Od 31 października 2021 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi (PEP).
Choć może wydawać się to jedynie aktem technicznym, w rzeczywistości stanowi ono prawdziwą rewolucję w podejściu do identyfikacji osób PEP przez banki, instytucje finansowe i inne podmioty objęte ustawą AML.
Przepisy przyniosły liczne wyzwania – od konieczności aktualizacji baz klientów, przez dostosowanie systemów informatycznych, aż po spory interpretacyjne dotyczące tego, kto faktycznie powinien być uznawany za PEP.
Czym jest PEP i dlaczego jego status ma znaczenie?
PEP (ang. Politically Exposed Person) to osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne – czyli pełniąca znaczącą funkcję publiczną, związaną z wysokim poziomem zaufania społecznego i wpływem na decyzje polityczne lub gospodarcze.
W praktyce status PEP oznacza dla instytucji obowiązanych (np. banków, ubezpieczycieli, doradców podatkowych, biur rachunkowych) konieczność zastosowania podwyższonych środków bezpieczeństwa finansowego – w tym:
- szczegółowej analizy transakcji,
- uzyskania zgody wyższej kadry kierowniczej na nawiązanie relacji,
- okresowego przeglądu danych klienta,
- ustalenia źródła pochodzenia majątku.
Instytucje obowiązane muszą więc wiedzieć nie tylko, czy klient jest PEP, ale również czy beneficjent rzeczywisty (np. właściciel spółki) lub członek rodziny PEP spełnia takie kryteria.
🔹 Nowelizacja ustawy AML z 30 marca 2021 r. – zmiana definicji PEP
Punktem wyjścia do obecnych zmian była nowelizacja z 30 marca 2021 r. ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: u.p.p.p.).
Nowelizacja ta zmieniła definicję osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów, PEP to:
„z wyłączeniem grup stanowisk średniego i niższego szczebla, osoby zajmujące znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne”
(art. 2 pkt 11 u.p.p.p.).
Zmiana miała charakter zarówno zawężający, jak i porządkujący.
Z definicji usunięto m.in. kierowników urzędów terenowych organów rządowej administracji specjalnej, którzy dotychczas byli uznawani za PEP. Wynikało to z unijnej zasady, zgodnie z którą definicja PEP nie obejmuje urzędników średniego lub niższego szczebla.
Jakie konsekwencje miała zmiana dla instytucji obowiązanych?
Dla instytucji obowiązanych zmiana definicji oznaczała konieczność przeglądu całej bazy klientów – w tym:
- aktualizacji statusu PEP w przypadku osób, które przestały spełniać nowe kryteria,
- ponownej weryfikacji klientów w kontekście nowo obowiązującej definicji,
- wdrożenia nowych procedur dla osób zajmujących stanowiska, które dopiero teraz zostały uznane za PEP.
W praktyce oznaczało to ogromne obciążenie dla komórek AML w bankach i innych instytucjach.
Nie mniejszym wyzwaniem było zadanie stojące przed dostawcami list PEP – czyli firmami, które komercyjnie dostarczają zaktualizowane wykazy osób uznawanych za PEP.
Listy te musiały zostać gruntownie przeredagowane:
- usunięto dane osób średniego i niższego szczebla,
- ujednolicono format rekordów,
- dostosowano struktury do wymagań nowych przepisów.
🔹 Problem: ogólny charakter nowej definicji
Choć nowelizacja wprowadziła porządek, to jednocześnie usunęła wcześniejsze, precyzyjne wyliczenie stanowisk (np. sędziów Sądu Najwyższego, Trybunału Konstytucyjnego czy Naczelnego Sądu Administracyjnego).
Pozostawiono jedynie opis ogólny – co wywołało duże wątpliwości interpretacyjne.
Zgodnie z art. 46c u.p.p.p., wykaz krajowych stanowisk PEP miał zostać określony przez Ministra Finansów w drodze rozporządzenia. Jednakże sam przepis uprawniający ministra do wydania takiego aktu zaczął obowiązywać dopiero 31 października 2021 r.
