Zasada proporcjonalności to jedna z kluczowych reguł udzielania zamówień publicznych. Jej właściwe zrozumienie i stosowanie ma ogromne znaczenie zarówno dla zamawiających, jak i dla wykonawców. Pozwala bowiem znaleźć złoty środek między zapewnieniem należytego wykonania zamówienia a zagwarantowaniem równego dostępu do przetargów.
W tym poradniku dowiesz się:
- na czym dokładnie polega zasada proporcjonalności,
- kiedy jej naruszenie może doprowadzić do unieważnienia przetargu,
- jak stosować ją w praktyce – z przykładami.
Czym jest zasada proporcjonalności w zamówieniach publicznych?
Zasada proporcjonalności opiera się na tzw. teście proporcjonalności. Oznacza to, że zamawiający – przy formułowaniu warunków udziału w postępowaniu – musi każdorazowo ocenić, czy dane wymaganie:
- służy osiągnięciu konkretnego, zgodnego z prawem celu (np. należyte wykonanie zamówienia),
- jest odpowiednie do osiągnięcia tego celu,
- nie jest nadmierne – czyli czy nie ogranicza dostępu do zamówienia wykonawcom, którzy faktycznie byliby w stanie je prawidłowo zrealizować.
W praktyce oznacza to konieczność zachowania równowagi ⚖️ między interesem zamawiającego (np. w zapewnieniu jakości czy bezpieczeństwa) a interesem wykonawców (równe szanse udziału w przetargu).
Obowiązki zamawiającego wynikające z zasady proporcjonalności
Zamawiający musi dostosować warunki udziału w postępowaniu do:
- wartości zamówienia,
- jego przedmiotu i stopnia skomplikowania,
- warunków realizacji,
- realiów rynkowych.
Nie może więc stawiać wymagań „na zapas”, które eliminują dużą część potencjalnych wykonawców tylko dlatego, że nie spełniają zbyt wygórowanych (i nieuzasadnionych) kryteriów.
Przykład 1: Zbyt wygórowane warunki udziału
📄 Stan faktyczny (zmodyfikowany):
Gmina Chodel ogłosiła przetarg na remont lokalnego boiska sportowego. Wartość zamówienia wynosiła około 400 000 zł netto. W warunkach udziału zapisano jednak, że wykonawca musi wykazać się doświadczeniem w realizacji co najmniej pięciu inwestycji budowlanych o wartości nie mniejszej niż 5 mln zł każda.
⚠️ Ocena:
Taki warunek jest nieproporcjonalny – nie wynika ani z wartości zamówienia, ani ze stopnia jego skomplikowania. W konsekwencji mógłby prowadzić do ograniczenia konkurencji i wykluczenia wielu rzetelnych wykonawców, którzy z powodzeniem wykonują mniejsze inwestycje.
Przykład 2: Proporcjonalność wymagań – prawidłowe podejście
📄 Stan faktyczny:
Starostwo Powiatowe w Trzebnicy zlecało modernizację systemu przeciwpożarowego w budynku urzędu. Wymagano, aby wykonawca zrealizował wcześniej co najmniej dwa podobne projekty (instalacje systemów bezpieczeństwa pożarowego) o wartości powyżej 150 tys. zł.
✔ Ocena:
Taki wymóg można uznać za proporcjonalny, ponieważ odpowiada zarówno wartości zamówienia, jak i jego charakterowi (instalacja specjalistyczna, dotycząca bezpieczeństwa).
Zasada proporcjonalności a inne zasady zamówień publicznych
Zasada proporcjonalności ściśle wiąże się z zasadami:
- uczciwej konkurencji – zamówienie nie może być tak skonstruowane, aby uprzywilejowywało niektórych wykonawców,
- równego traktowania – zamawiający musi oceniać wykonawców na podstawie jednakowych kryteriów.
📌 Ważne: Zamawiający nie może subiektywnie oceniać wykonawców, np. stosując różne interpretacje tych samych wymagań, zależnie od sytuacji konkretnego podmiotu. Zasada proporcjonalności nie usprawiedliwia nierównego traktowania!
Podsumowanie
Zasada proporcjonalności to nie tylko abstrakcyjna reguła, ale realne narzędzie ochrony uczciwej konkurencji w zamówieniach publicznych. Jej naruszenie może prowadzić do unieważnienia przetargu, zarzutów przed KIO, a nawet odpowiedzialności dyscyplinarnej.
Zapamiętaj:
- Zasada proporcjonalności chroni wykonawców przed nadmiernymi wymaganiami.
- Zamawiający musi uzasadniać każde wymaganie względem wartości i przedmiotu zamówienia.
- Wymogi muszą być adekwatne, konieczne i odpowiednie.
Podstawa prawna
- art. 16 pkt 1, pkt 3 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku:
- zasada proporcjonalności zamówienia
- warunki udziału w przetargu 2025
- ograniczenia dostępu do przetargu
- równe traktowanie wykonawców
- jak uniknąć unieważnienia postępowania
Przydatne linki urzędowe:
- https://www.uzp.gov.pl/ – Urząd Zamówień Publicznych
- https://bip.kprm.gov.pl/ – Biuletyn Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów