Rozliczanie zaliczek na zakup środków trwałych to temat, który od lat budzi wątpliwości przedsiębiorców oraz księgowych. Prawidłowe zaksięgowanie zaliczki na poczet nabycia fabrycznie nowego środka trwałego ma ogromne znaczenie – zarówno dla kosztów podatkowych firmy, jak i dla możliwości korzystania z jednorazowej amortyzacji. Właściwe rozliczenie może znacząco wpłynąć na wynik finansowy i efektywność podatkową przedsiębiorcy. Z tego poradnika dowiesz się, jak zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.) zaksięgować i rozliczyć zaliczkę, kiedy i w jakim zakresie możesz ją ująć w kosztach uzyskania przychodów oraz jakie pułapki czekają na przedsiębiorców w przypadku zmiany planów wobec środka trwałego.
Kiedy zaliczka na zakup środka trwałego może być kosztem podatkowym?
Przedsiębiorcy nabywający fabrycznie nowe środki trwałe mogą skorzystać ze szczególnego rozwiązania – zgodnie z art. 15 ust. 1zd ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wpłatę na poczet nabycia środka trwałego można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów.
Co to oznacza w praktyce?
Jeżeli zamawiasz maszynę lub pojazd i producent wymaga zaliczki – możesz tę zaliczkę zaliczyć do kosztów podatkowych już w momencie jej wpłaty, a nie dopiero po dostawie i wprowadzeniu środka trwałego do ewidencji. Jest to odejście od tradycyjnej zasady, gdzie wydatki na środki trwałe stawały się kosztem dopiero poprzez odpisy amortyzacyjne.
Warunki zaliczenia zaliczki do kosztów:
- Środek trwały musi być fabrycznie nowy,
- Zaliczka dotyczy środka trwałego, o którym mowa w art. 16k ust. 14 u.p.d.o.p.,
- Środek trwały spełnia warunki określone w art. 16k ust. 15 u.p.d.o.p.,
- Dostawa nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych,
- Zaliczka nie przekracza rocznego limitu, o którym mowa w art. 16k ust. 14 (aktualnie 100 000 zł na wszystkie tego typu środki trwałe).
Uwaga: Zaliczka zmniejsza limit jednorazowych odpisów amortyzacyjnych w danym roku podatkowym.
Jak wygląda księgowanie zaliczki w kosztach? Przykład praktyczny
Przykład 1:
Firma „NowyStart” sp. z o.o. z Krakowa zamierza zakupić fabrycznie nową frezarkę do produkcji elementów metalowych. W listopadzie 2025 roku wpłaca na poczet zakupu zaliczkę w wysokości 40 000 zł. Całkowita wartość maszyny to 150 000 zł, a dostawa nastąpi w lutym 2026 r.
- Jak rozliczyć zaliczkę?
- Firma może zaliczyć 40 000 zł do kosztów uzyskania przychodów w listopadzie 2025 roku, ponieważ spełnia warunki wskazane w przepisach.
- Po otrzymaniu i przyjęciu maszyny do ewidencji środków trwałych, pozostałą wartość (110 000 zł) ujmie w kosztach podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne – z uwzględnieniem rocznego limitu jednorazowych odpisów (czyli w 2026 r. pozostały limit na jednorazową amortyzację dla tego środka trwałego wynosi już tylko 60 000 zł).
Przykład 2:
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (Jan Majewski, Warszawa) wpłacił w grudniu 2025 r. 90 000 zł zaliczki na fabrycznie nowy samochód dostawczy. W styczniu 2026 r. dokonał zmiany formy opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
- Jak rozliczyć zaliczkę?
- Zaliczka została zaliczona do kosztów podatkowych w grudniu 2025 r.
- Po zmianie formy opodatkowania na ryczałt – zgodnie z art. 16k ust. 21 u.p.d.o.p. – Jan Majewski ma obowiązek zwiększyć przychody o wcześniej zaliczoną zaliczkę (90 000 zł) na ostatni dzień prowadzenia działalności opodatkowanej na zasadach ogólnych.
Co jeśli zrezygnujesz z jednorazowej amortyzacji lub sprzedasz środek trwały?
Przepisy szczegółowo regulują sytuacje, w których po ujęciu zaliczki w kosztach podatkowych, dochodzi do zmiany planów wobec środka trwałego:
Obowiązek „odwrócenia” kosztu – kiedy zwiększasz przychód?
Musisz zwiększyć przychody o wartość zaliczki, jeśli:
- Przed nabyciem środka trwałego:
- Zlikwidujesz działalność gospodarczą,
- Zmienisz formę opodatkowania na zryczałtowaną.
- Po nabyciu środka trwałego:
- Nie dokonasz jednorazowego odpisu amortyzacyjnego (a rozpoczniesz amortyzację według stawek ogólnych, np. liniowo),
- Sprzedasz środek trwały przed zakończeniem amortyzacji.
W każdym z powyższych przypadków, dzień zwiększenia przychodów zależy od okoliczności (ostatni dzień działalności, dzień zmiany formy opodatkowania, dzień zbycia środka trwałego lub dzień rozpoczęcia amortyzacji na ogólnych zasadach).
Dlaczego tak?
To zabezpieczenie przed „podwójnym” rozliczaniem kosztu – najpierw jako zaliczki, potem ponownie przez odpisy amortyzacyjne lub jako koszt przy sprzedaży środka trwałego.
Najważniejsze zasady i pułapki rozliczania zaliczek na środki trwałe
- Zaliczka na poczet fabrycznie nowego środka trwałego może być kosztem podatkowym od razu po jej wpłacie – tylko do limitu 100 000 zł rocznie.
- Ujęcie zaliczki w kosztach pomniejsza limit jednorazowych odpisów amortyzacyjnych.
- W przypadku zmiany formy opodatkowania, likwidacji działalności, rezygnacji z jednorazowej amortyzacji lub zbycia środka trwałego – wcześniejsze zaliczenie zaliczki do kosztów trzeba „odwrócić”, czyli doliczyć do przychodów.
- Zaliczka nie jest odpisem amortyzacyjnym i nie pomniejsza wartości początkowej środka trwałego przy ustalaniu dochodu ze sprzedaży.
Podsumowanie – kluczowe wskazówki
- Przed zaliczeniem zaliczki do kosztów, dokładnie sprawdź, czy środek trwały spełnia wymogi ustawowe.
- Monitoruj łączny limit zaliczek i jednorazowych odpisów amortyzacyjnych – rocznie możesz uwzględnić maksymalnie 100 000 zł.
- Planujesz zmianę formy opodatkowania lub sprzedaż środka trwałego? Sprawdź, czy nie będziesz musiał zwiększyć przychodów o wcześniej ujętą zaliczkę!
- W przypadku pytań lub niejasności, warto zasięgnąć porady doradcy podatkowego – nieprawidłowe rozliczenie może narazić firmę na poważne konsekwencje podatkowe.
Podstawa prawna
- art. 15 ust. 1zd, art. 16k ust. 14, ust. 15, ust. 16, ust. 18, ust. 21 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 485, z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- zaliczka na środek trwały w kosztach 2025
- limit jednorazowej amortyzacji 2025
- rozliczenie zaliczki przy zmianie formy opodatkowania
- opodatkowanie sprzedaży środka trwałego po zaliczce