Założenie i prowadzenie akt restrukturyzacyjnych to jeden z kluczowych obowiązków nadzorcy układu. Przepisy precyzyjnie określają moment, w którym akta powinny zostać założone, sposób ich prowadzenia oraz zasady kompletności i jawności. W tym poradniku wyjaśniamy krok po kroku, jak wygląda procedura zakładania akt w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe.
Kiedy powstaje obowiązek założenia akt?
Zgodnie z art. 211a ust. 1 – Prawo restrukturyzacyjne, po ustaleniu dnia układowego nadzorca układu ma obowiązek założenia i prowadzenia akt w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe. Obowiązek ten został dodatkowo uszczegółowiony w § 4 – Rozporządzenie w sprawie prowadzenia akt (r.p.u.a.), zgodnie z którym czynność ta powinna być dokonana niezwłocznie po ustaleniu dnia układowego.
Administrator systemu i bezpieczeństwo akt
System teleinformatyczny obsługujący postępowania sądowe jest utrzymywany przez Ministra Sprawiedliwości. Wynika to wprost z art. 175da § 1 i 3 – Prawo o ustroju sądów powszechnych (p.u.s.p.).
Jednocześnie, jak stanowi art. 175da § 4 p.u.s.p., minister – mimo pełnienia funkcji administratora – nie ma dostępu do akt postępowania. Gwarantuje to poufność dokumentacji i bezpieczeństwo danych zgromadzonych w systemie.
Jak założyć akta w systemie? – procedura krok po kroku
Założenie akt wymaga przeprowadzenia kilku czynności manualnych w systemie:
- Kliknięcie w funkcję „Załóż akta dla PZU”.
- Kliknięcie w przycisk „Rejestruj”, co przekierowuje do edycji wniosku.
- Wypełnienie formularza „Zgłoszenie ustalenia dnia układowego w PZU” – należy podać dane sądu restrukturyzacyjnego, dłużnika i nadzorcy układu.
- Podpisanie zgłoszenia i jego wysłanie – system tworzy akta wstępne z sygnaturą PB.
- Na poziomie akt PB nadzorca wydaje zarządzenie o założeniu akt właściwych (sygnatura GRz-nu).
- Podpisanie zarządzenia i kliknięcie „Wykonaj” – akta PB zostają zamknięte, a ich miejsce zajmują właściwe akta GRz-nu.
Nadawanie sygnatury akt
System teleinformatyczny automatycznie nadaje sygnaturę. Zgodnie z § 5 r.p.u.a., sygnatura składa się z kilku elementów:
- kodu wydziału sądu restrukturyzacyjnego właściwego dla dłużnika,
- znaku łamania,
- kodu ewidencyjnego „GRz-nu”,
- kolejnego znaku łamania,
- numeru porządkowego sprawy z repertorium GRz-nu,
- kolejnego znaku łamania,
- roku kalendarzowego (cztery cyfry).
Zasady prowadzenia akt sprawy
„Prowadzenie akt” oznacza gospodarowanie dokumentacją – czyli wprowadzanie do systemu nowych dokumentów oraz usuwanie tych, które zostały wprowadzone błędnie.
Akta powinny być prowadzone z zachowaniem trzech kluczowych zasad:
- zupełności – w aktach muszą znaleźć się wszystkie dokumenty związane z postępowaniem,
- systematyczności – dokumenty powinny być uzupełniane na bieżąco,
- jawności – zapewniony jest dostęp do akt zgodnie z przepisami.
📌 Przykład praktyczny
Pan Tomasz – nadzorca układu w restrukturyzacji spółki „Alfa-Tech” z Poznania – otrzymał drogą elektroniczną wniosek od wierzyciela. Dokument ten został automatycznie dołączony do akt w systemie. Następnie pan Tomasz dodał do akt cyfrowe odwzorowanie umowy zawartej w formie papierowej, podpisanej przez dłużnika. Dzięki temu akta były kompletne i dostępne dla stron postępowania.
Dokumenty elektroniczne i papierowe
System teleinformatyczny automatycznie dołącza dokumenty składane elektronicznie. W przypadku dokumentów papierowych nadzorca układu ma obowiązek sporządzić cyfrowe odwzorowanie i wprowadzić je do akt.
Co więcej, zgodnie z § 6 ust. 5 r.p.u.a. nadzorca wprowadza treść pism wymienionych w art. 196b ust. 2 pr. restr. do akt sprawy przy użyciu odpowiednich formularzy elektronicznych udostępnionych w systemie.
Podstawa prawna
- art. 211a ust. 1 – Prawo restrukturyzacyjne
- art. 196b ust. 2 – Prawo restrukturyzacyjne
- § 4–6 – Rozporządzenie w sprawie prowadzenia akt (r.p.u.a.)
- art. 175da § 1, 3 i 4 – Prawo o ustroju sądów powszechnych
Tematy porad zawartych w poradniku
- jak założyć akta restrukturyzacyjne w systemie teleinformatycznym,
- obowiązki nadzorcy układu w zakresie prowadzenia akt,
- zasady zupełności, systematyczności i jawności akt restrukturyzacyjnych,
- sygnatura akt GRz-nu w restrukturyzacji.