Doręczenia elektroniczne stają się fundamentem komunikacji pomiędzy urzędami a obywatelami i firmami. Ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.) tworzy ramy prawne, które mają zapewnić powszechność, bezpieczeństwo i dostępność tego systemu. Kluczowe jest tu połączenie nowoczesnych technologii z zasadą inkluzywności – tak, aby nikt nie został wykluczony z możliwości skutecznego odbioru korespondencji.
W poniższym poradniku omówione zostały wszystkie najważniejsze zasady doręczeń elektronicznych, wynikające z przepisów rozdziału 1 u.d.e. (art. 1–10).
Zasada nadrzędna: inkluzywność systemu doręczeń
Podstawą systemu doręczeń elektronicznych jest inkluzywność. Oznacza ona, że system musi być tak zaprojektowany, by:
- obejmował jak najszersze grono odbiorców,
- zapobiegał wykluczeniu cyfrowemu,
- gwarantował równe prawo stron do udziału w postępowaniu,
- umożliwiał skuteczne doręczenie, niezależnie od sytuacji adresata.
Inkluzywność przejawia się w powszechności stosowania doręczeń przez podmioty publiczne i w tym, że nawet osoby, które nie korzystają z technologii cyfrowych, muszą mieć możliwość odebrania pisma. Z tego powodu obok elektronicznych kanałów komunikacji ustawodawca przewidział także rozwiązania hybrydowe.
Zasada domyślnej cyfrowości doręczeń podmiotów publicznych
Zgodnie z art. 4 ust. 1 u.d.e.:
„Podstawowym sposobem doręczania przez podmiot publiczny korespondencji wymagającej uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru jest doręczanie z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.”
Co to oznacza w praktyce?
- Podmioty publiczne (np. urzędy, sądy, ZUS) co do zasady mają obowiązek kierować pisma na adres do doręczeń elektronicznych adresata.
- Standardem staje się tworzenie dokumentów cyfrowych i doręczanie ich w tej postaci.
- Wyjątki mogą wynikać z przepisów szczególnych (np. kodeksów postępowania), które przewidują inne sposoby doręczeń.
📌 Przykład:
Spółka „Eco-Trans” z Krakowa ma wpisany adres elektroniczny w BAE. Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska kieruje decyzję administracyjną wyłącznie na ten adres. Dokument nie jest wysyłany w wersji papierowej.
Zasada kwalifikowanej formy doręczeń
Doręczenia elektroniczne muszą być dokonywane w określonej, kwalifikowanej formie. Podmiot publiczny nie może korzystać z dowolnego e-maila czy usług komercyjnych, lecz wyłącznie z:
- publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) świadczonej przez operatora wyznaczonego (Poczta Polska).
Zgodnie z art. 3 pkt 36 rozporządzenia eIDAS (910/2014) taka usługa musi m.in.:
- umożliwiać przesyłanie danych w sposób bezpieczny,
- zapewniać dowód wysłania i odbioru,
- chronić dane przed utratą, kradzieżą czy zmianą.
Zasada pierwszeństwa doręczeń na adres z BAE
Podstawowym adresem, na który urząd wysyła korespondencję, jest adres wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
Nie jest to zwykły adres e-mail, ale adres kwalifikowany – powiązany z usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
👉 Przykład:
Adwokat z Warszawy, wpisany do BAE, otrzymuje wezwanie sądowe wyłącznie na swój adres elektroniczny. Nie ma możliwości żądania doręczenia pisma w innej formie, chyba że przepisy przewidują wyjątek.
Zasada akcesoryjności doręczeń
Jeśli podmiot niepubliczny (np. przedsiębiorca) nie posiada wpisanego adresu w BAE, ale wysłał korespondencję z własnego adresu do doręczeń elektronicznych, urząd może odpowiedzieć właśnie na ten adres.
Warunkiem jest to, by adres był powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Podstawa prawna: art. 4 ust. 2 u.d.e.
Zasada dostępności doręczeń
System musi gwarantować dostępność doręczeń także w sytuacjach, gdy doręczenie elektroniczne jest niemożliwe.
Przykłady:
- adresat nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych,
- adresat został pozbawiony wolności.
W takich przypadkach stosuje się publiczną usługę hybrydową (PUH) – urząd wysyła pismo elektronicznie, operator zamienia je na formę papierową i doręcza listem poleconym.
Podstawa prawna: art. 5 u.d.e.
Zasada hybrydowości doręczeń
Publiczna usługa hybrydowa (PUH) została uregulowana w art. 5 u.d.e.. Polega ona na tym, że:
- urząd sporządza pismo w formie elektronicznej,
- operator wyznaczony (Poczta Polska) przekształca je w wersję papierową,
- przesyłka trafia do adresata listem poleconym.
Rozwiązanie to ma kluczowe znaczenie dla osób, które nie korzystają z technologii cyfrowych. Dzięki PUH nie zostaną one wykluczone z systemu doręczeń.
👉 Przykład:
Pani Zofia z małej miejscowości nie posiada skrzynki elektronicznej. Urząd Gminy wysyła decyzję administracyjną przez PURDE, ale operator przekształca ją w list polecony i dostarcza w formie papierowej.
Zasada równoważności skutku doręczeń
Zarówno doręczenie przez PURDE, jak i przez PUH, wywołuje identyczne skutki prawne.
Oznacza to, że od momentu doręczenia biegną terminy procesowe, np. na wniesienie odwołania, niezależnie od tego, czy adresat otrzymał dokument elektronicznie, czy listownie.
Podstawa prawna: art. 4 i 5 u.d.e.
