W postępowaniach podatkowych, które z natury są złożone i często długotrwałe, kluczową rolę odgrywa zasada pisemności. To ona gwarantuje, że każda czynność, decyzja i ustalenie organu podatkowego zostanie odpowiednio utrwalone – tak, aby w każdej chwili można było do nich wrócić. Dla przedsiębiorcy oznacza to bezpieczeństwo, przejrzystość i możliwość skutecznej obrony swoich interesów.
W niniejszym poradniku wyjaśniamy, na czym polega zasada pisemności, jak organy podatkowe ją realizują, kiedy możliwe są czynności ustne i dlaczego nawet rozmowa z urzędnikiem musi być odpowiednio udokumentowana.
Czym jest zasada pisemności?
Zasada pisemności oznacza obowiązek dokumentowania na piśmie wszystkich czynności podejmowanych w toku postępowania podatkowego. Innymi słowy – nic, co dzieje się w postępowaniu, nie może pozostać wyłącznie „w pamięci” urzędnika czy przedsiębiorcy.
Jak wskazuje art. 126 § 1 Ordynacji podatkowej:
„Sprawy podatkowe załatwiane są na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.”
Oznacza to, że od momentu wszczęcia postępowania aż do jego zakończenia każda decyzja, postanowienie, protokół czy notatka służbowa musi mieć formę pisemną – czy to papierową, czy elektroniczną.
Zasada pisemności obowiązuje nie tylko przy wydawaniu decyzji, ale także w trakcie całego toku sprawy – np. podczas przesłuchań, oględzin czy doręczeń.
Dlaczego pisemność jest tak ważna?
Postępowanie podatkowe często trwa wiele miesięcy, a nawet lat. W tym czasie pojawia się wiele czynności, wniosków, wyjaśnień, pism i dowodów. Bez ich pisemnego utrwalenia niemożliwe byłoby rzetelne ustalenie, co faktycznie zostało powiedziane, kiedy i przez kogo.
Zasada pisemności:
- chroni interes przedsiębiorcy, zapewniając mu dostęp do dokumentacji sprawy,
- zabezpiecza organ podatkowy, który może wykazać, że działał zgodnie z prawem,
- umożliwia kontrolę działań organu (np. przez sąd administracyjny),
- gwarantuje pewność ustaleń, nawet po długim czasie od dokonania czynności.
Inaczej mówiąc – jeśli coś nie zostało utrwalone na piśmie, w praktyce nie istnieje w sensie procesowym.
Czy postępowanie podatkowe dopuszcza ustność?
Choć postępowanie podatkowe nie jest kontradyktoryjne (czyli nie przypomina procesu sądowego między dwiema stronami), to nie jest też całkowicie pozbawione elementów ustnych.
Niektóre czynności, takie jak:
- przesłuchanie świadka lub strony,
- rozprawa podatkowa,
- przyjęcie ustnego pełnomocnictwa,
mogą mieć formę ustną.
Jednak i w tych przypadkach obowiązuje zasada pisemności – z każdej czynności musi zostać sporządzony protokół.
Jak stanowi art. 172 § 1 Ordynacji podatkowej:
„Organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.”
Oznacza to, że ustność nigdy nie zastępuje pisemności – jest tylko sposobem przeprowadzenia czynności, a nie sposobem jej dokumentowania.
Przykład z praktyki przedsiębiorcy
Pan Andrzej Kwiatkowski, właściciel firmy budowlanej z Gdańska, został wezwany do urzędu skarbowego na przesłuchanie w związku z kontrolą faktur. Przesłuchanie odbyło się ustnie – urzędnik zadawał pytania, a przedsiębiorca odpowiadał.
Po zakończeniu przesłuchania urzędnik sporządził protokół, który pan Andrzej przeczytał i podpisał. Protokół trafił do akt sprawy i stanowił później podstawę do wydania decyzji podatkowej.
Gdyby urzędnik nie sporządził protokołu, a swoje ustalenia zapamiętał jedynie „z rozmowy”, takie czynności nie miałyby żadnej wartości dowodowej. Właśnie po to istnieje zasada pisemności – by chronić obie strony postępowania.
Pisemność w wersji elektronicznej
Postęp technologiczny sprawił, że pisemność nie oznacza już wyłącznie papieru. Obecnie – zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej – dokumenty mogą być utrwalane także w postaci elektronicznej.
Nie ma przy tym żadnej różnicy prawnej między pismem papierowym a elektronicznym. Oba wywołują te same skutki.
Zgodnie z art. 126 § 1 Ordynacji podatkowej:
„Sprawa podatkowa jest załatwiana w formie pisemnej, która może być utrwalona w postaci papierowej lub elektronicznej.”
Nowoczesne technologie pozwalają nawet na automatyczne generowanie pism – np. decyzji podatkowych czy wezwań. Jak stanowi art. 126 § 2 Ordynacji podatkowej:
„Sprawy podatkowe mogą być załatwiane z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego.”
W praktyce oznacza to, że urząd może wysłać przedsiębiorcy pismo wygenerowane komputerowo, które jest równie ważne, jak dokument podpisany ręcznie przez urzędnika.
Formy podpisywania pism
Pisma papierowe muszą być podpisane własnoręcznie, natomiast dokumenty elektroniczne wymagają podpisu:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- podpisu zaufanego,
- podpisu osobistego lub
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej organu (z oznaczeniem osoby, która pismo opieczętowała).
To bardzo ważne z punktu widzenia przedsiębiorcy – dokument bez ważnego podpisu nie wywołuje skutków prawnych.
Przykład:
Jeśli podatnik otrzyma decyzję podatkową w ePUAP, która nie jest podpisana żadną z powyższych metod, może skutecznie zakwestionować jej ważność.
Różne sposoby utrwalania czynności
Zasada pisemności obejmuje nie tylko tekst pisany. Współcześnie dopuszczalne są także inne formy dokumentowania czynności, np.:
- fotografie (np. z oględzin towaru),
- nagrania audio lub wideo (np. z przesłuchania),
- rysunki lub szkice (np. sporządzone podczas wizji lokalnej).
Kluczowe jest, aby każda forma zapewniała wiarygodność, trwałość i rzetelność odtworzenia czynności.
Wybór formy dokumentowania należy do organu podatkowego, ale przedsiębiorca może wnioskować o preferowaną metodę – np. poprosić o nagranie przesłuchania online, jeśli ma to zwiększyć przejrzystość postępowania.
Ustność nie oznacza dowolności
Zasada ustności – czyli załatwiania spraw bez żadnego materialnego utrwalenia – nie obowiązuje w postępowaniu podatkowym.
Nie można zatem załatwić sprawy telefonicznie czy ustnie „na korytarzu”. Nawet jeśli przedsiębiorca złoży oświadczenie ustnie, organ musi sporządzić z tej czynności protokół.
Co więcej, strona nie może skutecznie dokonać czynności procesowej w formie ustnej, jeśli przepisy tego nie przewidują.
Przykładowo:
- odwołanie od decyzji podatkowej złożone ustnie nie wywoła skutku prawnego,
- ustne „odwołanie pełnomocnictwa” będzie skuteczne dopiero po pisemnym zawiadomieniu organu (zgodnie z art. 138i § 2 Ordynacji podatkowej).