Upływ czasu ma ogromne znaczenie w prawie – a w postępowaniu podatkowym wpływa nie tylko na możliwość dochodzenia praw, ale i na skuteczność działań urzędów. Dlatego ustawodawca wprowadził zasadę szybkości postępowania, której celem jest zapobieganie przewlekłości i zapewnienie sprawnego działania administracji.
Zasada ta, wyrażona w art. 125 Ordynacji podatkowej, stanowi jedną z najważniejszych gwarancji praw podatnika.
W praktyce oznacza ona, że organy podatkowe mają obowiązek działać szybko i wnikliwie, używając możliwie najprostszych środków prowadzących do załatwienia sprawy. Ale co dokładnie kryje się za tymi pojęciami? I jak przedsiębiorca może reagować, gdy urząd działa zbyt wolno?
Czym jest zasada szybkości postępowania?
Zasada szybkości, zwana także zasadą wnikliwości i szybkości postępowania, została wprost sformułowana w art. 125 Ordynacji podatkowej (dalej: o.p.).
Zgodnie z tym przepisem organ podatkowy powinien załatwiać sprawy w sposób wnikliwy i szybki, posługując się najprostszymi środkami prowadzącymi do ich rozstrzygnięcia.
Zasada ta łączy więc dwa pozornie sprzeczne obowiązki:
- wnikliwość, czyli dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego i prawnego,
- szybkość, czyli działanie bez zbędnej zwłoki.
W praktyce oznacza to, że urząd nie może przedłużać postępowania pod pretekstem „dokładności”, ale też nie może rozstrzygnąć sprawy powierzchownie – tylko po to, by zakończyć ją szybko.
📌 Cel zasady: zapewnienie równowagi między rzetelnością a sprawnością działania organów.
Ustawodawca wyraźnie podkreśla, że szybkość nie może odbywać się kosztem staranności, a z kolei wnikliwość nie może prowadzić do przewlekłości.
Szybkość postępowania jako element pewności prawa
Wprowadzenie zasady szybkości ma służyć nie tylko interesowi podatników, lecz także pewności obrotu gospodarczegoi stabilności prawa.
Z biegiem czasu dowody zacierają się, a świadkowie zapominają szczegóły. Im dłużej trwa postępowanie, tym trudniej ustalić prawdę materialną.
Dlatego też szybkość działania organu ma znaczenie nie tylko dla wygody przedsiębiorcy, ale również dla rzetelności ustaleń faktycznych.
Jak podkreśla doktryna, każde rozstrzygnięcie powinno jak najdokładniej odzwierciedlać rzeczywiste okoliczności sprawy – a to jest możliwe tylko wtedy, gdy urząd działa bez zbędnych przerw i opóźnień.
Jak organy powinny realizować zasadę szybkości?
Zgodnie z art. 125 § 1 o.p., organ ma obowiązek używać najprostszych środków prowadzących do załatwienia sprawy.
Oznacza to, że nie każde dostępne działanie jest uzasadnione – powinno być wybierane takie, które:
- pozwala osiągnąć cel najmniejszym nakładem czasu i środków,
- jest adekwatne i wystarczające do wyjaśnienia stanu faktycznego,
- nie wprowadza niepotrzebnych procedur lub formalizmów.
Przykład praktyczny
Firma „ALFA-TECH” złożyła wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku VAT. Urząd rozważał przeprowadzenie szerokiej analizy porównawczej wszystkich firm z branży w województwie. Ostatecznie jednak ograniczył się do danych z trzech powiatów, co wystarczyło do oceny rynkowości cen.
Takie postępowanie jest zgodne z zasadą szybkości – bo urząd wybrał środek prostszy, ale równie wiarygodny.
Nowoczesne środki komunikacji a szybkość postępowania
Ważnym elementem realizacji zasady szybkości jest wykorzystywanie dostępnych narzędzi technicznych.
Ordynacja podatkowa nie nakazuje konkretnego sposobu komunikacji, ale nakłada na organ obowiązek wyboru tego, który jest najefektywniejszy i najszybszy.
