Zatrudnienie członka rodziny w firmie może być dobrym rozwiązaniem – osoby bliskie często są bardziej zaangażowane i elastyczne niż „zwykli” pracownicy. Ale taka współpraca wiąże się z konkretnymi konsekwencjami prawnymi i podatkowymi, które warto dobrze zrozumieć. W tym poradniku wyjaśniamy, czym różni się zatrudnienie członka rodziny od zatrudnienia „obcej” osoby, jak ustalać zaliczki na podatek i składki ZUS oraz kim dokładnie jest „osoba współpracująca” w rozumieniu przepisów 📌
Zatrudnianie rodziny w firmie – czy to legalne?
Zacznijmy od podstaw. Zatrudnienie członka rodziny w firmie jest jak najbardziej zgodne z prawem – zarówno w spółkach, jak i w jednoosobowej działalności gospodarczej.
⚖️ Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 lutego 1998 r., sygn. akt II UKN 525/97, w którym SN orzekł, że nawet spółka cywilna – jako podmiot gospodarczy – może zatrudniać bliskich wspólników, a osoby te podlegają takim samym przepisom jak każdy inny pracownik.
W praktyce oznacza to, że:
- możesz zawrzeć umowę o pracę z żoną, mężem, dziećmi czy rodzicami,
- przysługuje im pełen pakiet świadczeń pracowniczych (np. urlop, zasiłki),
- są objęci ubezpieczeniem społecznym pracowników.
Czym różni się zwykły pracownik od osoby współpracującej?
Nie każdy członek rodziny to tzw. osoba współpracująca. To rozróżnienie ma ogromne znaczenie dla kwestii ubezpieczeń społecznych i podatków.
📄 Osoba współpracująca to nie definicja z Kodeksu pracy, lecz z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Za taką osobę uważa się kogoś bliskiego (np. żonę, dziecko), który:
- mieszka z przedsiębiorcą,
- pomaga w prowadzeniu działalności (nie tylko formalnie zatrudniony, ale realnie zaangażowany w firmę).
📜 Zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, osobami współpracującymi są:
- małżonek,
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione,
- rodzice, macocha, ojczym,
- osoby przysposabiające,
👉 pod warunkiem, że pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i faktycznie współpracują przy prowadzeniu działalności.
🧩 Przykład praktyczny 1:
Pan Roman prowadzi zakład stolarski w Gryficach. Jego żona od lat pomaga mu w prowadzeniu biura, chociaż formalnie nie ma podpisanej umowy. Mieszkają razem, a pani Elżbieta codziennie przygotowuje dokumentację i odbiera telefony. Dla ZUS jest osobą współpracującą – pan Roman musi za nią opłacać składki jak za osobę współpracującą, niezależnie od tego, czy podpisał z nią umowę o pracę.
Czy trzeba podpisać umowę o pracę z osobą współpracującą?
Formalnie – nie trzeba. Kodeks pracy nie wymaga pisemnej formy umowy o pracę pod rygorem nieważności, dlatego brak takiej umowy nie oznacza, że zatrudnienie jest fikcyjne.
Ale uwaga ⚠️: jeśli bliska osoba realnie pracuje w firmie, ZUS może i tak potraktować ją jako osobę współpracującą – a to oznacza obowiązek opłacania składek według innych zasad niż dla zwykłych pracowników.
Jak rozliczać podatek od wynagrodzenia członka rodziny?
Jeśli wypłacasz wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę, to:
- musisz obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy,
- przekazać ją do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzenia,
- nie ma znaczenia, że to członek rodziny – podatek działa tu tak samo.
📄 W przypadku osoby współpracującej składki ZUS są wyższe niż minimalne składki przedsiębiorcy – odpowiadają pełnemu ZUS-owi bez ulg.
🧩 Przykład praktyczny 2:
Pani Anna prowadzi sklep spożywczy w Jeleniej Górze. Zatrudniła swojego syna – na umowę o pracę, jako kierowcę. Mimo że to członek rodziny, musi naliczać mu zaliczki PIT jak każdemu innemu pracownikowi. Ale ponieważ mieszkają razem i syn realnie angażuje się w działalność, ZUS może potraktować go jako osobę współpracującą – i składki trzeba naliczać według „wyższych” zasad.
Kto NIE może być osobą współpracującą?
To bardzo częste pytanie. Mimo bliskich relacji, nie każda osoba z rodziny spełnia warunki do uznania za osobę współpracującą. Przykład:
❌ rodzeństwo (brat/siostra) – nigdy nie jest osobą współpracującą, nawet jeśli mieszka z Tobą i pomaga w firmie,
❌ teściowie – również nie, chyba że są przysposabiającymi,
❌ osoby z dalszej rodziny – kuzyni, wujkowie itd. – nie spełniają definicji.
Umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego – wyjątek od reguły
Jeśli zatrudniasz członka rodziny w ramach przygotowania zawodowego, zasady są inne – wtedy ta osoba nie jest uznawana za współpracującą, niezależnie od relacji rodzinnych czy wspólnego gospodarstwa domowego.
Podsumowanie
✔ Zatrudnienie członka rodziny w firmie jest zgodne z prawem i może być korzystne.
✔ Trzeba jednak rozróżniać zwykłych pracowników od osób współpracujących – od tego zależą składki ZUS i sposób opodatkowania.
✔ Osoby współpracujące to członkowie rodziny mieszkający z przedsiębiorcą i realnie pomagający w prowadzeniu działalności.
✔ Nawet jeśli nie podpiszesz umowy o pracę, ZUS może uznać, że taka osoba powinna być zgłoszona jako współpracująca.
✔ Nie każda osoba z rodziny może być współpracującą – np. brat czy siostra są wyłączeni z tej definicji.
📚 Podstawa prawna:
- art. 8 ust. 11 – ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
- art. 29 § 2 – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
- Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 lutego 1998 r., sygn. akt II UKN 525/97
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- zatrudnianie członków rodziny w firmie
- osoba współpracująca ZUS 2025
- rozliczanie podatku PIT od wynagrodzenia rodziny
- składki ZUS dla członka rodziny
- różnice między pracownikiem a osobą współpracującą
📌 Przydatne strony urzędowe:
- https://www.zus.pl – Zgłoszenie osoby współpracującej
- https://www.podatki.gov.pl – PIT pracowników