Śmierć pracownika to trudny moment nie tylko z ludzkiego, ale i organizacyjnego punktu widzenia. Dla pracodawcy oznacza konieczność przeprowadzenia formalności związanych z wygaśnięciem stosunku pracy oraz wypłatą należnych świadczeń osobom uprawnionym. Należy to zrobić zgodnie z przepisami kodeksu pracy i ustawy emerytalno-rentowej, a także z uwzględnieniem obowiązków podatkowych.
Ten poradnik krok po kroku wyjaśnia, kto ma prawo do wynagrodzenia po zmarłym pracowniku, jak ustalić krąg uprawnionych, jakie dokumenty należy zebrać oraz kiedy świadczenia wchodzą do spadku.
Kiedy wygasa stosunek pracy?
Zgon pracownika skutkuje automatycznym wygaśnięciem stosunku pracy. Zgodnie z przepisem:
📄 „Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa.”
➡ art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy
Jednak to, że stosunek pracy wygasł, nie oznacza wygaśnięcia związanych z nim praw majątkowych. Wprost przeciwnie – przechodzą one na osoby wskazane w przepisach.
Kto ma prawo do wynagrodzenia po śmierci pracownika?
Zgodnie z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, prawa majątkowe ze stosunku pracy – takie jak:
- niewypłacone wynagrodzenie,
- ekwiwalent za urlop,
- nagrody,
- diety itp.
➡ nie wchodzą do spadku, lecz przechodzą bezpośrednio na małżonka zmarłego pracownika oraz osoby uprawnione do renty rodzinnej (zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – u.e.r.f.u.s.).
Co ważne – te osoby nie muszą być spadkobiercami. W praktyce oznacza to, że nawet wydziedziczenie nie pozbawia ich prawa do tych świadczeń.
Krąg osób uprawnionych do świadczeń
Krąg osób uprawnionych określony został w przepisach u.e.r.f.u.s., w szczególności w art. 67–71. Są to:
✔ Małżonek (wdowa/wdowiec)
✔ Dzieci:
- biologiczne,
- dzieci drugiego małżonka,
- dzieci przysposobione,
- wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie (ale nie w rodzinie zastępczej).
✔ Rodzice – jeśli zmarły pracownik ich utrzymywał.
Uprawnienie do renty rodzinnej (a więc i do świadczeń po zmarłym pracowniku) zależy także od:
- wieku dziecka (do 16/25 lat, lub bez ograniczeń przy całkowitej niezdolności do pracy),
- kontynuowania nauki,
- sytuacji rodzinnej dziecka przyjętego na wychowanie (np. brak możliwości utrzymania przez biologicznych rodziców),
- wieku i sytuacji dochodowej rodziców.
Co jeśli nie ma osób uprawnionych?
Jeśli zmarły nie był w chwili śmierci w związku małżeńskim i nie pozostawił osób uprawnionych do renty rodzinnej, prawa majątkowe wchodzą do spadku.
Wówczas pracodawca nie wypłaca świadczeń „od ręki”, lecz musi poczekać na:
📄 Postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku
➡ art. 1027 Kodeksu cywilnego
Jak ustalić, kto jest uprawniony?
Dział kadr lub osoba odpowiedzialna za sprawy pracownicze powinna niezwłocznie po uzyskaniu informacji o śmierci pracownika:
- Zabezpieczyć dokumentację pracowniczą
- Sprawdzić, czy zmarły był w związku małżeńskim
- Skontaktować się z rodziną zmarłego
- Zebrać dokumenty potwierdzające prawo do świadczeń, w szczególności:
- dowód osobisty,
- akt zgonu,
- akt małżeństwa,
- akty urodzenia dzieci,
- zaświadczenia o uczęszczaniu do szkoły,
- dokumenty potwierdzające opiekę/utrzymanie.
🔎 Jeśli osoby te nie są znane pracodawcy, muszą się odpowiednio zidentyfikować i udowodnić swoje uprawnienia.
Praktyczny przykład 1
🧑🔧 Pan Robert, operator maszyn, zmarł nagle w wieku 53 lat. Pozostawił żonę i dwoje dzieci – córkę (studentkę, lat 21) oraz syna (lat 15). Pracodawca ustala, że:
- dzieci spełniają warunki do renty rodzinnej (wiek i nauka),
- żona jest małżonkiem zmarłego.
➡ Świadczenia zostaną wypłacone w częściach równych każdemu z trojga uprawnionych. Dzieci nie muszą przedstawiać postanowienia sądu – wystarczą akty urodzenia, zaświadczenie o nauce i dowody tożsamości.
Praktyczny przykład 2
🏢 Pani Agnieszka, pracownica działu IT, zmarła nagle. Nie miała dzieci, nie była zamężna. Nie pozostawiła też osób uprawnionych do renty rodzinnej. Pracodawca:
- stwierdza brak uprawnionych z art. 63¹ § 2 k.p.,
- informuje rodzinę o konieczności przedstawienia postanowienia o nabyciu spadku.
➡ Dopiero po otrzymaniu takiego postanowienia może dojść do wypłaty świadczeń – proporcjonalnie do udziałów spadkowych.
Czy świadczenia podlegają opodatkowaniu?
💰 TAK – ale zależy od podstawy wypłaty.
- Jeśli wypłata następuje na podstawie art. 63¹ § 2 k.p. (czyli dla małżonka/osób uprawnionych do renty) ➡ podlega PIT (17%), ale nie podlega podatkowi od spadków.
- Jeśli wypłata następuje na podstawie dziedziczenia ➡ podlega podatkowi od spadków i darowizn, a nie PIT.
Najczęstsze błędy pracodawców
⚠️ 1. Wypłata całości świadczenia tylko małżonkowi, mimo że są też dzieci. ➡ Pracodawca naraża się na roszczenia i obowiązek zwrotu.