Dlatego urząd powinien, jeśli to możliwe, korzystać z:
- komunikacji elektronicznej (ePUAP, e-Urząd Skarbowy, e-mail w ramach dopuszczalnych form),
- elektronicznych baz danych i rejestrów (np. Krajowy Rejestr Sądowy, ewidencje gruntów),
- wewnętrznych systemów wymiany informacji między organami.
⚠️ Przykład błędnego działania:
Jeśli organ podatkowy wymienia się pismami papierowymi z innym urzędem, mimo że ma możliwość uzyskania danych elektronicznie w tym samym dniu – narusza zasadę szybkości.
Szybkość a przeprowadzanie dowodów
Szybkie działanie urzędu odnosi się przede wszystkim do etapu dowodowego.
Każdy dowód powinien być poprzedzony oceną, czy rzeczywiście jest niezbędny i jaki sposób jego przeprowadzenia będzie najmniej czasochłonny.
Organ nie ma obowiązku przeprowadzenia wszystkich możliwych dowodów – a jedynie tych, które są celowe i wystarczające do rozstrzygnięcia sprawy.
Przykładowo:
- jeśli określoną okoliczność można potwierdzić zeznaniem świadka, nie ma potrzeby powoływania biegłego,
- jeśli dane są dostępne w urzędowym rejestrze, organ nie musi żądać ich od podatnika,
- jeśli informacja jest znana z urzędu, nie trzeba jej powtarzać w postępowaniu.
📚 Organ podatkowy powinien dążyć do ustalenia prawdy materialnej, ale w sposób racjonalny – bez wykorzystywania wszystkich teoretycznie dostępnych środków.
Kwalifikowana forma szybkości – działanie „niezwłocznie”
Oprócz ogólnego obowiązku działania szybko, art. 125 § 2 o.p. przewiduje sytuacje, w których organ musi działać niezwłocznie.
Określenie to oznacza „bez zbędnej zwłoki”, „w jak najkrótszym czasie”, czyli natychmiast po zaistnieniu przesłanekdo wydania decyzji lub postanowienia.
Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy:
- niewymagające zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień,
- w których organ może rozstrzygnąć na podstawie danych znanych z urzędu.
Przykład:
Urząd skarbowy otrzymuje informację, że podatnik spełnia przesłanki do umorzenia zaległości z urzędu (art. 67d § 1 o.p.).
W takiej sytuacji decyzja powinna zostać wydana niezwłocznie, bez prowadzenia dodatkowych czynności.
Jednocześnie przepis mówi, że organ powinien działać niezwłocznie, co oznacza, że nie jest to obowiązek absolutny.
Jeżeli pojawią się nowe, wymagające wyjaśnienia okoliczności – organ może wrócić do trybu ogólnego z art. 125 § 1 o.p., zachowując zasadę wnikliwości i szybkości w rozsądnym zakresie.
Współzależność zasad ogólnych postępowania podatkowego
W praktyce zasada szybkości często koliduje z innymi zasadami ogólnymi, zwłaszcza z zasadą prawdy materialnej.
Ta ostatnia nakazuje organowi dokładnie ustalić stan faktyczny, co nierzadko wymaga przeprowadzenia szeregu czynności.
Ustawodawca nie wskazuje nadrzędności jednej zasady nad drugą. Oznacza to, że urząd musi:
- działać szybko,
- ale jednocześnie nie może pominąć żadnych istotnych dowodów czy okoliczności.
Organ powinien zatem równoważyć te wartości – a każde odstępstwo od jednej z nich wymaga uzasadnienia w aktach sprawy.
Terminy załatwienia spraw przez organy podatkowe
Zasada szybkości nie jest jedynie hasłem ogólnym – została skonkretyzowana w przepisach Ordynacji podatkowej, które określają, jak długo urząd może prowadzić daną sprawę.
Kluczowy w tym zakresie jest art. 139 o.p., który wskazuje, że sprawy powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki.
Standardowe terminy:
- 1 miesiąc – dla spraw, które nie wymagają postępowania dowodowego;
- 2 miesiące – dla spraw wymagających przeprowadzenia postępowania dowodowego;
- 3 miesiące – w przypadku, gdy postępowanie prowadzi organ odwoławczy.
