Zmiana formy opodatkowania z ryczałtu na zasady ogólne nie polega tylko na innym liczeniu podatku. Od nowego roku podatkowego przedsiębiorca zaczyna rozliczać dochód, a więc musi prawidłowo dokumentować zarówno przychody, jak i koszty. W praktyce oznacza to konieczność terminowego zgłoszenia rezygnacji z ryczałtu, założenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przygotowania spisu z natury oraz późniejszego rozliczenia podatku w PIT-36.
Rezygnacja z ryczałtu – jaki termin obowiązuje przedsiębiorcę
Jeżeli w poprzednim roku rozliczałeś działalność ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, ta forma co do zasady przechodzi na kolejne lata. Nie wystarczy więc po prostu zacząć prowadzić PKPiR. Musisz skutecznie zrezygnować z ryczałtu w terminie przewidzianym w ustawie.
Najważniejszy jest art. 9 ust. 1b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Przepis brzmi:
„Dokonany wybór formy opodatkowania, o którym mowa w ust. 1, dotyczy również lat następnych, chyba że w kolejnych latach podatnik w terminie określonym w ust. 1 złoży oświadczenie na piśmie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego o rezygnacji z tej formy opodatkowania albo oświadczenie o wyborze opodatkowania dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej na zasadach określonych w art. 30c ustawy o podatku dochodowym, w terminie określonym w art. 9a ust. 2 tej ustawy.”
Termin wynika z art. 9 ust. 1 tej samej ustawy. Dla działalności gospodarczej jest to co do zasady 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód w roku podatkowym. Jeżeli pierwszy przychód uzyskasz dopiero w grudniu, terminem jest koniec roku podatkowego.
W praktyce oznacza to, że jeżeli pierwszy przychód w roku osiągniesz w styczniu, oświadczenie o rezygnacji z ryczałtu musisz złożyć najpóźniej 20 lutego. Jeżeli pierwszy przychód pojawi się w marcu, termin upływa 20 kwietnia.
Jak złożyć oświadczenie o przejściu na zasady ogólne
Oświadczenie możesz przekazać bezpośrednio do właściwego naczelnika urzędu skarbowego albo przez aktualizację wpisu w CEIDG. Ustawa wprost dopuszcza złożenie takich oświadczeń na podstawie przepisów o CEIDG.
Zwróć uwagę na praktyczny szczegół: jeżeli chcesz przejść z ryczałtu na skalę podatkową, składasz oświadczenie o rezygnacji z ryczałtu. Skala podatkowa jest podstawową formą opodatkowania działalności gospodarczej, chyba że przedsiębiorca wybierze inną formę. Wynika to z art. 9a ust. 1 ustawy o PIT:
„Dochody osiągnięte przez podatników ze źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, są opodatkowane na zasadach określonych w art. 27, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, chyba że podatnicy złożą właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o zastosowaniu opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych określonego w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym.”
Dlatego w aktualizacji CEIDG albo w piśmie do urzędu skarbowego trzeba zadbać o jasne wskazanie, że rezygnujesz z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych od danego roku podatkowego i chcesz rozliczać działalność według skali podatkowej.
Od kiedy trzeba prowadzić PKPiR po zmianie formy opodatkowania
Po przejściu na zasady ogólne rozliczasz nie sam przychód, ale dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodów. Do ustalenia dochodu potrzebna jest podatkowa księga przychodów i rozchodów, chyba że przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Obowiązek prowadzenia księgi wynika z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT:
„Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.”
Księgi nie zakłada się dopiero od dnia wysłania wniosku do CEIDG. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR wskazuje, że podatnik zakłada księgę na dzień 1 stycznia roku podatkowego albo na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku.
Jeżeli więc przedsiębiorca był na ryczałcie w 2025 r., a skutecznie zrezygnował z ryczałtu na 2026 r., powinien prowadzić PKPiR od 1 stycznia 2026 r. Nawet jeśli oświadczenie złożył dopiero 14 lutego 2026 r., bo pierwszy przychód osiągnął w styczniu, zmiana dotyczy roku podatkowego, a nie tylko okresu po złożeniu oświadczenia.
Remanent początkowy przy przejściu z ryczałtu na PKPiR
Jednym z najważniejszych obowiązków jest sporządzenie spisu z natury, często nazywanego remanentem początkowym. Obejmuje on między innymi towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.
Rozporządzenie w sprawie PKPiR stanowi:
„Podatnik jest obowiązany do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej „spisem z natury”, na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843), zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.”
Spis z natury powinien być sporządzony starannie i trwale. Musi zawierać między innymi dane firmy, datę sporządzenia, szczegółowe określenie składników, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową, wartość, łączną wartość spisu oraz podpis właściciela lub wspólników.
Pamiętaj, że remanent nie jest formalnością bez znaczenia. Jego wartość wpływa na późniejsze ustalenie dochodu. Jeżeli prowadzisz sklep internetowy, hurtownię, działalność produkcyjną albo masz zapas materiałów, prawidłowe policzenie i wycena towarów są szczególnie ważne.
Jak prowadzić PKPiR po rezygnacji z ryczałtu
PKPiR musi być prowadzona według wzoru określonego w rozporządzeniu. Nie wystarczy własny arkusz z przychodami i kosztami, jeżeli nie spełnia wymogów przewidzianych dla księgi.