⚠️ 2. Wypłata świadczeń bez postanowienia spadkowego, jeśli nie było osób uprawnionych z art. 63¹ § 2 k.p.
⚠️ 3. Brak naliczenia podatku PIT w przypadku świadczeń wypłacanych osobom uprawnionym – grozi odpowiedzialnością jako płatnik.
Krok po kroku: jak wypłacić świadczenia po zmarłym pracowniku?
Świadczenia po zmarłym pracowniku można wypłacić w dwóch trybach – bez postanowienia o spadku (gdy są osoby uprawnione z art. 63¹ § 2 k.p.) albo po uzyskaniu postanowienia o nabyciu spadku (gdy takich osób nie ma). Oto szczegółowy opis formalności.
1️⃣ Ustalenie wysokości należnych świadczeń
Dział płac pracodawcy ustala, co i w jakiej wysokości należy się zmarłemu pracownikowi. Zalicza się do tego:
- niewypłacone wynagrodzenie za pracę,
- ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,
- nagrody jubileuszowe,
- premie i dodatki,
- niewypłacone diety.
💡 Uwaga: Wypłata pośmiertnej odprawy pieniężnej podlega odrębnym zasadom – art. 93 k.p., a nie art. 63¹. Nie należy tego mylić.
Każdemu z uprawnionych przysługuje równa część każdego świadczenia. Osoby te powinny być ujęte w osobnej liście płac.
2️⃣ Weryfikacja dokumentów i tożsamości
Osoby zgłaszające się po świadczenia muszą przedstawić:
- dowód tożsamości,
- akt zgonu pracownika,
- akt małżeństwa (dla małżonka),
- akty urodzenia dzieci,
- zaświadczenie o kontynuowaniu nauki (dla dzieci powyżej 16. r.ż.),
- inne dokumenty, jeśli dotyczy to np. rodzeństwa/wnuków przyjętych na wychowanie.
W przypadku dzieci małoletnich wypłata następuje do rąk ich przedstawiciela ustawowego (najczęściej drugiego rodzica).
3️⃣ Wypłata świadczeń – komu i w jakim trybie?
✔ Jeśli są osoby uprawnione z art. 63¹ § 2 k.p.:
- Nie trzeba czekać na postanowienie o spadku
- Świadczenia wypłaca się po weryfikacji dokumentów
- Każda osoba otrzymuje osobno swoją część
✖ Jeśli takich osób nie ma:
- Prawa majątkowe wchodzą do spadku
- Pracodawca musi poczekać na postanowienie sądu o nabyciu spadku
- W razie wątpliwości – również na postanowienie o dziale spadku
Podatek PIT a podatek od spadków i darowizn
Z punktu widzenia przepisów podatkowych, sposób opodatkowania świadczeń zależy od trybu ich wypłaty:
➤ Tryb z art. 63¹ § 2 k.p.
- Świadczenia traktowane są jako przychód osoby otrzymującej,
- Podlegają opodatkowaniu PIT (17%),
- Pracodawca działa jako płatnik – potrąca zaliczkę i wystawia PIT-11,
- Nie podlegają podatkowi od spadków i darowizn.
➤ Tryb spadkowy
- Świadczenia nie podlegają PIT,
- Podlegają podatkowi od spadków i darowizn – rozlicza je sam spadkobierca,
- Możliwe jest zwolnienie z podatku (np. dla członków najbliższej rodziny – art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn), po spełnieniu warunków formalnych.
Ryzyka po stronie pracodawcy
Wypłata wynagrodzenia po zmarłym pracowniku to nie tylko obowiązek, ale również obszar ryzyka prawnego i podatkowego. Oto najważniejsze zagrożenia:
⚠ 1. Opóźnienie wypłaty
- Rodzi obowiązek zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie,
- Może prowadzić do sporu sądowego.
⚠ 2. Błędna identyfikacja uprawnionych
- Np. wypłata całości świadczeń tylko małżonkowi mimo obecności dzieci,
- Może skutkować roszczeniami o zwrot i ponowną wypłatę.
⚠ 3. Wypłata przed stwierdzeniem nabycia spadku
- W przypadku braku uprawnionych z art. 63¹ k.p. – niedozwolone,
- Pracodawca ponosi ryzyko wypłaty osobom nieuprawnionym.
⚠ 4. Brak odprowadzenia podatku
- Gdy wypłata następuje na podstawie art. 63¹ § 2 k.p., pracodawca jest płatnikiem PIT,
- Zaniechanie naliczenia podatku naraża na odpowiedzialność karną skarbową.
Podsumowanie
✅ Prawa majątkowe po zmarłym pracowniku nie przepadają – są dziedziczone lub przekazywane bezpośrednio.
✅ Małżonek i osoby uprawnione do renty rodzinnej mają prawo do wypłaty bez konieczności przeprowadzania postępowania spadkowego.
✅ Brak takich osób oznacza konieczność przedstawienia postanowienia sądu.
✅ Pracodawca musi dochować staranności w ustaleniu kręgu uprawnionych i wysokości świadczeń.
✅ Błędna wypłata lub opóźnienie mogą mieć dla pracodawcy konsekwencje finansowe.
Podstawa prawna
- art. 63¹ § 1–2 – Kodeks pracy
- art. 65–71 – Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 2022 poz. 504 ze zm.)
- art. 922–1027 – Kodeks cywilny
- Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz.U. 2023 poz. 1774)
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2022 poz. 2647)
Tematy porad zawartych w poradniku
- wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika
- świadczenia pośmiertne z umowy o pracę
- obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika
- renta rodzinna a wypłata wynagrodzenia
- opodatkowanie wynagrodzenia po zgonie