Zasada potwierdzalności doręczeń
Każde doręczenie musi być możliwe do zweryfikowania i udowodnienia. Dlatego stosowanie PURDE i PUH dotyczy korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania i odbioru.
Dowody te zostały uregulowane w art. 40 i 41 u.d.e. i obejmują m.in.:
- dowód wysłania,
- dowód otrzymania przesyłki.
Zasada ograniczenia wyłączeń
Ustawodawca przewidział, że doręczenia elektroniczne powinny być regułą, a wyjątki – ograniczone do minimum.
Wyjątki mogą wynikać z:
- ogólnych wyłączeń stosowania ustawy (art. 3 u.d.e.),
- przepisów szczególnych przewidujących inne formy doręczeń (np. e-Urząd Skarbowy, portale sądowe),
- okoliczności technicznych (np. zbyt duża objętość dokumentu, brak możliwości digitalizacji).
Podstawa prawna: art. 6 u.d.e.
👉 Przykład:
Jeżeli sąd prowadzi sprawę przez swój własny portal teleinformatyczny, doręczenie pism odbywa się właśnie tam, a nie przez PURDE czy PUH.
Zasada skuteczności wpisu adresu do BAE
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych oznacza, że od tego momentu wszystkie urzędy mają obowiązek doręczać pisma na ten adres.
Podstawa prawna: art. 7 ust. 1 u.d.e.
Zasada informowania o skutkach wpisu
Każdy, kto tworzy adres do doręczeń elektronicznych lub wpisuje go do BAE, musi być poinformowany o konsekwencjach tego działania.
Chodzi m.in. o:
- obowiązki związane z odbiorem korespondencji,
- zasady zarządzania skrzynką doręczeń.
Podstawa prawna: art. 7 ust. 2 u.d.e.
Zasada obligatoryjności dla podmiotów publicznych
Zgodnie z art. 8 u.d.e., każdy podmiot publiczny musi posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE.
Adres ten jest powiązany z PURDE i tworzony na wniosek podmiotu.
Obowiązek zacznie obowiązywać od 1 października 2024 r. (zgodnie z komunikatem Ministra Cyfryzacji, art. 155 u.d.e.).
👉 Przykład:
Powiatowy Urząd Pracy w Łodzi musi najpóźniej do 1 października 2024 r. uzyskać adres w BAE i od tego dnia prowadzić doręczenia elektroniczne.
Zasada obligatoryjności dla podmiotów profesjonalnych
Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE dotyczy nie tylko urzędów, ale także wybranych podmiotów profesjonalnych, które na co dzień uczestniczą w obrocie prawnym.
Chodzi tu przede wszystkim o:
- adwokatów,
- radców prawnych,
- doradców podatkowych,
- doradców restrukturyzacyjnych,
- rzeczników patentowych,
- notariuszy,
- przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
- przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG.
Obowiązek ten wejdzie w życie:
- dla przedstawicieli zawodów prawniczych – od 1 października 2024 r. (art. 155 ust. 10 u.d.e.),
- dla przedsiębiorców – w terminach wskazanych w art. 151 i 152 u.d.e.
Warto podkreślić, że przedsiębiorcy i profesjonaliści mogą korzystać zarówno z PURDE (operator wyznaczony), jak i z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczonej przez innego dostawcę – pod warunkiem, że adres zostanie wpisany do BAE.
👉 Przykład:
Kancelaria notarialna z Wrocławia od 1 października 2024 r. będzie musiała posiadać adres do doręczeń elektronicznych w BAE. Od tej daty wszystkie sądy i urzędy będą mogły kierować do niej korespondencję wyłącznie elektronicznie.
Zasada fakultatywności dla pozostałych podmiotów
Dla pozostałych osób i podmiotów (np. zwykłych obywateli, stowarzyszeń, fundacji) posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych ma charakter dobrowolny.
Zgodnie z art. 10 u.d.e.:
- każdy obywatel ma prawo złożyć wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych i wpisanie go do BAE,
- może też zdecydować się na używanie adresu incydentalnie (np. tylko w jednej sprawie z urzędem).
Jeżeli jednak adres zostanie wpisany do BAE, to od tego momentu wszystkie urzędy będą miały obowiązek doręczać tam korespondencję – bez pytania o zgodę.
👉 Przykład:
Pan Michał, właściciel jednoosobowej firmy budowlanej w Białymstoku, postanowił dobrowolnie założyć adres do doręczeń elektronicznych. Po wpisaniu adresu do BAE wszystkie pisma z urzędów (np. ZUS, urząd skarbowy, urząd miasta) trafiają już tylko do jego elektronicznej skrzynki.
Znaczenie dobrowolności
Dobrowolność nie oznacza braku odpowiedzialności – jeśli ktoś zdecyduje się na wpis do BAE, musi regularnie odbierać korespondencję. Brak logowania się do skrzynki nie zwalnia z odpowiedzialności za skutki prawne doręczenia (np. upływ terminu na odwołanie).
Podstawa prawna
- art. 1–10 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2020 poz. 2320 z późn. zm.)
- art. 40 i art. 41 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 151, art. 152, art. 155 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 3 pkt 36 – rozporządzenie (UE) nr 910/2014 (eIDAS)
Tematy porad zawartych w poradniku
- obowiązki przedsiębiorców w zakresie doręczeń elektronicznych
- adres do doręczeń elektronicznych w BAE
- publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publiczna usługa hybrydowa (PUH)
- doręczenia elektroniczne dla podmiotów profesjonalnych i nieprofesjonalnych