Rozporządzenie wskazuje wprost:
„Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy.”
Ten sam przepis wyjaśnia, że księga jest niewadliwa, gdy jest prowadzona zgodnie z rozporządzeniem, wzorem księgi i objaśnieniami do wzoru. Księga jest rzetelna, gdy zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
W praktyce oznacza to, że każda faktura kosztowa, sprzedaż, korekta, zakup towaru, koszt usług obcych, wynagrodzenie czy amortyzacja powinny być ujęte w odpowiedniej kolumnie i w odpowiednim terminie. Musisz też przechowywać dowody księgowe, ponieważ wpis w księdze powinien wynikać z dokumentu, a nie z samego oszacowania.
Jeżeli masz środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, musisz prowadzić także ich ewidencję. Dotyczy to na przykład samochodu firmowego, maszyny, komputera, licencji lub oprogramowania spełniającego warunki uznania za składnik majątku podlegający amortyzacji. Obowiązek ten wynika z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, który nakazuje uwzględniać informacje niezbędne do obliczenia odpisów amortyzacyjnych.
Zaliczki na podatek i PIT-36 po zmianie na zasady ogólne
Po przejściu na skalę podatkową płacisz zaliczki od dochodu, a nie ryczałt od przychodu. Ustawa o PIT stanowi, że podatnicy osiągający dochody z działalności gospodarczej są obowiązani bez wezwania wpłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy.
Po zakończeniu roku przedsiębiorca rozliczający działalność według skali podatkowej składa PIT-36 albo PIT-36S, wraz z odpowiednimi załącznikami. Ministerstwo Finansów wskazuje, że w PIT-36 wykazuje się przychody, koszty, dochód albo stratę oraz zaliczki z działalności opodatkowanej na zasadach ogólnych według skali podatkowej.
Termin złożenia rocznego zeznania wynika z art. 45 ust. 1 ustawy o PIT:
„Podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznanie, według ustalonego wzoru, o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym, w terminie od dnia 15 lutego do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Zeznania złożone przed początkiem terminu uznaje się za złożone w dniu 15 lutego roku następującego po roku podatkowym.”
Przykłady praktyczne
Przykład 1: rezygnacja z ryczałtu po pierwszej sprzedaży w styczniu
Pan Mateusz prowadzi jednoosobową firmę handlową. W 2025 r. rozliczał się ryczałtem. Pierwszą sprzedaż w 2026 r. wykonał 12 stycznia. Chce przejść na skalę podatkową, bo ponosi wysokie koszty zakupu towarów.
Pan Mateusz powinien złożyć oświadczenie o rezygnacji z ryczałtu najpóźniej 20 lutego 2026 r. Może to zrobić przez CEIDG albo pisemnie do naczelnika urzędu skarbowego. PKPiR powinien prowadzić od 1 stycznia 2026 r., a na ten dzień powinien sporządzić spis z natury obejmujący towary handlowe. Po zakończeniu roku rozliczy działalność w PIT-36.
Przykład 2: spóźnienie z oświadczeniem
Pani Karolina prowadzi działalność usługową. W 2025 r. była na ryczałcie. Pierwszy przychód w 2026 r. uzyskała 5 lutego, więc termin na złożenie oświadczenia o rezygnacji z ryczałtu upływał 20 marca. Pani Karolina przypomniała sobie o zmianie dopiero w maju.
W takiej sytuacji nie może skutecznie przejść na skalę podatkową od maja tylko dlatego, że zacznie prowadzić PKPiR. Co do zasady pozostaje na ryczałcie do końca roku podatkowego, a zmianę może przygotować na kolejny rok. Samo prowadzenie księgi nie zastępuje terminowego oświadczenia o rezygnacji z ryczałtu.
Podsumowanie
Zmiana z ryczałtu na zasady ogólne wymaga przede wszystkim terminowego oświadczenia o rezygnacji z ryczałtu. Najczęściej termin przypada 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu w roku podatkowym.
Po skutecznej zmianie przedsiębiorca musi prowadzić PKPiR od początku roku podatkowego, sporządzić spis z natury, dokumentować koszty i przychody, prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wpłacać zaliczki na PIT według zasad właściwych dla skali podatkowej. Po zakończeniu roku składa PIT-36 albo PIT-36S.
Największe ryzyko praktyczne to spóźnienie z oświadczeniem. Jeżeli termin minie, sama decyzja przedsiębiorcy, zmiana programu księgowego albo rozpoczęcie prowadzenia PKPiR nie zmienia skutecznie formy opodatkowania.
Podstawa prawna
art. 9 ust. 1, art. 9 ust. 1a, art. 9 ust. 1b, art. 9 ust. 1c – ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
art. 9a ust. 1, art. 9a ust. 2a, art. 9a ust. 2c, art. 24a ust. 1, art. 44 ust. 1, art. 45 ust. 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
§ 3, § 4 ust. 1-3, § 19, § 20 ust. 1-3, § 21 ust. 1-3, § 22 ust. 1 – rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Tematy porad zawartych w poradniku
zmiana ryczałtu na zasady ogólne 2026
rezygnacja z ryczałtu termin
PKPiR po ryczałcie
remanent początkowy PKPiR
PIT-36 działalność gospodarcza skala podatkowa