Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to temat, który każdego roku budzi pytania zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Kto musi go tworzyć? Czy świadczenia należą się każdemu pracownikowi? Jak ustalić ich wysokość i kto ma prawo decydować o ich podziale? Ten poradnik w prosty sposób wyjaśnia, jak działa ZFŚS i jak poprawnie go stosować w 2025 roku – zgodnie z aktualnymi przepisami.
Czym jest ZFŚS i kiedy trzeba go tworzyć?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to specjalny fundusz tworzony przez pracodawcę z myślą o finansowaniu tzw. działalności socjalnej – czyli m.in. pomocy finansowej dla pracowników w trudnej sytuacji, dofinansowania wakacji, biletów do kina, paczek dla dzieci czy imprez integracyjnych.
📌 Kiedy ZFŚS jest obowiązkowy?
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty na dzień 1 stycznia danego roku) – mają obowiązek utworzenia ZFŚS.
📌 Dobrowolność dla mniejszych firm
Jeśli firma zatrudnia od 20 do 49 pracowników, fundusz można utworzyć na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
📌 Możliwość rezygnacji
Gdy w firmie jest mniej niż 50 pracowników i nie obowiązuje układ zbiorowy pracy ani regulamin wynagradzania, pracodawca może zdecydować o nietworzeniu ZFŚS. Warto tę decyzję formalnie udokumentować (np. w regulaminie pracy).
🧩 Przykład praktyczny
Firma TechInnova Sp. z o.o. z Gdańska zatrudniała 52 osoby na dzień 1 stycznia 2025 r. – więc musi utworzyć ZFŚS i prowadzić go zgodnie z ustawą. Natomiast Biuro Rachunkowe FOCUS zatrudniające 28 osób, na wniosek działającego tam związku zawodowego, postanowiło dobrowolnie utworzyć Fundusz.
Charakter i forma świadczeń z ZFŚS
ZFŚS nie jest „dodatkowym budżetem nagród”. To fundusz socjalny, z którego nie każdy pracownik otrzyma świadczenie w takiej samej wysokości, a czasem – w ogóle.
📌 Świadczenia z ZFŚS nie są powszechne – ich przyznanie zależy od tzw. kryterium socjalnego, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.
📌 Dopuszczalne formy działalności socjalnej to m.in.:
- 🎭 kulturalno-oświatowa – bilety do kina, teatru, muzeum,
- 🏊 sportowo-rekreacyjna – siłownia, basen, wydarzenia sportowe,
- 🌄 dofinansowanie wypoczynku – obozy, kolonie, wczasy,
- 🎁 pomoc materialna i rzeczowa – zapomogi, paczki, bony,
- 🏠 pomoc mieszkaniowa – np. pożyczki na remont mieszkania.
🧩 Przykład praktyczny
Pani Monika, samotna matka dwojga dzieci zatrudniona na pół etatu w firmie produkcyjnej, złożyła wniosek o dofinansowanie letniego wypoczynku dzieci. Na podstawie regulaminu ZFŚS, przyznano jej 1600 zł. Pan Andrzej, bezdzietny pracownik o wysokich dochodach, nie otrzymał dopłaty – mimo że również złożył wniosek.
Jak ustalać zasady przyznawania świadczeń?
📌 Zasady korzystania z ZFŚS (czyli regulamin ZFŚS) ustala pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową.
📌 Jeżeli działa więcej niż jedna organizacja związkowa, powinny one wypracować wspólne stanowisko w ciągu 30 dni. Gdy tego nie zrobią – pracodawca może samodzielnie przyjąć regulamin, ale po uwzględnieniu odrębnych stanowisk każdej organizacji.
📌 Samo przyznawanie świadczeń również wymaga uzgodnienia ze związkami zawodowymi (jeśli takie funkcjonują w firmie).
📜 Podstawa prawna: art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 854)
⚖️ Wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., sygn. I PKN 579/00
„Nie jest dopuszczalne przyznawanie świadczeń z ZFŚS na zasadzie »każdemu po równo« – świadczenia muszą uwzględniać indywidualną sytuację życiową, rodzinną i materialną pracownika”.
Kto jest uprawniony do świadczeń z ZFŚS?
📌 Uprawnionymi są nie tylko aktualni pracownicy, ale też emeryci, renciści i członkowie rodzin. Nie ma znaczenia forma zatrudnienia (umowa na czas określony/nieokreślony, mianowanie, spółdzielczy stosunek pracy itp.)
🧍 Kto dokładnie może korzystać z Funduszu?
- Pracownicy (także na urlopach wychowawczych i w czasie przygotowania zawodowego)
- Emeryci i renciści – byli pracownicy
- Członkowie rodzin:
- dzieci (biologiczne, przysposobione, z rodzin zastępczych),
- dzieci współmałżonków,
- wnuki i rodzeństwo do 18 lat, a jeśli się uczą – do 25 lat,
- osoby niepełnosprawne w znacznym lub umiarkowanym stopniu,
- współmałżonkowie i rodzice mieszkający z pracownikiem.
🧩 Przykład praktyczny
Pan Jacek, pracownik administracyjny, poprosił o dofinansowanie turnusu rehabilitacyjnego dla swojego niepełnosprawnego brata, którego utrzymuje. Pracodawca zaakceptował wniosek – zgodnie z regulaminem ZFŚS brat Jacka jest osobą uprawnioną do świadczenia.
Jak nie stosować ZFŚS – najczęstsze błędy pracodawców 🚫
W praktyce wielu pracodawców niewłaściwie wykorzystuje środki z funduszu socjalnego, co może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych i ubezpieczeniowych (ZUS).