Czas ten może się wydłużyć, jeśli wystąpią okoliczności niezależne od organu (np. konieczność uzyskania dokumentów z zagranicy). Jednak w każdym przypadku organ ma obowiązek poinformować stronę o przyczynach opóźnienia i wyznaczyć nowy termin (art. 140 o.p.).
📄 Obowiązek ten ma charakter bezwzględny – urząd musi powiadomić przedsiębiorcę nawet wtedy, gdy opóźnienie wynika z przyczyn niezależnych od niego.
Kiedy sprawa powinna być załatwiona „niezwłocznie”
Niektóre sprawy, ze względu na swój charakter, powinny być rozpatrywane natychmiast po ich wpłynięciu, bez dodatkowych czynności dowodowych.
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, „niezwłocznie” powinny być załatwiane m.in.:
- sprawy o wydanie zaświadczeń,
np. zgodnie z art. 306a § 5 o.p. – „zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia złożenia wniosku”; - sprawy o wydanie interpretacji indywidualnych,
gdzie art. 14d § 1 o.p. wskazuje termin: „bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie trzech miesięcy od dnia otrzymania wniosku”; - sprawy, które mogą być rozstrzygnięte na podstawie faktów powszechnie znanych lub danych dostępnych organowi z urzędu.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że wnioski nieskomplikowane – np. o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach – powinny być rozpatrywane praktycznie od ręki.
Zasada szybkości a poszczególne czynności urzędowe
Zasada szybkości nie dotyczy tylko całości postępowania, lecz również każdej czynności wykonywanej przez organ.
Każdy etap – od wszczęcia po wydanie decyzji – musi przebiegać w rozsądnych terminach.
Przykład:
Gdy podatnik wnosi odwołanie, organ pierwszej instancji ma obowiązek przekazać je wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 14 dni (art. 227 § 1 o.p.).
Jeżeli więc urząd przeciąga przekazanie odwołania pod pretekstem „sprawdzenia dokumentacji”, może naruszać zasadę szybkości.
Czym jest przewlekłość postępowania?
Przeciwieństwem szybkości jest powolność lub przewlekłość postępowania.
Oznacza ona sytuację, w której urząd działa w sposób opieszały, nadmiernie formalny lub pozorny – tzn. podejmuje czynności tylko po to, by „coś się działo”, ale nie przybliża to sprawy do rozstrzygnięcia.
Przykładowe zachowania naruszające zasadę szybkości:
- wymienianie się między organami pismami, które nie wnoszą nic istotnego do sprawy,
- podejmowanie niepotrzebnych czynności dowodowych,
- zwlekanie z podpisaniem decyzji mimo zakończenia postępowania dowodowego,
- wielokrotne żądanie od strony tych samych dokumentów.
⚠️ Takie działania nie tylko naruszają zasadę szybkości, ale mogą również prowadzić do skargi na bezczynność organu.
Co może zrobić przedsiębiorca, gdy urząd działa zbyt wolno?
Ordynacja podatkowa przewiduje kilka narzędzi, dzięki którym strona może zareagować na przewlekłość postępowania.
1. Zawiadomienie o przyczynach opóźnienia
Zgodnie z art. 140 o.p., jeśli urząd nie załatwi sprawy w terminie, ma obowiązek:
- zawiadomić stronę o przyczynach niedotrzymania terminu,
- wskazać nowy termin,
- poinformować, czy opóźnienie wynika z winy organu, czy przyczyn niezależnych.
Brak takiego zawiadomienia to już samo w sobie naruszenie prawa procesowego.
2. Ponaglenie (środek formalny z art. 141 o.p.)
Jeżeli urząd nie załatwi sprawy w terminie albo nowym terminie wyznaczonym zgodnie z art. 140 o.p., przedsiębiorca może złożyć ponaglenie.
Ponaglenie wnosi się do organu wyższego stopnia (np. do dyrektora izby administracji skarbowej) lub – gdy nie ma takiego – do tego samego organu, ale za pośrednictwem jego kierownika.
Organ rozpatrujący ponaglenie:
- bada, czy rzeczywiście doszło do przewlekłości,
- jeśli tak – wyznacza dodatkowy termin na załatwienie sprawy,
- zarządza wyjaśnienie przyczyn opóźnienia i ustalenie osób winnych,
- może nakazać wdrożenie środków zapobiegawczych na przyszłość.
