Zasada ograniczenia celu jest jednym z fundamentów RODO i bezpośrednio wpływa na sposób, w jaki przedsiębiorcy, instytucje czy organizacje mogą gromadzić i wykorzystywać dane osobowe. Jej naruszenie naraża administratora nie tylko na wysokie kary finansowe, ale także na utratę zaufania klientów i kontrahentów. W tym poradniku wyjaśniam, czym dokładnie jest zasada ograniczenia celu, jak ją prawidłowo stosować w praktyce oraz jakie błędy są najczęściej popełniane.
Na czym polega zasada ograniczenia celu?
Artykuł 5 ust. 1 lit. b RODO stanowi, że:
„Dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami”.
Oznacza to, że:
- administrator musi jasno określić, w jakim celu zbiera dane,
- cel ten musi być zgodny z prawem,
- dane nie mogą być wykorzystywane do innych działań, które nie mają związku z pierwotnym celem ich zbierania.
Przykład błędu: jeżeli firma zbiera dane klientów w celu realizacji zamówienia, nie może później wykorzystać ich do działań marketingowych bez dodatkowej podstawy prawnej, np. zgody.
Jak formułować cele zgodnie z RODO?
Jednym z częstych uchybień jest określanie celu zbyt ogólnie, np. „cele biznesowe” czy „poprawa jakości usług”. Takie sformułowania są nieprecyzyjne i mogą zostać zakwestionowane przez organ nadzorczy.
✔ Prawidłowe sformułowanie celu: „zbieranie adresów e-mail klientów w celu wysyłki faktur elektronicznych”.
✖ Nieprawidłowe sformułowanie celu: „gromadzenie danych w celach administracyjnych”.
Cel powinien być zrozumiały nie tylko dla administratora, ale także dla wszystkich osób zaangażowanych w przetwarzanie – np. pracowników czy podmiotów przetwarzających (firm hostingowych, biur rachunkowych).
Kiedy można zmienić cel przetwarzania?
RODO przewiduje sytuacje, w których dane mogą być użyte w innym celu niż pierwotny. Zgodnie z art. 6 ust. 4 RODO administrator musi przeprowadzić tzw. test zgodności celów, biorąc pod uwagę m.in.:
- relację między pierwotnym a nowym celem,
- charakter danych (np. czy są to dane wrażliwe),
- konsekwencje dla osób, których dane dotyczą,
- zastosowane zabezpieczenia (np. pseudonimizacja, szyfrowanie).
Dopuszczalne jest dalsze przetwarzanie danych bez dodatkowej podstawy prawnej, jeżeli:
- osoba, której dane dotyczą, udzieliła zgody,
- prawo UE lub prawo krajowe pozwala na takie działanie jako środek niezbędny i proporcjonalny.
⚠️ Ważne: dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych, badań naukowych, historycznych lub statystycznych nie jest uznawane za sprzeczne z pierwotnym celem.
Przykłady praktyczne
Przykład 1 – baza klientów sklepu internetowego
Sklep internetowy „TechMarket24” zbiera dane klientów w celu realizacji zamówień. Administrator chciałby później wykorzystać te dane do wysyłania newslettera.
- Jeżeli klient udzielił zgody na komunikację marketingową – przetwarzanie jest legalne.
- Jeżeli zgody nie było – wysyłka newslettera naruszy zasadę ograniczenia celu.
Przykład 2 – testowanie systemów IT
Firma telekomunikacyjna „TelNet” tworzy dodatkową bazę danych w celu testowania systemu bilingowego. Dane abonentów, które wcześniej zostały zebrane przy zawieraniu umów, mogą być wykorzystane do testów – ponieważ nowy cel jest ściśle związany z pierwotnym celem (realizacja umów).
Jak wdrożyć zasadę ograniczenia celu w praktyce?
Administratorzy danych powinni w szczególności:
- określić cele przetwarzania jeszcze przed rozpoczęciem zbierania danych,
- unikać ogólnikowych sformułowań – każdy cel musi być konkretny i zrozumiały,
- dopasować zakres danych do celu (np. nie zbierać numeru PESEL, jeśli wystarczy imię i nazwisko),
- unikać łączenia zbiorów danych w sposób, który mógłby naruszać pierwotny cel,
- stosować zabezpieczenia techniczne i organizacyjne ograniczające ryzyko ponownego użycia danych,
- regularnie weryfikować, czy przetwarzanie danych jest nadal konieczne.
Podsumowanie
Zasada ograniczenia celu ma chronić osoby, których dane są przetwarzane, przed ich nieuprawnionym wykorzystywaniem. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność precyzyjnego planowania i dokumentowania celów jeszcze przed rozpoczęciem procesu zbierania danych. Prawidłowe stosowanie tej zasady ogranicza ryzyko kar i pozwala budować wiarygodność w oczach klientów.
Podstawa prawna
- art. 5 ust. 1 lit. b, art. 6 ust. 4, art. 23 ust. 1 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
Tematy porad zawartych w poradniku
- zasada ograniczenia celu RODO
- zmiana celu przetwarzania danych osobowych
- test zgodności celów RODO
- przykłady naruszeń zasady ograniczenia celu