Oto typowe błędy, które mogą narazić firmę na kontrolę lub korektę:
❌ 1. Przyznawanie świadczeń „każdemu po równo”
To najczęstsze i najpoważniejsze uchybienie. Nawet jeśli intencje są dobre – np. zorganizowanie świątecznych paczek dla wszystkich pracowników – świadczenia muszą uwzględniać kryterium socjalne.
📌 Przykład nieprawidłowości:
Pracodawca przekazał każdemu pracownikowi bon na 500 zł z okazji świąt Bożego Narodzenia, bez względu na jego sytuację. ZUS podczas kontroli uznał to za świadczenie pozbawione charakteru socjalnego – więc jego wartość doliczono do podstawy składek ZUS i opodatkowano jak zwykłe wynagrodzenie.
❌ 2. Brak regulaminu lub nieuzgodnienie go ze związkami zawodowymi
Regulamin ZFŚS to kluczowy dokument, który powinien jasno wskazywać:
- kryteria przyznawania świadczeń,
- rodzaje świadczeń,
- procedurę składania wniosków,
- sposób przetwarzania danych (np. o dochodach).
Jeśli w firmie działają związki zawodowe, regulamin musi być z nimi uzgodniony.
📌 Co grozi za brak uzgodnienia? Przyznane świadczenia mogą zostać zakwestionowane jako nielegalne, a pracodawca może być zobowiązany do ich przeliczenia jako przychodu pracownika.
❌ 3. Brak dokumentacji sytuacji materialnej pracowników
Nie wystarczy „na oko” ocenić, kto potrzebuje wsparcia. Pracodawca musi posiadać oświadczenia o dochodach, liczbie osób na utrzymaniu, sytuacji życiowej, na podstawie których przyznaje świadczenie.
🧩 Przykład praktyczny
Pani Edyta, kadrowa w firmie budowlanej, przygotowując dofinansowania do wakacji, poprosiła wszystkich pracowników o wypełnienie formularza z informacjami o dochodach rodziny. Dzięki temu osoby o niższych dochodach otrzymały większe dopłaty – a firma uniknęła ryzyka podatkowego.
Regulamin ZFŚS – jak go przygotować?
Regulamin to nie tylko obowiązek formalny – to narzędzie porządkujące zasady korzystania z funduszu, które chroni zarówno pracodawcę, jak i pracownika.
Co powinien zawierać regulamin?
📋 Elementy regulaminu ZFŚS:
- definicję osób uprawnionych do świadczeń,
- zasady przyznawania świadczeń (z uwzględnieniem kryterium socjalnego),
- wykaz form działalności socjalnej finansowanej z funduszu,
- procedury składania i rozpatrywania wniosków,
- zasady przetwarzania danych osobowych (RODO),
- terminy i formy wypłat świadczeń.
🧩 Przykład praktyczny
W firmie NovaPack działają dwa związki zawodowe. Regulamin ZFŚS został przyjęty po wspólnych konsultacjach obu związków. Dzięki temu firma uniknęła sporu i konsekwencji związanych z ewentualnym uznaniem wypłat za świadczenia nienależne.
Świadczenia a oświadczenia – co pracownik musi wykazać?
Pracodawca nie może domagać się PIT-u pracownika czy dokumentów z urzędów, ale może (a wręcz powinien) zażądać oświadczenia o sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej.
📌 Pamiętaj:
- Nie ma obowiązku weryfikacji treści oświadczenia (chyba że zachodzą wątpliwości).
- Pracownik musi sam zadbać o zgodność danych.
- Dane z oświadczenia powinny być przetwarzane zgodnie z RODO (np. tylko przez wyznaczonego pracownika działu kadr).
⚠️ Uwaga: Jeśli pracownik odmówi złożenia oświadczenia, pracodawca może odmówić przyznania świadczenia, bo nie ma podstaw do jego ustalenia.
Czy można zrezygnować z funduszu?
Tak – ale tylko w określonych przypadkach. Jak już wspomniano wcześniej:
🔹 Pracodawca zatrudniający poniżej 50 pracowników i niewiązany układem zbiorowym lub regulaminem wynagradzania – może nie tworzyć ZFŚS. Warto to jasno wskazać np. w regulaminie pracy lub umowie o pracę.
📌 Nie można jednak zrezygnować z funduszu „na własnych warunkach” przy zatrudnieniu ≥50 etatów – w takim przypadku jego utworzenie jest obowiązkowe z mocy ustawy.
📚 Podstawa prawna
📜 Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 288)
📜 Art. 27 ust. 1 i 2 – ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 854)
📜 Wyrok SN z 20.08.2001 r., I PKN 579/00, OSNP 2003/14, poz. 331
📌 Kluczowe wnioski
✔ Tworzenie ZFŚS zależy od liczby pracowników i charakteru zakładu pracy
✔ Świadczenia z funduszu muszą uwzględniać sytuację życiową, materialną i rodzinną
✔ Nie wolno przyznawać świadczeń „po równo” – to grozi oskładkowaniem i opodatkowaniem
✔ Pracodawca musi uzgodnić regulamin ZFŚS ze związkami zawodowymi
✔ Brak dokumentacji socjalnej = ryzyko podatkowe i ZUS-owskie
📚Podstawa prawna
- art. 2, art. 8, art. 10, art. 12 – ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
- art. 27 ust. 1 i 2 – ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
- wyrok SN z 20.08.2001 r., I PKN 579/00 – Orzecznictwo SN
- art. 12 ust. 1 – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
- § 2 ust. 1 pkt 19 – rozporządzenie MPiPS z 18 grudnia 1998 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 728)
🔖Tematy porad zawartych w poradniku
- kto musi tworzyć ZFŚS 2025
- świadczenia z ZFŚS a kryteria socjalne
- regulamin ZFŚS 2025
- uprawnieni do świadczeń ZFŚS
- błędy przy wypłacie z ZFŚS