W razie potrzeby bada również, czy opóźnienie stanowiło rażące naruszenie prawa (co może prowadzić do odpowiedzialności dyscyplinarnej urzędnika).
📌 Ponaglenie nie jest zwykłym pismem przypominającym – to formalny środek procesowy, którego wniesienie przerywa bieg terminów i daje podstawę do kontroli wyższej instancji.
3. Skarga do sądu administracyjnego
Jeśli pomimo ponaglenia urząd nadal pozostaje bezczynny, przedsiębiorca może złożyć skargę na bezczynność lub przewlekłość do wojewódzkiego sądu administracyjnego (WSA).
Sąd bada wtedy, czy organ:
- przekroczył terminy ustawowe,
- podejmował czynności pozorne,
- działał w sposób nieuzasadniony zwłoką.
Jeżeli skarga zostanie uznana za zasadną, WSA:
- zobowiązuje organ do załatwienia sprawy w określonym terminie,
- może wymierzyć grzywnę organowi,
- może przyznać stronie sumę pieniężną jako rekompensatę za przewlekłość.
Odpowiedzialność urzędników za naruszenie zasady szybkości
Zgodnie z art. 142 o.p., pracownik organu podatkowego, który bez uzasadnionej przyczyny nie załatwił sprawy w terminie lub nie dopełnił obowiązku informacyjnego z art. 140 o.p., ponosi odpowiedzialność:
- porządkową lub dyscyplinarną,
- lub inną przewidzianą przepisami prawa (np. służbową lub karną, jeśli doszło do rażącego naruszenia prawa).
To rozwiązanie ma charakter prewencyjny – ma motywować urzędników do terminowego działania.
W praktyce jednak skuteczność tego mechanizmu bywa ograniczona, gdyż odpowiedzialność personalna jest stosunkowo rzadka, a opóźnienia często wynikają z przeciążenia pracą.
Jak ocenić, czy postępowanie było przewlekłe?
Nie każde przekroczenie terminu oznacza automatycznie naruszenie prawa.
Ocena, czy urząd działał przewlekle, zależy od:
- stopnia skomplikowania sprawy,
- postępowania samego przedsiębiorcy (czy dostarczał dokumenty na czas),
- działań organu (czy podejmował czynności faktyczne czy pozorne),
- znaczenia sprawy dla strony (np. postępowania mające wpływ na płynność finansową firmy powinny być prowadzone szybciej).
Sąd administracyjny bada więc całokształt okoliczności, a nie tylko upływ kalendarzowy czasu.
Skutki naruszenia zasady szybkości
W teorii zasada szybkości postępowania ma ogromne znaczenie dla praw podatników. W praktyce jednak jej naruszenie nie zawsze pociąga za sobą automatyczne skutki prawne.
Ordynacja podatkowa nie przewiduje bowiem, by samo przekroczenie terminów ustawowych powodowało np. nieważność postępowania, bezskuteczność decyzji czy konieczność jej uchylenia.
Zasada szybkości nie może być rozumiana jako upoważnienie do działania „byle szybciej” – organy muszą bowiem w każdym przypadku zachować rzetelność i wnikliwość.
Dlatego – jak podkreśla doktryna – nawet rażące opóźnienie nie oznacza automatycznego uchybienia skutkującego nieważnością decyzji, chyba że miało ono wpływ na wynik sprawy (np. uniemożliwiło stronie udział w postępowaniu lub doprowadziło do przedawnienia roszczenia).
Milcząca interpretacja – wyjątek potwierdzający znaczenie szybkości
Jednym z niewielu przypadków, w których naruszenie zasady szybkości wywołuje bezpośredni skutek prawny, jest tzw. milcząca interpretacja uregulowana w art. 14o § 1 o.p..
Zgodnie z tym przepisem:
„Jeżeli organ nie wyda interpretacji indywidualnej w terminie, uznaje się, że w dniu następującym po upływie tego terminu wydana została interpretacja stwierdzająca prawidłowość stanowiska wnioskodawcy w pełnym zakresie.”