W efekcie powstała luka – między 15 maja (wejście w życie nowej definicji) a 31 października 2021 r. instytucje obowiązane miały do dyspozycji jedynie ogólną definicję PEP, bez szczegółowego katalogu stanowisk.
🔹 Projekt rozporządzenia i pierwsze kontrowersje
Pod koniec maja 2021 r. opublikowano projekt rozporządzenia w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi.
Projekt zawierał ponad 200 stanowisk – od najwyższych funkcji państwowych po przedstawicieli administracji samorządowej.
Już na etapie konsultacji publicznych pojawiła się fala krytyki ze strony organizacji branżowych, m.in. Związku Banków Polskich (ZBP) oraz Konfederacji Lewiatan.
Główne zastrzeżenia ZBP:
- zbyt szeroki zakres wykazu utrudni weryfikację statusu PEP,
- wiele stanowisk z listy nie jest dostępnych w komercyjnych bazach PEP,
- wątpliwe jest uznanie samorządowców (wójtów, burmistrzów, starostów) za „urzędników wyższego szczebla”.
ZBP postulował również:
- aktualizację danych o stanowiskach publicznych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP),
- digitalizację rejestru partii politycznych, by instytucje mogły łatwiej sprawdzać osoby upoważnione do reprezentowania partii i podejmowania decyzji finansowych.
🔹 Uwagi Konfederacji Lewiatan i argumenty o skali problemu
Konfederacja Lewiatan zwróciła uwagę, że do wykazu włączono przedstawicieli administracji samorządowej – co znacząco zwiększa liczbę osób, które będą musiały być traktowane jako PEP.
Przywołano dane Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) z 1 stycznia 2021 r.:
- 16 województw,
- 314 powiatów i 66 miast na prawach powiatu,
- 2477 gmin (w tym 302 miejskie, 652 miejsko-wiejskie i 1523 wiejskie).
Oznacza to tysiące potencjalnych PEP, a więc ogromny wzrost liczby osób wymagających szczególnego nadzoru AML.
Przykład praktyczny:
Spółka leasingowa z Lublina obsługuje klientów z całego województwa. Po wejściu w życie rozporządzenia musiała zweryfikować status PEP nie tylko dla lokalnych polityków i parlamentarzystów, ale również dla wszystkich wójtów, burmistrzów i starostów w regionie. Oznaczało to konieczność ponownego przetworzenia kilku tysięcy rekordów klientów.
29 lipca 2021 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi.
Akt ten zawiera 215 stanowisk i funkcji publicznych, które należy uznać za PEP.
Wśród wymienionych w rozporządzeniu osób znalazły się m.in.:
- Prezes Głównego Urzędu Statystycznego,
- Rzecznik Praw Obywatelskich,
- wojewoda i wicewojewoda,
- marszałek województwa,
- wójt, burmistrz, prezydent miasta,
- zastępca wójta, burmistrza i prezydenta miasta,
- starosta oraz członek zarządu powiatu,
- Szef Służby Cywilnej,
- Komendant Główny Policji i jego zastępca,
- Rzecznik Praw Pacjenta.
Tym samym polski ustawodawca wdrożył wymogi dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 z 30 maja 2018 r. (tzw. Dyrektywa AML V), której celem było ujednolicenie zasad identyfikacji PEP w krajach członkowskich Unii Europejskiej.
🔹 Reakcja rynku i przygotowania instytucji obowiązanych
Choć rozporządzenie zostało ogłoszone już w lipcu, jego wejście w życie nastąpiło dopiero 31 października 2021 r..
Tym samym instytucje obowiązane miały zaledwie trzy miesiące na wdrożenie zmian – czas wyjątkowo krótki, biorąc pod uwagę skalę obowiązków.
