W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego kluczowe znaczenie ma tzw. zasada pisemności. Dla wielu przedsiębiorców startujących w przetargach to więcej niż tylko formalność – to podstawowy warunek zachowania przejrzystości, legalności i możliwości obrony swoich praw. W tym poradniku wyjaśniam, na czym dokładnie polega ta zasada, w jakiej formie trzeba komunikować się z zamawiającym i jakie dokumenty powinny być utrwalane.
Na czym polega zasada pisemności postępowania?
Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP), postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się pisemnie. Co to oznacza w praktyce?
Nie chodzi tu wyłącznie o dokumenty papierowe – wręcz przeciwnie. Pisemność oznacza, że wszystkie informacje, oświadczenia i dokumenty muszą być przedstawione w formie, która:
- umożliwia ich odczytanie,
- pozwala je powielić,
- zawiera wyrazy, cyfry lub inne znaki pisarskie,
- może być przekazana elektronicznie, np. e-mailem lub przez platformę zamówień publicznych.
Takie podejście wynika wprost z definicji zawartej w art. 7 pkt 16 PZP. Przekaz ustny, nawet jeśli miałby formę rozmowy telefonicznej czy spotkania, nie spełnia tego kryterium.
Elektroniczna komunikacja jako standard
Dziś standardem jest komunikacja elektroniczna – i to również zapisano w przepisach. Zgodnie z art. 61 ust. 1 PZP, w postępowaniu stosuje się środki komunikacji elektronicznej, chyba że ustawa przewiduje wyjątki.
Oznacza to, że:
- e-mail, platformy przetargowe, formularze online – to wszystko spełnia wymóg pisemności.
- papierowe dokumenty można stosować tylko w sytuacjach szczególnych, np. gdy przekazywana informacja jest objęta tajemnicą ustawową.
Kogo dotyczy zasada pisemności?
Zasada pisemności dotyczy:
- Komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami, czyli m.in.:
- zapytań o wyjaśnienie treści SWZ,
- składania ofert i oświadczeń,
- wezwania do uzupełnień,
- informacji o wyborze oferty.
- Dokumentowania działań przez zamawiającego – czyli:
- tworzenia protokołu postępowania,
- archiwizacji korespondencji,
- przygotowania sprawozdań i notatek służbowych.
📄 Dzięki pisemności zamawiający może wykazać, że działał zgodnie z prawem, a wykonawcy mają dowód, który umożliwia im późniejsze dochodzenie roszczeń lub skargę do Krajowej Izby Odwoławczej.
Praktyczne znaczenie zasady pisemności
Zasada pisemności nie jest oderwana od rzeczywistości – ma bardzo konkretne skutki praktyczne.
✔ Przykład 1: Wezwanie do uzupełnienia oferty
Firma TechSolution Sp. z o.o. bierze udział w przetargu na dostawę sprzętu IT. Otrzymuje e-mail z informacją, że brakuje jednego z wymaganych załączników. Termin na uzupełnienie – 3 dni. Ponieważ komunikacja odbywa się drogą elektroniczną, firma natychmiast reaguje i wysyła brakujący dokument w odpowiedzi na wiadomość z platformy zakupowej. Cały proces zostaje zapisany w systemie – zamawiający ma dowód wezwania, a wykonawca potwierdzenie uzupełnienia.
✔ Przykład 2: Kontrola postępowania
Urząd Miasta Krosina przeprowadza kontrolę wewnętrzną postępowania przetargowego na odbiór odpadów komunalnych. Dzięki prowadzeniu dokumentacji w formie elektronicznego protokołu, kontrolujący mają dostęp do całej historii przetargu: terminów, ocen ofert, uzasadnień wyboru wykonawcy. Gdyby protokołu nie było lub był prowadzony w sposób ustny (co byłoby niezgodne z prawem), istniałoby ryzyko nieważności całego postępowania.
Dlaczego zasada pisemności jest ważna?
Zasada pisemności:
- 📌 zwiększa przejrzystość – każdy krok postępowania jest udokumentowany,
- 📌 wzmacnia ochronę prawną wykonawców – mogą się odwoływać na podstawie konkretnych dokumentów,
- 📌 pomaga uniknąć sporów – wszystko jest „na piśmie”, czyli do weryfikacji,
- 📌 ułatwia kontrole i audyty ze strony NIK, UZP czy instytucji unijnych.
Podsumowanie
Zasada pisemności to jeden z fundamentów zamówień publicznych. Oznacza nie tylko konieczność „zachowania formy pisemnej”, ale przede wszystkim obowiązek komunikowania się i dokumentowania postępowania w sposób umożliwiający późniejszą weryfikację i odtworzenie przebiegu procedury. Przedsiębiorco – pamiętaj, że Twoje prawa w przetargach zaczynają się właśnie od tego, by wszystko, co istotne, było utrwalone na piśmie – najlepiej w postaci elektronicznej.
Podstawa prawna
- art. 20 ust. 1, art. 7 pkt 16, art. 61 ust. 1 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- zasada pisemności w zamówieniach
- komunikacja w zamówieniach publicznych
- dokumentacja postępowania przetargowego
- platforma e-zamówienia 2025
- forma elektroniczna w przetargach