Zwolnienie z VAT to jedna z najważniejszych ulg, z jakich mogą skorzystać osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Szczególnie atrakcyjna dla samozatrudnionych na początku drogi biznesowej, pozwala na uproszczenie rozliczeń i ograniczenie formalności. Jednak warto wiedzieć, że nie każdy może z tego zwolnienia skorzystać, a niektóre osoby – mimo że mają taką możliwość – świadomie z niego rezygnują. W tym poradniku dowiesz się, kto ma prawo do zwolnienia, jak ustalić limit obrotu i kiedy można lub trzeba zrezygnować z preferencji.
📈 Kiedy samozatrudniony może korzystać ze zwolnienia z VAT?
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), podatnik może być zwolniony z obowiązku rozliczania VAT, jeżeli jego roczna sprzedaż nie przekracza 200 000 zł.
📜 Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT:
„Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł.”
❗ Ważne: Do wartości sprzedaży nie wlicza się podatku VAT, co oznacza, że chodzi o wartość netto transakcji.
Co oznacza „sprzedaż” w rozumieniu ustawy?
📜 Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT:
„Ilekroć w ustawie jest mowa o sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.”
🧩 Przykład praktyczny: Nowa działalność i limit proporcjonalny
Załóżmy, że pani Monika – trenerka personalna – zarejestrowała jednoosobową działalność 10 lutego 2025 r. i chce skorzystać ze zwolnienia z VAT. Limit obrotów zostaje obliczony proporcjonalnie do dni pozostałych do końca roku.
📌 Liczymy:
- liczba dni działalności w roku: 325 (od 10 lutego do 31 grudnia),
- limit roczny: 200 000 zł,
- limit proporcjonalny = 200 000 zł × (325 ÷ 365) ≈ 178 082,19 zł.
👉 Pani Monika może skorzystać ze zwolnienia z VAT, o ile jej przychody netto nie przekroczą w 2025 roku 178 082,19 zł. Jeśli choć jedna faktura przekroczy ten próg – traci prawo do zwolnienia.
🔄 Kiedy zwolnienie przestaje obowiązywać?
Samozatrudniony traci prawo do zwolnienia z VAT automatycznie w chwili, gdy limit obrotu zostanie przekroczony. Zwolnienie wygasa w momencie dokonania czynności, która spowodowała przekroczenie limitu.
🧩 Przykład praktyczny:
Pan Tomasz prowadzi działalność informatyczną i korzysta ze zwolnienia z VAT. 28 września 2025 r. wystawił fakturę, która sprawiła, że jego obrót wyniósł 201 300 zł. Mimo że tylko 1300 zł przekroczyło limit, traci on zwolnienie od tej konkretnej faktury. Od tej chwili wszystkie kolejne transakcje muszą być opodatkowane VAT, a pan Tomasz musi zarejestrować się jako podatnik VAT czynny.
💡 Kiedy warto zrezygnować z VAT dobrowolnie?
Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na dobrowolną rezygnację ze zwolnienia, nawet jeśli nie przekroczyli ustawowego limitu. Dzieje się tak m.in. gdy:
- ich klienci to inne firmy będące płatnikami VAT – dla nich lepiej jest otrzymać fakturę z VAT (mogą go odliczyć),
- chcą budować wizerunek „poważniejszego” podmiotu,
- ponoszą dużo wydatków z VAT, który mogliby odliczyć.
📝 Jak zrezygnować ze zwolnienia z VAT?
Dobrowolna rezygnacja z VAT wymaga złożenia stosownego zawiadomienia do urzędu skarbowego.
📜 Zgodnie z art. 113 ust. 4 ustawy o VAT:
„Podatnik może zrezygnować ze zwolnienia, jeżeli zawiadomi na piśmie naczelnika urzędu skarbowego o takiej rezygnacji przed początkiem miesiąca, w którym rezygnacja ma nastąpić (…).”
📄 Co trzeba zrobić:
- Złożyć formularz VAT-R – zgłoszenie rejestracyjne dla celów VAT.
- Złożyć zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego.
- Zrobić to przed początkiem miesiąca, od którego przedsiębiorca chce być VAT-owcem.
- ❗ Jeśli dopiero zaczyna działalność i chce od razu być podatnikiem VAT – musi zgłosić to przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej.
🧾 Jak zarejestrować się do VAT krok po kroku?
Jeśli samozatrudniony decyduje się na dobrowolne przejście na VAT, musi wykonać kilka formalności. Choć procedura nie jest bardzo skomplikowana, wymaga zachowania terminów i kompletności dokumentów.
✅ Krok 1: Wypełnienie formularza VAT-R
Formularz VAT-R można złożyć:
- elektronicznie przez CEIDG lub e-Urząd Skarbowy,
- papierowo w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca prowadzenia działalności.