Działania podjęte przez instytucje obowiązane:
- rozpoczęto przegląd i aktualizację procedur AML,
- zorganizowano konsultacje prawne i branżowe,
- prowadzono analizy ryzyka w grupach kapitałowych,
- oceniano systemy informatyczne służące do weryfikacji statusu PEP,
- uzgadniano z dostawcami list terminy i format przekazywania danych.
Szczególnie intensywny okres dotyczył banków i instytucji finansowych, które równolegle przygotowywały się do implementacji innych zmian regulacyjnych (m.in. ESG, FATCA, CRS).
🔹 Trudności po stronie dostawców list PEP
Dostawcy komercyjnych baz danych, którzy dostarczają instytucjom obowiązanym gotowe listy PEP, stanęli przed ogromnym wyzwaniem.
Ostateczna treść rozporządzenia różniła się od projektu, przez co konieczna była ponowna analiza zakresu stanowisk i szybka aktualizacja danych.
Największe problemy dotyczyły:
- Pozyskania danych samorządowców – imion, nazwisk, dat urodzenia, numerów PESEL.
Dane te należało zbierać z różnych źródeł, takich jak Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) czy oficjalne strony gmin i urzędów miast.
Dodatkowo dostawcy musieli przestrzegać przepisów o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego. - Niejasnego pojęcia „innej państwowej osoby prawnej” – wymagało ono interpretacji kilku ustaw i aktów wykonawczych, aby prawidłowo ustalić zakres podmiotów, których przedstawiciele mogą być uznani za PEP.
- Identyfikacji bliskich współpracowników PEP – czyli osób, które nie zajmują eksponowanego stanowiska, ale pozostają w relacji zawodowej lub towarzyskiej z PEP.
Według szacunków z końca 2021 r., liczba krajowych PEP w Polsce sięgała około 6 tysięcy osób – nie licząc członków rodzin i współpracowników.
Dostawcy list mieli obowiązek dostarczyć kompletne, przetestowane dane do 31 października 2021 r., co w praktyce oznaczało pracę pod dużą presją czasu.
🔹 Testowanie systemów i brak możliwości wcześniejszej weryfikacji
Ze względu na przepisy przejściowe, instytucje obowiązane nie mogły otrzymać zaktualizowanych list PEP przed 31 października 2021 r.
W rezultacie banki, biura maklerskie czy zakłady ubezpieczeń nie miały możliwości wcześniejszego przetestowania swoich systemów AML na nowych danych.
Wiele instytucji rozpoczęło testy dopiero po wejściu w życie rozporządzenia, co powodowało czasowe opóźnienia w raportowaniu i identyfikacji klientów.
🔹 Czy szczegółowy wykaz PEP ułatwił pracę?
Z perspektywy instytucji obowiązanych odpowiedź nie jest jednoznaczna.
Z jednej strony, szczegółowy wykaz porządkuje proces identyfikacji i eliminuje wątpliwości, kto jest PEP, a kto nie.
Z drugiej – zdecydowanie zwiększa liczbę osób uznawanych za PEP, co przekłada się na większe obciążenie proceduralne i kosztowe.
Najwięcej trudności sprawia uznanie za PEP osób pełniących funkcje samorządowe – takich jak wójtowie, burmistrzowie czy starostowie.
Ich liczba w skali kraju jest ogromna, a do tego należy doliczyć ich zastępców oraz członków zarządów powiatów.
W praktyce oznacza to, że instytucje obowiązane muszą stosować środki podwyższonego bezpieczeństwa wobec kilku tysięcy nowych klientów – często bez realnych przesłanek ryzyka prania pieniędzy czy korupcji.
🔹 Wsparcie w postaci list PEP i narzędzi informatycznych
Pomimo trudności, instytucje obowiązane wysoko oceniły jakość i terminowość zaktualizowanych list PEP.
Dzięki nim możliwe było przeprowadzenie automatycznej weryfikacji baz klientów i beneficjentów rzeczywistych, co znacznie przyspieszyło proces ustalania statusu.
Ważne jednak, że listy PEP nie mogą stanowić jednego źródła informacji.
