnych VAT rozpoznaje się w dniu wysłania faktury do KSeF.
✔ Jak uniknąć problemów z terminami w KSeF?
Zadbaj o sprawną organizację pracy w firmie:
- 🔄 Zautomatyzuj procesy fakturowania – wykorzystaj systemy ERP zintegrowane z KSeF.
- 📅 Wprowadź harmonogramy kontroli terminów wystawiania faktur.
- 🧑🏫 Szkol pracowników księgowości – zmiana daty wystawienia wymaga nowego podejścia.
📌 Podsumowanie
- Data przesłania do KSeF = data wystawienia faktury.
- Terminy są sztywne – opóźnienia mogą wpłynąć na obowiązek podatkowy i skutkować sankcjami.
- Wyjątki są jasno określone, ale wymagają szczególnej uwagi i często indywidualnej oceny.
📚 Podstawa prawna
- art. 106i ust. 1–8 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT)
- art. 7a ust. 1 i 2, art. 28b – ustawa o VAT
🔍 Tematy porad zawartych w poradniku
- terminy fakturowania w KSeF
- obowiązek podatkowy przy e-fakturach
- faktura ustrukturyzowana w VAT 2025
- KSeF a moment powstania VAT
- wystawienie faktury w usługach ciągłych