Oznacza to, że jeśli Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zdąży w terminie trzech miesięcy od otrzymania wniosku, to z mocy prawa uznaje się, że wniosek został rozpatrzony pozytywnie.
To rozwiązanie wprowadza fikcję prawną wydania interpretacji, która ma dyscyplinować organy do przestrzegania terminów.
📚 Przykład:
Spółka „Meblo-Styl” wystąpiła o interpretację indywidualną w sprawie możliwości odliczenia VAT od zakupu samochodu dostawczego. Po upływie trzech miesięcy nie otrzymała odpowiedzi.
W takiej sytuacji – zgodnie z art. 14o § 1 o.p. – przyjmuje się, że organ wydał interpretację uznającą stanowisko spółki za prawidłowe.
Zasada szybkości a zasada dwuinstancyjności
Zasada szybkości nie może prowadzić do ograniczenia prawa do odwołania ani innych gwarancji procesowych strony.
W szczególności nie może być używana jako argument za pominięciem etapu odwoławczego, skróceniem terminów lub odmową przeprowadzenia dodatkowych dowodów.
Zgodnie z zasadą dwuinstancyjności, przedsiębiorca ma prawo, by jego sprawa została rozpatrzona dwukrotnie – przez organ pierwszej i drugiej instancji.
Dlatego każda decyzja musi być nie tylko szybka, ale przede wszystkim rzetelna i prawidłowa, by mogła ostać się w toku ewentualnego odwołania.
⚠️ W praktyce oznacza to, że nawet w imię szybkości organ nie może pominąć żadnej istotnej czynności dowodowej ani skrócić terminu na wniesienie środka zaskarżenia.
Realne problemy z wdrożeniem zasady szybkości
Mimo istnienia szczegółowych regulacji i środków prawnych, praktyka pokazuje, że zasada szybkości często nie przekłada się na faktyczne tempo działania administracji skarbowej.
Najczęstsze przyczyny przewlekłości to:
- zbyt duża liczba prowadzonych spraw i niedobory kadrowe,
- konieczność uzyskania danych od innych instytucji,
- nadmierny formalizm wewnętrznych procedur,
- niewystarczające wykorzystanie narzędzi elektronicznych.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy oznacza to, że znajomość przysługujących środków prawnych – takich jak ponaglenie, skarga na bezczynność czy żądanie informacji o przyczynach opóźnienia – jest kluczowa dla skutecznej ochrony jego praw.
Wnioski praktyczne dla przedsiębiorców
- Monitoruj terminy – zapisuj daty złożenia wniosków, pism i decyzji.
- Reaguj na opóźnienia – już po upływie ustawowego terminu możesz żądać informacji o przyczynach i nowym terminie.
- Składaj ponaglenia – gdy urząd przeciąga sprawę, masz pełne prawo wymagać działań kontrolnych organu nadrzędnego.
- Nie wahaj się korzystać ze skargi do WSA – sądy administracyjne często stają po stronie podatników w sprawach przewlekłości.
- Zachowuj równowagę – szybkie działanie organu nie zawsze oznacza korzystne rozstrzygnięcie. Jeśli sprawa jest złożona, lepiej dopuścić dodatkowe dowody niż przyspieszać kosztem jakości decyzji.
Podstawa prawna
- art. 125 § 1–2 – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2024 poz. 2383 ze zm.)
- art. 139 § 1–2 – Ordynacja podatkowa
- art. 140 – Ordynacja podatkowa
- art. 141 § 1 – Ordynacja podatkowa
- art. 142 – Ordynacja podatkowa
- art. 14d § 1 – Ordynacja podatkowa
- art. 14o § 1 – Ordynacja podatkowa
- art. 227 § 1 – Ordynacja podatkowa
- art. 306a § 5 – Ordynacja podatkowa
- art. 67d § 1 – Ordynacja podatkowa
Tematy zawarte w poradniku
- zasada szybkości w postępowaniu podatkowym
- ponaglenie i skarga na bezczynność organu podatkowego
- milcząca interpretacja podatkowa
- terminy załatwienia spraw w Ordynacji podatkowej
- odpowiedzialność urzędników za przewlekłość postępowania