Prawidłowa ewidencja czasu pracy to jeden z najważniejszych obowiązków każdego pracodawcy. Od poprawności prowadzenia tej dokumentacji zależy nie tylko bezpieczeństwo firmy podczas kontroli z PIP, ale również możliwość prawidłowego rozliczania wynagrodzeń i świadczeń. W 2025 roku temat nabiera szczególnego znaczenia w związku z dynamicznymi zmianami prawa pracy oraz rosnącą liczbą kontroli. Dowiedz się, jak prowadzić ewidencję czasu pracy krok po kroku, na co zwracać uwagę i jakie błędy popełniają najczęściej pracodawcy.
Dlaczego poprawne ewidencjonowanie czasu pracy jest tak ważne?
Ewidencja czasu pracy to nie tylko wymóg formalny. Jest to narzędzie pozwalające na:
- Prawidłowe rozliczanie wynagrodzenia i nadgodzin
- Udokumentowanie czasu pracy podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)
- Weryfikację przestrzegania norm czasu pracy i zapewnienia odpoczynków pracownikom
- Rozstrzyganie ewentualnych sporów z pracownikami, zwłaszcza przy rozwiązaniu umowy
Pamiętaj – brak prawidłowej ewidencji czasu pracy może skutkować nie tylko karą finansową, ale również problemami z rozliczaniem urlopów, nadgodzin, czy dodatków. W praktyce to właśnie błędy w ewidencji najczęściej wykrywa PIP.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy? Obowiązki pracodawcy
1. Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy?
Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy wszystkich pracodawców zatrudniających pracowników na podstawie umowy o pracę – zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy. Dotyczy to także:
- pracowników zatrudnionych na okres próbny, czas określony i nieokreślony,
- osób zatrudnionych na zastępstwo,
- pracowników tymczasowych.
Wyjątki: Nie prowadzi się ewidencji czasu pracy dla pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, oraz osób objętych zadaniowym czasem pracy – w ich przypadku ewidencja jest ograniczona tylko do dni pracy oraz urlopów i zwolnień.
2. Zakres ewidencji czasu pracy – co trzeba odnotować?
Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, ewidencja czasu pracy powinna obejmować:
- liczbę przepracowanych godzin,
- liczbę nadgodzin,
- pracę w porze nocnej,
- dyżury,
- urlopy,
- zwolnienia od pracy,
- inne nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione,
- dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy,
- pracę w dni wolne od pracy,
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – od 2023 r. nie wystarczy już tylko suma godzin, należy wykazać konkretne godziny pracy pracownika.
3. Forma ewidencji czasu pracy – papier czy elektronicznie?
Ewidencję można prowadzić:
- w formie papierowej – tradycyjna karta ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika,
- elektronicznie – przy użyciu specjalnych programów kadrowo-płacowych.
Ważne: Bez względu na formę, ewidencja musi być przechowywana przez co najmniej 10 lat od zakończenia zatrudnienia (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
Najczęstsze błędy w ewidencjonowaniu czasu pracy – na co zwrócić uwagę?
- Brak dokładnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy
Od kilku lat to jeden z najczęstszych powodów nałożenia kar przez PIP. Należy dokładnie wykazywać każdą godzinę pracy, nie tylko liczbę przepracowanych godzin. - Nieprawidłowe rozliczanie nadgodzin
Pracodawcy często nie wykazują pracy ponad normę jako nadgodzin – pamiętaj, że każda godzina pracy ponad normę powinna być ujęta w ewidencji. - Brak odnotowywania pracy w porze nocnej
Jeżeli pracownik wykonuje pracę w nocy (między 21:00 a 7:00), musi to zostać odnotowane – nawet jeśli taki okres trwa tylko godzinę. - Pomijanie okresów urlopowych i zwolnień
Wszystkie nieobecności (urlopy, L4, urlop na żądanie, bezpłatny) muszą być odpowiednio opisane w ewidencji. - Przechowywanie ewidencji krócej niż 10 lat
Zbyt szybkie niszczenie dokumentacji – pamiętaj o obowiązku 10-letniego przechowywania!
Praktyczne przykłady ewidencjonowania czasu pracy
Przykład 1: Firma produkcyjna w Radomiu
Pani Anna, pracodawca w średniej firmie produkcyjnej, prowadzi ewidencję czasu pracy 24 pracowników. W styczniu 2025 r. jeden z pracowników, pan Marek, pracował w systemie równoważnym po 12 godzin dziennie przez 4 dni w tygodniu, a piąty dzień miał wolny. Ewidencja wykazała:
- dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia (np. 6:00–18:00),
- 8 godzin nadliczbowych w ciągu miesiąca (rozliczonych zgodnie z przepisami),
- 2 dni urlopu wypoczynkowego,
- 1 dzień pracy w porze nocnej.
W przypadku kontroli PIP, dokumentacja była kompletna – nie nałożono żadnych kar.
Przykład 2: Biuro rachunkowe w Toruniu
Pan Jan prowadzi biuro rachunkowe i zatrudnia 3 księgowe na 1/2 etatu. W ewidencji czasu pracy uwzględnia godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (np. 8:00–12:00), każdą nieobecność (urlop wypoczynkowy, opieka nad dzieckiem) oraz prace w godzinach nadliczbowych. Dzięki elektronicznemu systemowi zarządzania, ewidencja jest aktualizowana codziennie, co pozwoliło uniknąć błędów i problemów podczas audytu.
Jakie są skutki błędów w ewidencji czasu pracy?
⚠️ Najczęstsze konsekwencje dla pracodawcy:
- Kara grzywny do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy)
- Problemy z rozliczaniem wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych
- Ryzyko sporów sądowych z pracownikami
- Brak możliwości uzyskania refundacji kosztów pracy w ramach programów rządowych
Podsumowanie – kluczowe wskazówki dla pracodawców
- Prowadź ewidencję czasu pracy rzetelnie, nawet przy niewielkiej liczbie pracowników
- Zawsze zapisuj godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a nie tylko sumę godzin
- Uwzględniaj wszystkie nieobecności, urlopy i nadgodziny
- Przechowuj dokumentację przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia
- Korzystaj z elektronicznych narzędzi, jeśli to możliwe – minimalizujesz ryzyko błędów
Podstawa prawna
- art. 94 pkt 9b, art. 149, art. 281 § 1 pkt 6 – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
Tematy porad zawartych w poradniku
- ewidencja czasu pracy 2025
- jak prowadzić ewidencję czasu pracy
- kontrola PIP ewidencja czasu pracy
- dokumentacja czasu pracy pracowników