W formularzu należy:
- zaznaczyć odpowiedni cel zgłoszenia (rejestracja jako podatnik VAT czynny),
- wskazać datę rozpoczęcia opodatkowania,
- podać dane kontaktowe, dane firmy i rachunek bankowy.
💡 Pamiętaj, że jeśli przedsiębiorca już wcześniej złożył VAT-R, ale był zwolniony z VAT, teraz aktualizuje swój status.
✅ Krok 2: Złożenie zawiadomienia o rezygnacji ze zwolnienia
Zgodnie z przepisem (art. 113 ust. 4 ustawy o VAT), zawiadomienie należy złożyć:
- przed początkiem miesiąca, od którego przedsiębiorca zamierza być czynnym podatnikiem VAT,
- lub – w przypadku rozpoczęcia działalności – przed wykonaniem pierwszej opodatkowanej czynności.
Nie ma obowiązku składania oddzielnego pisma, jeśli informacje te są zawarte w formularzu VAT-R – wiele urzędów uznaje to za wystarczające.
📤 Obowiązki po rezygnacji ze zwolnienia z VAT
Zmiana statusu na czynnego podatnika VAT wiąże się z nowymi obowiązkami administracyjnymi i księgowymi. Warto znać je z wyprzedzeniem, by uniknąć problemów i kar.
📌 1. Fakturowanie z VAT
Od momentu rejestracji każda sprzedaż musi być udokumentowana fakturą z odpowiednią stawką VAT (np. 23%, 8%, 5% lub 0%, w zależności od rodzaju usług).
👉 Fakturowanie powinno być zgodne z przepisami, a wystawione faktury muszą zawierać:
- datę wystawienia,
- numer kolejny,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- nazwę usługi/towaru,
- kwotę netto, stawkę VAT i kwotę VAT,
- wartość brutto.
📌 2. Składanie JPK_V7
Od 1 października 2020 r. wszyscy czynni podatnicy VAT muszą co miesiąc składać JPK_V7M (lub kwartalnie – JPK_V7K). Plik ten łączy w sobie:
- deklarację VAT,
- ewidencję sprzedaży i zakupów VAT.
📅 Termin złożenia: do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
📌 3. Odliczanie VAT od zakupów
Czynny podatnik VAT może odliczać podatek naliczony zawarty w fakturach zakupowych, pod warunkiem że zakup został dokonany na potrzeby działalności gospodarczej.
💡 Przykład: Pani Monika, trenerka personalna, po rejestracji jako podatnik VAT nabywa sprzęt sportowy do siłowni za 12 300 zł brutto. VAT wynosi 2 300 zł – tę kwotę może odliczyć w deklaracji VAT.
⚠️ Najczęstsze pułapki przy przechodzeniu na VAT
Choć rezygnacja ze zwolnienia VAT może być opłacalna, wiąże się z ryzykiem błędów. Oto, na co warto uważać:
❌ 1. Zbyt późne złożenie VAT-R
Jeśli formularz VAT-R zostanie złożony po terminie, urząd może zakwestionować prawo do odliczenia VAT od zakupów z tego okresu, a sprzedaż będzie uznana za nieudokumentowaną VAT – co może skutkować sankcjami.
❌ 2. Przekroczenie limitu bez rejestracji
Przekroczenie limitu obrotów przy braku rejestracji do VAT oznacza, że podatnik musi:
- zapłacić VAT od nadwyżki,
- może zapłacić go również za wcześniejsze transakcje, jeśli były objęte VAT,
- ponosi ryzyko kary administracyjnej.
❌ 3. Nieprawidłowe dokumentowanie sprzedaży
Wystawianie faktur bez stawki VAT po przejściu na VAT czynny lub brak ewidencji VAT może skutkować dotkliwymi konsekwencjami finansowymi i podatkowymi.
📚 Podstawa prawna
📜 Przepisy prawne cytowane w poradniku:
- art. 113 ust. 1, ust. 4 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570 ze zm.)
- art. 2 pkt 22 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
✅ Podsumowanie – najważniejsze wnioski dla samozatrudnionych
- Zwolnienie z VAT przysługuje samozatrudnionym, których obrót nie przekracza 200 000 zł rocznie, bez VAT.
- Dla nowych firm limit wyliczany jest proporcjonalnie do okresu działalności w roku.
- Przekroczenie limitu = automatyczna utrata prawa do zwolnienia.
- Można dobrowolnie zrezygnować ze zwolnienia – trzeba złożyć formularz VAT-R w odpowiednim terminie.
- Czynny podatnik VAT musi:
- wystawiać faktury z VAT,
- składać JPK_V7,
- prowadzić ewidencję VAT i może odliczać VAT od zakupów.
- Warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, zanim podejmiesz decyzję o rezygnacji z VAT.
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- zwolnienie z VAT dla samozatrudnionych
- limit VAT w 2025 roku
- rejestracja do VAT-R krok po kroku
- kiedy warto przejść na VAT
- skutki rezygnacji ze zwolnienia z VAT