Zmiana umowy zawartej w wyniku przetargu publicznego jest możliwa tylko w wyjątkowych przypadkach. Przepisy są w tym zakresie bardzo rygorystyczne, a każdy błąd grozi unieważnieniem umowy, zarzutem naruszenia dyscypliny finansów publicznych, a nawet odpowiedzialnością karną. Dlatego warto wiedzieć, kiedy można dokonać zmiany umowy, jakie są ograniczenia i jak prawidłowo skonstruować zapisy umożliwiające modyfikację kontraktu.
🔍 Istotna a nieistotna zmiana umowy – co to znaczy?
Zasadą w zamówieniach publicznych jest zakaz dokonywania istotnych zmian umowy, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ustawie. To oznacza, że:
📌 Zmiany nieistotne są dopuszczalne zawsze.
📌 Zmiany istotne są dozwolone wyłącznie, jeśli spełniają jedną z przesłanek z art. 455 ust. 1 lub ust. 2 p.z.p.
Zgodnie z przepisami, zmiana jest istotna, jeżeli:
- 🛠 Zmienia charakter umowy w sposób znaczący;
- ⚖ Zakłóca równowagę ekonomiczną stron na korzyść wykonawcy, nieprzewidzianą w pierwotnym kontrakcie;
- 🔄 Zmienia zakres świadczeń – znacznie je rozszerzając lub ograniczając;
- 🧑💼 Powoduje wymianę wykonawcy z naruszeniem przepisów.
Jeśli którakolwiek z tych przesłanek zachodzi, zmiana jest istotna i wymaga szczególnej podstawy prawnej.
🧩 Klauzule przeglądowe – zaplanuj zmiany już w ogłoszeniu
Najbezpieczniejszym sposobem na legalną zmianę umowy jest wprowadzenie tzw. klauzul przeglądowych, zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 p.z.p. Aby były skuteczne:
- Muszą znaleźć się w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.
- Powinny być jasne, precyzyjne i jednoznaczne.
- Muszą określać:
✔ rodzaj możliwych zmian,
✔ zakres,
✔ warunki ich wprowadzenia.
📌 Przykład: Gmina Wierzbica ogłasza przetarg na budowę kanalizacji. W projekcie umowy zapisuje, że „w przypadku wzrostu cen materiałów budowlanych o więcej niż 15% według wskaźnika GUS, strony dopuszczają waloryzację wynagrodzenia wykonawcy o wartość przekraczającą inflację, maksymalnie do 20% wartości umowy”.
🔄 Zmiana wykonawcy – kiedy można?
Zamiana wykonawcy w trakcie realizacji zamówienia może mieć miejsce w dwóch przypadkach:
🟢 Przewidziana w klauzulach przeglądowych
Jeśli dokumentacja przetargowa zakłada możliwość zmiany wykonawcy (np. na podwykonawcę, spółkę-córkę), to taka zmiana jest dozwolona.
🟢 W wyniku sukcesji prawnej (art. 455 ust. 1 pkt 2 p.z.p.)
Zmiana dopuszczalna, jeśli:
- następuje przejęcie, połączenie, podział, przekształcenie lub dziedziczenie,
- nowy wykonawca nie podlega wykluczeniu,
- spełnia warunki udziału z postępowania,
- zmiana nie wpływa istotnie na charakter umowy.
📌 Przykład: Spółka „GeoWiert” zostaje przejęta przez „HydroInvest”. Przejęcie skutkuje przejściem obowiązków wynikających z kontraktu z Urzędem Marszałkowskim. Jeśli spełnione są pozostałe warunki, nie trzeba przeprowadzać nowego przetargu.
➕ Dodatkowe roboty, usługi lub dostawy – kiedy są legalne?
Art. 455 ust. 1 pkt 3 p.z.p. pozwala na zmianę umowy, jeśli konieczne jest wykonanie dodatkowych świadczeń, których nie można było przewidzieć przy zawieraniu umowy, a:
- zmiana wykonawcy nie jest możliwa z przyczyn technicznych lub ekonomicznych,
- byłoby to niekorzystne lub znacząco droższe dla zamawiającego,
- wartość zmian nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy.
📌 Przykład: W trakcie remontu drogi okazuje się, że podłoże musi zostać wymienione. Koszt dodatkowych robót to 30% wartości umowy. Zmiana jest dopuszczalna bez nowego przetargu.
🌪 Zmiany spowodowane nieprzewidywalnymi okolicznościami
Art. 455 ust. 1 pkt 4 p.z.p. umożliwia zmianę umowy, jeżeli:
- wystąpiły okoliczności, których nie można było przewidzieć mimo dochowania należytej staranności,
- zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy,
- wzrost ceny nie przekracza 50% pierwotnej wartości umowy.
🔎 Za okoliczności nieprzewidywalne można uznać np.:
- kryzys energetyczny,
- nagły wzrost cen surowców,
- katastrofy naturalne.
📌 Uwaga: Musi być możliwe obiektywne wykazanie, że sytuacja była nadzwyczajna.
💶 Zmiany o niskiej wartości – kiedy nie trzeba się martwić?
Art. 455 ust. 2 p.z.p. dopuszcza zmianę umowy bez spełniania powyższych przesłanek, jeśli łącznie są spełnione trzy warunki:
- Łączna wartość zmian < progi unijne (np. 215 000 euro dla dostaw/usług, 5 350 000 euro dla robót budowlanych),
- Zmiana < 10% (usługi/dostawy) lub < 15% (roboty budowlane) wartości pierwotnej umowy,
- Zmiana nie wpływa na ogólny charakter umowy.
📌 Przykład: Zwiększenie wartości dostawy mebli biurowych o 9% z powodu zamówienia dodatkowych krzeseł – zmiana legalna, jeśli nie przekracza progów i nie zmienia charakteru umowy.
🧾 Podsumowanie – co warto zapamiętać?
✔ Nie każda zmiana umowy jest legalna – większość wymaga spełnienia konkretnych przesłanek.
✔ Najbezpieczniej jest planować zmiany z góry – poprzez dobrze skonstruowane klauzule przeglądowe.
✔ Zmiany istotne są dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach.
✔ Zawsze dokumentuj przyczyny zmiany i powołuj się na odpowiedni przepis.
✔ Zamawiający ponosi ciężar dowodu legalności zmiany – błąd może skutkować unieważnieniem umowy.
⚖️ Podstawa prawna
- art. 455 ust. 1 pkt 1–4, art. 455 ust. 2 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.)
- art. 16 pkt 3 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
📌 Tematy porad zawartych w poradniku:
- zmiana umowy w zamówieniach publicznych
- przesłanki zmiany umowy p.z.p.
- klauzule przeglądowe PZP
- dodatkowe roboty bez przetargu
- kiedy można zmienić wykonawcę zamówienia publicznego
🌐 Przydatne adresy stron urzędowych:
- https://www.uzp.gov.pl/ – Urząd Zamówień Publicznych
- https://monitorustawowy.pl – Monitor zamówień i nowelizacji PZP
- https://legislacja.rcl.gov.pl/ – Rządowe Centrum Legislacji
- https://isap.sejm.gov.pl/ – Internetowy System Aktów Prawnych