W praktyce banki i inne instytucje stosują podwójne podejście:
- automatyczną weryfikację w oparciu o listy PEP,
- oraz oświadczenia PEP składane przez klientów, zwłaszcza w przypadku nowych relacji gospodarczych.
Nowoczesne narzędzia AML pozwalają też na obsługę takich oświadczeń w formie elektronicznej i powiązanie ich z profilem klienta w systemie.
To istotne udogodnienie, które ogranicza ryzyko błędów i zwiększa przejrzystość procesów kontrolnych.
🔹 Praktyczne konsekwencje dla instytucji
Wprowadzenie wykazu krajowych stanowisk PEP wymagało od instytucji obowiązanych:
- aktualizacji polityki AML,
- modyfikacji procedur weryfikacji klientów,
- szkoleń personelu,
- dostosowania systemów IT,
- oraz stałego monitorowania aktualizacji list.
Każda zmiana w strukturze administracyjnej kraju (np. nowy wójt, zmiana składu zarządu powiatu) może wymagać natychmiastowej aktualizacji statusu PEP w bazach klientów.
🔹 Wyzwania praktyczne i potencjalne skutki uboczne
Rozszerzenie definicji PEP o stanowiska samorządowe wywołało obawy dotyczące możliwego ograniczenia dostępu do usług finansowych.
Zgodnie z wytycznymi EBA Risk Based Approach z 1 marca 2021 r., instytucje nie powinny nadmiernie ograniczać dostępu do usług osobom PEP, o ile nie istnieją realne przesłanki ryzyka.
Zbyt restrykcyjne podejście mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której np. burmistrz lub starosta nie mogliby bez przeszkód korzystać z kredytu hipotecznego – mimo że ich funkcja nie wiąże się z ryzykiem prania pieniędzy.
Wnioski z wdrożenia rozporządzenia
Choć instytucje obowiązane wykazały się dużą mobilizacją i w większości przypadków zdążyły z przygotowaniami przed 31 października 2021 r., to proces implementacji nowych zasad okazał się dla nich jednym z najbardziej wymagających etapów w ostatnich latach.
Banki, instytucje finansowe, doradcy podatkowi i notariusze podkreślali, że mimo starannego planowania nie udało się uniknąć trudności organizacyjnych. Najczęściej wskazywano na:
- krótki okres dostosowawczy,
- różnice pomiędzy wersją projektu a ostatecznym brzmieniem rozporządzenia,
- brak możliwości wcześniejszego testowania list PEP,
- niedostępność pełnych danych samorządowców,
- oraz duży zakres obowiązków AML związanych z nowymi kategoriami PEP.
Dla wielu instytucji wdrożenie rozporządzenia było zatem nie tylko kwestią formalną, ale również operacyjną i technologiczną.
Konieczne było dostosowanie nie tylko procedur, lecz także systemów IT, narzędzi do monitoringu transakcji oraz modeli ryzyka.
🔹 Przykład z praktyki
Firma inwestycyjna „FinSecure S.A.” z Gdańska obsługuje ponad 12 tysięcy klientów indywidualnych i 2 tysiące spółek. Po wejściu w życie rozporządzenia AML dział compliance firmy przeprowadził automatyczne skanowanie bazy klientów pod kątem statusu PEP.
W wyniku weryfikacji okazało się, że status PEP uzyskało ponad 400 nowych klientów, w tym kilku przedsiębiorców będących jednocześnie radnymi i członkami zarządów powiatów.
Każdy przypadek wymagał ponownego ustalenia profilu ryzyka, a w wielu sytuacjach – uzyskania zgody członka zarządu na kontynuację relacji gospodarczej.
W praktyce proces ten trwał kilka tygodni i wymagał wdrożenia dodatkowych procedur w systemie CRM.
Ten przykład dobrze obrazuje, jak nowe przepisy przełożyły się na codzienną pracę instytucji obowiązanych, nawet tych, które nie są bankami, lecz podlegają przepisom AML.
