Zakup sprzętu komputerowego w leasingu to częsta praktyka w firmach rozwijających infrastrukturę IT. Wątpliwości pojawiają się jednak przy jego ewidencji – czy każdy komputer traktować jako osobny środek trwały, czy może ująć je zbiorczo? Poradnik odpowiada na to pytanie i pokazuje, jak poprawnie przeprowadzić ewidencję księgową leasingowanego sprzętu.
Decyzja o sposobie ujęcia komputerów w księgach rachunkowych ma wpływ nie tylko na rozliczenia amortyzacyjne, ale również na przejrzystość sprawozdania finansowego. W tym poradniku dowiesz się, jak podejść do takich przypadków zgodnie z ustawą o rachunkowości i Krajowymi Standardami Rachunkowości.
Leasing komputerów – operacyjny czy finansowy?
Pierwszym krokiem jest ustalenie, z jakim rodzajem leasingu mamy do czynienia:
- Leasing operacyjny – przedmiot nie trafia do ewidencji środków trwałych korzystającego, a opłaty leasingowe są ujmowane jako koszty operacyjne.
- Leasing finansowy – przedmiot leasingu ujmuje się jako aktyw trwały korzystającego oraz jako zobowiązanie finansowe.
🔎 Zasada ogólna: Jeśli umowa leasingu spełnia jeden z warunków określonych w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, uznaje się ją za leasing finansowy – wówczas przedmiot trafia do środków trwałych korzystającego.
Czy komputery można traktować jako jeden środek trwały?
Tak – o ile spełnione są odpowiednie przesłanki.
Zgodnie z Krajowym Standardem Rachunkowości nr 11, środki trwałe tego samego rodzaju, użytkowane w podobnych warunkach i pełniące zbliżone funkcje, mogą zostać ujęte jako zbiorczy obiekt inwentarzowy zespolony rodzajowo.
🖥️ W przypadku 64 komputerów:
- wszystkie należą do tego samego rodzaju (np. KŚT 491 – „komputery osobiste”),
- pełnią tę samą funkcję (np. obsługa stanowisk sprzedaży),
- będą używane w podobnych warunkach (w sklepach tej samej sieci).
✅ W takiej sytuacji można uznać je za jeden środek trwały – co uprości księgowanie i kontrolę ewidencyjną.
Kiedy ująć komputery w księgach rachunkowych?
Zgodnie z KSR 5 pkt 3.10, przedmiot leasingu ujmuje się w księgach z dniem rozpoczęcia okresu leasingu, czyli od momentu, gdy korzystającemu przysługuje prawo do korzystania z niego – a nie dopiero w dniu przekazania konkretnego egzemplarza do sklepu.
📌 Jeśli więc umowa leasingu została zawarta w grudniu i od tego miesiąca firma ma prawo użytkowania komputerów, należy:
- ująć cały zestaw (zbiorczy środek trwały) w księgach w grudniu,
- zaksięgować go na koncie 011 – Środki trwałe,
- rozpoznać równolegle zobowiązanie leasingowe.
Księgowanie leasingu finansowego – jakich kont użyć?
W uproszczonym modelu ewidencji leasingu finansowego, wykorzystuje się następujące konta:
- Przyjęcie zbiorczego środka trwałego do ewidencji:
- Wn: 011 – Środki trwałe (np. „Zestaw komputerów – leasing”)
- Ma: 240 – Pozostałe rozrachunki (lub inne konto zobowiązań leasingowych)
- Amortyzacja środka trwałego:
- Wn: 400 – Amortyzacja
- Ma: 070 – Umorzenie środków trwałych
- Opłaty leasingowe:
- Część kapitałowa:
- Wn: 240 – Pozostałe rozrachunki
- Ma: 130 – Rachunek bankowy
- Część odsetkowa:
- Wn: 750 – Koszty finansowe
- Ma: 130 – Rachunek bankowy
Przykład 1 – zbiorcze ujęcie komputerów w leasingu
Firma „NexaTech” podpisała umowę leasingu finansowego na 72 komputery o wartości 264 000 zł brutto. Umowa zaczęła obowiązywać 15 listopada. Komputery sukcesywnie są wysyłane do oddziałów firmy.
Rozwiązanie: NexaTech może potraktować sprzęt jako zbiorczy środek trwały i ująć go w ewidencji w listopadzie – mimo że fizyczna dystrybucja trwa jeszcze kilka miesięcy.
Przykład 2 – indywidualne ujęcie komputerów
Spółka „Bitmark” również leasinguje 50 komputerów, ale każdy z nich ma inne parametry i przeznaczenie – część to stacje graficzne dla działu projektowego, inne to terminale kasowe.
Rozwiązanie: Ze względu na różną funkcjonalność i sposób użytkowania, uzasadnione będzie ujmowanie każdego komputera jako odrębnego środka trwałego.
Podsumowanie – kluczowe wskazówki
- Leasing finansowy obliguje do ujmowania przedmiotu leasingu w ewidencji środków trwałych.
- W przypadku jednakowych komputerów można je zaksięgować jako jeden zbiorczy środek trwały, jeśli:
- są jednorodne rodzajowo,
- użytkowane w podobnych warunkach,
- pełnią te same funkcje.
- Momentem ujęcia jest data rozpoczęcia okresu leasingu, a nie fizyczne przekazanie sprzętu do użytkowania.
- Takie podejście pozwala na uproszczenie ewidencji i ograniczenie liczby pozycji amortyzacyjnych w księgach rachunkowych.
Podstawa prawna
- art. 3 ust. 4 i ust. 6 – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- pkt 3.10 i 7.1 – Krajowy Standard Rachunkowości nr 5 „Leasing, najem i dzierżawa”
- pkt 5.5–5.10 – Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”
Tematy porad zawartych w poradniku
środki trwałe komputery ujęcie księgowe
leasing finansowy ewidencja
zbiorczy środek trwały komputery
amortyzacja komputerów leasing
księgowanie leasingu operacyjnego 2025