🔹 Nowe obowiązki i długofalowe skutki dla sektora AML
Wprowadzenie szczegółowego wykazu stanowisk PEP oznacza, że instytucje obowiązane muszą teraz utrzymywać stałą gotowość aktualizacyjną.
Zmiany kadrowe w administracji samorządowej, rządowej czy centralnej mogą bowiem automatycznie wpłynąć na status setek klientów.
W praktyce oznacza to:
- konieczność cyklicznego przeglądu list PEP,
- bieżącej aktualizacji danych w systemach AML,
- oraz monitorowania publikacji w Dzienniku Ustaw w zakresie zmian kadrowych i organizacyjnych.
Coraz większą rolę odgrywają także rozwiązania informatyczne oparte na automatyzacji – w tym systemy integrujące dane z rejestrów publicznych oraz moduły uczenia maszynowego, które potrafią wskazać powiązania między osobami (np. współpracownicy PEP).
Z punktu widzenia organów nadzorczych, szczegółowy wykaz PEP pozwala na większą spójność i jednolitość stosowania przepisów AML w całym sektorze.
Jednocześnie jednak zwiększa ryzyko nadmiernej biurokratyzacji i konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów operacyjnych przez instytucje obowiązane.
🔹 Czy nowe przepisy spełniły swoje cele?
Celem rozporządzenia było uporządkowanie i ujednolicenie kryteriów identyfikacji PEP, co rzeczywiście udało się osiągnąć.
Jednak efektem ubocznym okazało się znaczne zwiększenie obciążenia administracyjnego po stronie sektora finansowego i instytucji zobowiązanych.
Wielu ekspertów AML wskazuje, że w przyszłości konieczne będzie:
- doprecyzowanie zakresu pojęcia „inne osoby zajmujące stanowiska publiczne”,
- szersze udostępnianie danych w formie cyfrowej,
- a także rozważenie wprowadzenia centralnego rejestru PEP prowadzonego przez administrację publiczną (analogicznego do rejestru beneficjentów rzeczywistych).
Dzięki temu instytucje obowiązane mogłyby weryfikować status klienta bezpośrednio w rejestrze państwowym, co znacząco uprościłoby procesy AML.
🔹 Kluczowe wnioski praktyczne
✔ Definicja PEP została uproszczona, ale jej zastosowanie w praktyce stało się bardziej wymagające.
✔ Wykaz stanowisk PEP z rozporządzenia ma charakter zamknięty, co ułatwia kwalifikację, lecz nie eliminuje wątpliwości interpretacyjnych.
✔ Samorządowcy stanowią obecnie najliczniejszą grupę PEP w kraju.
✔ Listy PEP to narzędzie pomocnicze, nie zastępujące oświadczeń klientów ani indywidualnej oceny ryzyka.
✔ Systemy AML muszą być regularnie aktualizowane, a pracownicy – przeszkoleni w zakresie nowych obowiązków.
📚 Podstawa prawna
- art. 2 pkt 11, art. 46c – ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2024 r. poz. 1225, z późn. zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi (Dz.U. z 2021 r. poz. 1388)
- dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 z 30 maja 2018 r. (AML V)
- wytyczne EBA w zakresie Risk Based Approach z 1 marca 2021 r.
🧭 Tematy zawarte w poradniku
- ustalanie statusu PEP w świetle rozporządzenia z 27.07.2021 r.
- obowiązki instytucji obowiązanych w zakresie AML i weryfikacji klientów
- aktualizacja list PEP i znaczenie oświadczeń PEP
- praktyczne problemy przy identyfikacji osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne
- wdrożenie Dyrektywy AML V w Polsce
🔗 Linki do źródeł
- https://isap.sejm.gov.pl/ – oficjalny dostęp do Dziennika Ustaw
- https://www.podatki.gov.pl/ – Ministerstwo Finansów
- https://www.zus.pl/ – Zakład Ubezpieczeń Społecznych
- https://www.nfz.gov.pl/ – Narodowy Fundusz Zdrowia